Grażyna Kaim specjalista ds. rekrutacji i rozwoju pracowników ET Logistik Sp. z o.o.
Interaktywna komunikacja multimedialna w rekrutacji
Pracując w firmie ET Logistik przekonałam się, że podstawą jej mocnych struktur jest silna kadra pracownicza. W firmie kładzie się duży nacisk na jakość procesów selekcji i rekrutacji przyszłych pracowników. Przy każdym projekcie rekrutacyjnym staramy się tak dobrać narzędzia selekcji kandydatów, aby jak najbardziej zwiększyć trafność naszej decyzji odnośnie wyboru przyszłego pracownika. Odpowiednio przygotowane pytania jak i zadania, które mają na celu zweryfikowanie kompetencji kandydata, pozwalają uniknąć w etapie końcowym jakże często zadawanego pytania o to, który kandydat najlepiej spełni nasze oczekiwania. Na czym polega ta staranność i dokładność?
Przede wszystkim wymaga poświęcenia czasu i często niemałego wysiłku, aby zastosowane techniki rekrutacji – a w szczególności konkretne zadania przeznaczone dla kandydata – oznaczały się dużą „czułością badania”, która w efekcie końcowym przełoży się na konkretny wynik jasno wskazujący na kandydata najbardziej pasującego do naszego profilu kompetencyjnego na dane stanowisko. W ten sposób podejmowana przez rekruterów decyzja o zatrudnieniu właśnie tej a nie innej osoby, staje się w naturalny sposób wynikową precyzyjnie zaplanowanego procesu, a nie wrażeń i odczuć związanych z kandydatem. W tym roku prowadzimy naprawdę rekordową liczbę rekrutacji. Głównie są to stanowiska specjalistyczne i menedżerskie. Wynika to z realizacji naszej strategii stabilnego rozwoju, a tym samym złożonych projektów transportowo-logistycznych. To z kolei wiąże się z tzw. kluczowymi dla firmy stanowiskami.
Wideokonferencja w rekrutacji
Przy obsadzaniu takich stanowisk wsparcie działu personalnego jest niezmiernie ważne. Wiąże się to z udziałem specjalistów
personalnych w procesie rekrutacji. Jeżeli komórka HR jest scentralizowana, uczestniczenie w licznych istotnych projektach rekrutacyjnych stanowi utrudnienie wymagające opracowania odpowiednich rozwiązań. W przypadku naszej firmy stało się to możliwe dzięki wprowadzeniu interaktywnej komunikacji multimedialnej, czyli wideokonferencji. Dysponujemy siecią oddziałów rozmieszczonych praktycznie na terenie całej Polski i samo podróżowanie pomiędzy nimi zabiera sporo czasu, nie wspominając już o przeprowadzeniu całego procesu rekrutacyjnego. Wprowadzenie wideokonferencji do spotkań z kandydatami pozwoliło na przeprowadzenie prawie wszystkich projektów rekrutacyjnych przewidzianych na kluczowe stanowiska z udziałem pracowników działu personalnego. Dzięki temu, menedżerowie odpowiedzialni za poszczególne rekrutacje mieli zapewnione niezbędne narzędzia rekrutacyjne oraz wsparcie ze strony działu personalnego ET Logistik.
Wideokonferencja daje możliwość prowadzenia rozmów z kilkoma użytkownikami jednocześnie. Dodatkowo mogą oni się nie tylko słyszeć, ale i widzieć, a nawet mają możliwość zaprezentowania na żywo różnych dokumentów, sporządzonych szkiców czy rozwiązań do poszczególnych zadań. Aby procesy rekrutacyjne przebiegały sprawnie i nie traciły na jakości, musieliśmy przeprowadzić kilka prób, wyciągnąć wnioski z kilku pilotażowych projektów i przeprowadzić krótkie szkolenia dla osób po obu stronach ekranu. Staraliśmy się również przewidzieć jak najwięcej sytuacji, aby zminimalizować pewne zjawiska lub efekty uboczne. Prowadzenie rozmów kwalifikacyjnych przez wideokonferencję wymaga niewielkiego zaangażowania w sprawy organizacyjne pracowników administracyjnych w naszych oddziałach, tak aby kandydaci przychodząc do nas na rozmowę, zostali odpowiednio przyjęci i nie odczuwali dyskomfortu. Jednak niezależnie od kwestii organizacyjnych, trzymamy się zasady, że na miejscu w oddziale zawsze jest przynajmniej jedna osoba, która uczestniczy w spotkaniu rekrutacyjnym, podczas gdy pracownik personalny dołącza do rozmowy z perspektywy ekranu. Kandydaci zostają poinformowani o takiej formie rekrutacji już na etapie umawiania spotkania, tak aby nie był to dla nich element zaskoczenia. Często po spotkaniu, dzielą się oni z nami swoimi wrażeniami i faktem, że jeszcze nigdy wcześniej nie uczestniczyli w rekrutacji z udziałem wideokonferencji.
Czy się opłacało?
Włączenie do spotkań rekrutacyjnych wideokonferencji wymagało pewnego przygotowania i nakładu pracy, jednak w efekcie końcowym możemy powiedzieć, że się opłacało. To rozwiązanie pozwala zaoszczędzić nam nie tylko czas, ale i koszty podróży. Specjaliści ds. personalnych mogą w tym czasie planować kolejne procesy rekrutacyjne lub opracowywać nowe projekty personalne optymalizujące jakość i efektywność zatrudnienia. Ponadto, często możemy swobodnie dostosować się do zaplanowanych kalendarzy menedżerów, ponieważ całe spotkanie okrojone jest już o czas potrzebny na podróż - teraz jest to już tylko kwestia podłączenia się do wideokonferencji. Oczywiście nie wszystkie spotkania rekrutacyjne lub poszczególne etapy rekrutacji można zorganizować w wideokonferencją ten sposób. Na pewno nie jest to możliwe w przypadku Assesment Center czy skomplikowanych zadań lub case studies przygotowanych dla kandydatów. Również finalne spotkanie z wybranym kandydatem w celu omówienia z nim oferty i warunków zatrudnienia wymaga formy osobistego spotkania. Pamiętamy o tym, zachowując rozsądny wybór między wszystkimi możliwościami, jakie do tej pory wypracowaliśmy. Wiemy też, że elastyczne podejście do procesu rekrutacji, pozwala na optymalizację jej efektów.