Globalizacja stawia przedsiębiorstwa w obliczu coraz większej konkurencji. Odpowiedzią na nią są działania mające na celu ograniczanie kosztów, a co za tym idzie zwiększenie efektywności działania przedsiębiorstwa. Systemy kontroli dostępu, rejestracji czasu pracy i planowania zatrudnienia są ważnym elementem tej strategii.
Wiele przedsiębiorstw, w celu uzyskania przewagi konkurencyjnej, dąży do racjonalizacji procesów. Pierwszym krokiem w tym kierunku może być uelastycznienie czasu pracy. Redukcja kosztów jest możliwa szczególnie w zakresie planowania zatrudnienia personelu, rejestracji czasu pracy i kontroli dostępu, zarówno poprzez podjęcie działań organizacyjnych, jak i wprowadzenie innowacji technologicznych. Specjaliści w tej dziedzinie wiedzą, że inwestycje szybko się zwrócą, gdy umiejętnie połączy się ze sobą planowanie zatrudnienia personelu, gospodarowanie czasem i bezpieczeństwo. Połączenie takie możliwe jest wtedy, gdy karty elektroniczne używane są nie tylko do identyfikacji pracowników, lecz także do rejestrowania ich czasu pracy. Podstawą takiego systemu jest wprowadzenie kart jako identyfikatorów oraz wdrożenie odpowiednich terminali i czytników kart. Pracownicy nie muszą wówczas nosić przy sobie kluczy ani zapamiętywać haseł czy numerów PIN. Zastosowanie karty elektronicznej jako identyfikatora eliminuje koszty związane z koniecznością wymiany zamków w przypadku zgubienia lub kradzieży kluczy. Zdecydowanym ułatwieniem jest administrowanie danymi kontroli dostępu i rejestracji czasu pracy w oparciu o jedno oprogramowanie. Takie rozwiązanie umożliwia także zarządzanie dodatkowymi danymi, takimi jak na przykład dni urlopu. Wprowadzone dane mogą być przedmiotem analiz i podstawą do sporządzania raportów. W przypadku przekroczenia ustalonych limitów np. dostępnych dni urlopu, generowane są komunikaty ostrzegawcze. System umożliwia nawet rejestrowanie czasu realizacji projektów, które w oparciu o oprogramowanie planistyczne mogą być w raporcie przejrzyście pogrupowane. Wyniki RCP (rejestracji czasu pracy) przekazywane są za pośrednictwem zintegrowanych interfejsów do oprogramowania księgowego lub kadrowo-płacowego, w którym następuje ich dalsze przetwarzanie.
Wygodne w użyciu karty elektroniczne
Karty zbliżeniowe lub chipowe przyczyniają się ponadto do podniesienia komfortu funkcjonowania w organizacji. Zintegrowana karta może służyć do obsługi wielu aplikacji, np. do realizacji bezgotówkowych płatności w stołówce i automatach bądź też np. do sterowania windą. Dodatkowo pracownicy mogą za pomocą podłączonego czytnika kart zablokować swój komputer osobisty, gdy na krótki czas opuszczają miejsce pracy. Wybór typu karty elektronicznej należy do klienta np. czytniki Interflex rozpoznają wszystkie powszechnie stosowane technologie chipowe takie jak Mifare, LEGIC, Hitag czy Proxif.
Wyższa efektywność dzięki planowaniu pracy personelu
Dane czasowe zarejestrowane za pomocą kart są analizowane w oparciu o specjalistyczne oprogramowanie do zarządzania kadrami. Na podstawie tych oraz innych istotnych danych planowanych i rzeczywistych sporządzane są prognozy zapotrzebowania personalnego. Warunkiem tych kalkulacji jest dysponowanie informacjami dotyczącymi założeń budżetu, poszczególnych modeli czasu pracy, właściwych kont czasu pracy, nieobecności, planowania urlopów i danych dotyczących zleceń oraz uwarunkowań prawnych. Możliwy jest także import danych uzupełniających takich jak dane finansowe lub plany zasobów ogólnych przedsiębiorstwa. Planiści z łatwością opanowują obsługę oprogramowania i mają szybki wgląd we wszystkie parametry prognoz. Tym samym otrzymują narzędzie, za pomocą którego mogą łatwo i szybko opracowywać plany zmianowe oraz kadrowe na podstawie sparametryzowanych tablic i okien planistycznych. Rozwiązanie to umożliwia na przykład łatwiejszą identyfikację obniżonych mocy przerobowych, co z kolei pozwala wyeliminować kosztowne nadgodziny. Ujęcie w planach indywidualnych potrzeb pracowników ułatwia im połączenie życia zawodowego i prywatnego. Oprogramowanie wspomaga ponadto poszczególne działy przy obliczaniu krótko-, średnio- i długoterminowego zapotrzebowania personalnego. Ma to tę zaletę, że można szybko reagować na krótko- i długotrwałe trendy oraz elastycznie dopasowywać do nich procesy. Dzięki szybszemu planowaniu koszty operacyjne każdej jednostki przedsiębiorstwa zostaną obniżone.
Administrowanie wewnętrznymi rezerwami
W razie zwolnień chorobowych lub wahań wolumenu zleceń tworzone są tzw. grupy pracowników rezerwowych (ang. „flexpools”). Wewnętrznymi grupami pracowników rezerwowych zarządza się za pomocą specjalnie opracowanego modułu oprogramowania, dzięki któremu mogą one przystąpić do pracy tam, gdzie właśnie są potrzebne. Planiści maja zawsze do dyspozycji kilka osób rezerwowych oraz mogą dodatkowo wzmacniać rezerwy pracownikami innego typu. Każdy kierownik działu lub zmiany samodzielnie decyduje kto i kiedy ma przystąpić ma do grupy rezerwowej. Oprogramowanie zapewnia im wgląd w profil kwalifikacji pracownika rezerwowego. Obszar przedsiębiorstwa mający w danym momencie zwiększone zapotrzebowanie personalne i chcący skorzystać z rezerwowych pracowników, musi na czas wprowadzić informacje o tym, jakimi umiejętnościami i jaką wiedzą muszą oni dysponować. Transparentna organizacja pracy wydłuża efektywny czas pracy bez konieczności zlecania nadgodzin. To z kolei przyczynia się do poprawy zadowolenia klientów, jak również wspomaga samopoczucie i motywację pracowników. Dzięki bardziej elastycznemu zarządzaniu kadrami planiści i przełożeni uzyskują też większą przejrzystość procesów organizacyjnych. Odtąd łatwiej jest mierzyć i porównywać nakłady ponoszone na wytworzenie danego produktu lub wykonanie danej usługi. Zakłady zapobiegają w ten sposób problemom jakościowym i nie muszą już odmawiać realizacji zleceń z powodu braku dostatecznych mocy przerobowych. Poprzez powiązanie kontroli dostępu i ewidencji czasu pracy oraz w oparciu o wprowadzone oprogramowanie planowania pracy personelu, przedsiębiorstwa podnoszą swą konkurencyjność, redukują koszty i zwiększają efektywność czasu pracy.
Autor: Markus Bundschuh, partner (VAR) manager, Interflex Datensysteme GmbH & Co. KG,
