Okres letni, w branży transportowej, to w zależności od świadczonych usług czas wzmożonej ilości zleceń (sektor turystyczny) lub w przypadku przewozów międzynarodowych czas „przestoju”. W tym drugim przypadku, jest to okres, w którym zatrudnieni kierowcy korzystają zazwyczaj z przysługujących urlopów wypoczynkowych. Jest to także dobry moment na dokonanie pewnego rodzaju audytu wewnętrznego, w zakresie prowadzonej dokumentacji pracowniczej, w celu przygotowania się do ewentualnej kontroli. Jednym z podstawowych obowiązków, nałożonych na pracodawcę jest prowadzenie dokumentacji w sprawach związanych ze stosunkiem pracy oraz akt osobowych pracowników.
Państwowa Inspekcja Pracy zgodnie z ustawą z dnia z dnia 13 kwietnia 2007r. (Dz.U. nr 89, poz. 589 ze zm.) o Państwowej Inspekcji Pracy jest organem powołanym miedzy innymi do sprawowania nadzoru i kontroli przestrzegania prawa pracy. Inspektor pracy jest uprawniony do przeprowadzenia kontroli bez uprzedzenia o każdej porze dnia i nocy. W praktyce najczęściej stosowana jest zasada umawiania się z podmiotem kontrolowanym co do terminu rozpoczęcia kontroli oraz jej zakresu, z wyjątkiem przypadków, w których wcześniejsza zapowiedź mogłaby mieć wpływ na jej wynik. W toku postępowania kontrolnego inspektor pracy ma prawo żądania przedłożenia akt osobowych i wszelkich innych dokumentów związanych z wykonywaniem pracy przez pracowników lub osoby świadczące pracę na innej podstawie niż stosunek pracy ( art. 23.1 pkt 5 wspomnianej ustawy). Organ jakim jest inspektor pracy ma prawo przesłuchiwać pracowników i inne osoby zatrudnione w związku z prowadzona kontroli oraz ewentualnego żądania złożenia na piśmie wyjaśnień istotnych dla wyników prowadzonego postępowania. Może także zażądać kopii dokumentów, jak również zestawień i obliczeń dokonanych na podstawie dokumentacji.
Badając zagadnienie czasu pracy, kontroli zostaną poddane akta osobowe zatrudnionych pracowników oraz obowiązujące w kontrolowanym podmiocie regulaminy pracy i wynagrodzenia, stanowiące wewnątrzzakładowe źródła prawa pracy o ile na pracodawcy spoczywa obowiązek ich tworzenia. Na tej podstawie inspektor pracy dokona ustaleń w zakresie obowiązującego pracownika wymiaru czasu pracy, rozkładu czasu pracy jak również przyjętych rozwiązań dotyczących pory nocnej, długości okresu rozliczeniowego czy wreszcie wysokości wynagrodzenia za pracę w godzinach nadliczbowych. Kluczowym dokumentem umożliwiającym dokonanie analizy faktycznego czasu pracy poszczególnych pracowników jest ewidencja czasu pracy, tworzona odrębnie dla każdego z zatrudnionych.
Ustawa z dnia 16 kwietnia 2004r. o czasie pracy kierowców określa prowadzenie ewidencji czasu pracy kierowców w następujących formach:
1) zapisów na wykresówkach;
2) wydruków danych z karty kierowcy i tachografu cyfrowego;
3) plików pobranych z karty kierowcy i tachografu cyfrowego;
4) innych dokumentów potwierdzających czas pracy i rodzaj wykonywanej czynności;
5) rejestrów opracowanych na podstawie dokumentów, o których mowa w pkt 1-4.
Dla pozostałych pracowników (np. spedytorów) ewidencja czasu pracy prowadzona jest na zasadach określonych w przepisach ogólnych. Nie zostały przewidziane konkretne wzory dokumentu. Pracodawca posiada prawo do stosowania dowolnego druku, ale z uwzględnieniem, że zawarte będą wszystkie wymagane informacje. Ewidencjonować czas pracy można zarówno w formie papierowej jak i elektronicznej.
Ewidencja czasu pracy jest dokumentem tworzonym przez pracodawcę i nie ma wymogu zapoznawania pracowników z jej treścią. Jedynie na żądanie pracownika, pracodawca ma obowiązek okazania ewidencji do wglądu.