Czy e-mail stanowi powiadomienie pisemne?

W erze poczty elektronicznej, którą w relacjach zawodowych i biznesowych wykorzystujemy na co dzień, pojawiają się wątpliwości, czy wiadomości wysłane tą drogą można uznać za powiadomienie pisemne. A może są nimi jedynie przesyłki nadane tradycyjnym listem poleconym? Na te pytania odpowiada ekspert, Agnieszka Janowska, radca prawny, dyrektor Departamentu Prawa Pracy w TGC Corporate Lawyers.

Zgodnie z treścią art. 78 § 1 Kodeksu Cywilnego do zachowania pisemnej formy czynności prawnej wystarcza złożenie własnoręcznego podpisu na dokumencie obejmującym treść oświadczenia woli. § 2 ww. artykułu mówi natomiast że takie oświadczenie  złożone w postaci elektronicznej i opatrzone bezpiecznym podpisem elektronicznym weryfikowanym przy pomocy ważnego kwalifikowanego certyfikatu jest równoważne z oświadczeniem woli złożonym w formie pisemnej.

W związku z tym informacja przesłana drogą e-mailową bez wymaganego przepisami prawa podpisu elektronicznego lub faksem czy też smsem, nie zostanie uznana za formę pisemną. Ma to również zastosowanie w przypadkach, gdy e-mailem, faksem, a przy obecnej technologii telefonów komórkowych również MMS-em prześlemy drugiej stronie skan pisma z naszym podpisem. Przyjmuje się bowiem, że „podpis musi być złożony własnoręcznie w taki sposób, aby można było ustalić na podstawie badania pisma, kto jest autorem podpisu. W razie sporu ustala to biegły grafolog” (wyrok Sądu Najwyższego z 08.05.1997 r., II CKN 153/97). Nie jest więc podpisem wydruk nazwiska czy np. obraz podpisu odbity w jakikolwiek sposób. Tym bardziej nie może nim być sygnatura umieszczona jedynie na zeskanowanym czy sfotografowanym dokumencie. Nie ma bowiem możliwości jej weryfikacji przez grafologa.

Na kwestię weryfikacji należy spojrzeć również od strony konsekwencji niezachowania formy pisemnej, jeśli taka była wymagana przez przepisy prawa lub zostało tak ustalone w dokumencie.  W przypadku, gdy dla danej czynności normy prawne lub strony w umowie zastrzegły formę pisemną pod rygorem nieważności, to jej niezachowanie będzie skutkowało tym, że dana czynność będzie bezwzględnie nieważna, a zatem nie wywoła żadnych skutków prawnych. Jeśli przepisy lub strony umowy zastrzegają dokonanie czynności w formie pisemnej, nie określając skutków jej niezachowania, to poczytuje się w razie wątpliwości, że forma pisemna była zastrzeżona wyłącznie dla celów dowodowych.

Zastrzeżenie formy pisemnej bez rygoru nieważności powoduje, że w razie jej niezachowania, w sporze nie są dopuszczalne dowody na fakt dokonania czynności pochodzące od świadków, czy z przesłuchania stron. Zasady tej nie stosuje się jednak w pewnych określonych przypadkach (patrz ramka 2.).

Warto też w tym miejscu zwrócić uwagę na wyrok Sądu Najwyższego, który początkowo wydaje się być kontrowersyjny: "Doręczenie pracownikowi za pomocą faksu pisma pracodawcy wypowiadającego umowę o pracę jest skuteczne i powoduje rozpoczęcie biegu terminu przewidzianego w art. 264 § 1 kp, ale stanowi naruszenie art. 30 § 3 kp" (uchwała Sądu Najwyższego z dnia 2 października 2002 r., III PZP 17/02).

Wyrok ten tylko pozornie budzi kontrowersje, gdyż zgodnie z art. 30 § 3 Kodeksu pracy oświadczenie stron stosunku pracy o wypowiedzeniu bądź rozwiązaniu umowy "powinno nastąpić na piśmie", jednak ustawa nie formułuje rygoru nieważności takiego oświadczenia.

Forma pisemna może być również zastrzeżona w celu wywołania określonych skutków prawnych. Jej niezachowanie nie spowoduje, że taka czynność zostanie uznana za nieważną. Będzie ważna i wywoła skutki prawne, ale mogą być one inne aniżeli miałoby to miejsce w przypadku zachowania tej formy.

Należy wspomnieć, iż obecnie trwają prace nad wprowadzeniem zmian do kodeksu cywilnego oraz postępowania cywilnego, które miałyby zrównać e-mail i sms z formą pisemną.

W kwestii wyboru rodzaju poczty jaką powinniśmy wysłać pismo (zwykłą czy poleconą),warto wcześniej zapoznać się z odpowiednimi przepisami mającymi zastosowanie do danego dokumentu oraz ustaleniami w tym zakresie pomiędzy stronami. Jeśli nie zostało to określone prawem, np. kodeks pracy nie zawiera przepisów regulujących rodzaj poczty jaką mają być wysyłane pisma do pracownika lub strony nie dokonały takiego szczególnego ustalenia, to można je przesłać listem zwykłym. Jednak dla własnych celów dowodowych warto przesłać je przesyłką poleconą za potwierdzeniem odbioru. Wtedy unikniemy wszelkich wątpliwości, czy druga strona ją otrzymała.

PODSUMOWANIE Jeśli w danym dokumencie jest ustalony wymóg zachowania formy pisemnej, to decydując o tym w jaki sposób go wysyłać, należy wziąć pod uwagę skutki prawne niezachowania takiej formy oraz przepisy odnoszące się do danego obszaru.