Pracodawca wypłacając pracownikowi ekwiwalent pieniężny z tytułu używania przez niego narzędzi przy wykonywaniu pracy lub materiałów oraz sprzętu stanowiących własność pracownika może zastosować zwolnienie określone w przepisie art. 21 ust. 1 pkt 13 ustawy o PDOF oraz wyłączyć z podstawy opodatkowania wartość tego ekwiwalentu. Ustawa nie wskazuje jednak, chociażby w sposób przykładowy, ekwiwalent za używanie jakich konkretnych przedmiotów będzie objęty powyższą preferencją.
Na wstępnie należy wskazać, iż zwolnienie wypłacanego świadczenia z opodatkowania wystąpi, gdy spełnione będą łącznie następujące przesłanki:
1) wypłata związana jest z faktem używania przez pracownika narzędzi, materiałów oraz sprzętu przy wykonywaniu pracy;
2) rzeczy wykorzystywane przy wykonywaniu pracy stanowią własność pracownika;
3) kwotę wypłaty pracodawca określił jako ekwiwalent pieniężny, odpowiadający z racjonalnego punktu widzenia utracie wartości rzeczy używanych dla celów pracodawcy.
Podkreślić należy, iż analizowany przepis zwalnia od opodatkowania wyłącznie ekwiwalenty za używanie rzeczy, które stanowią własność pracowników. Pracownik powinien być zatem w stanie wykazać, iż używane przez niego rzeczy stanowią jego własność. Ustawa o PDOF nie wprowadza szczególnych zasad dla udokumentowania tego faktu. Jak czytamy w piśmie Dyrektora Izby Skarbowej w Warszawie z dnia 30.09.2009r., sygn. IPPB2/415-456/09-2/LK: (…) wszystko co może przyczynić się do wyjaśnienia tytułu własności sprzętu, a nie jest sprzeczne z prawem należy uznać (…) jako dokument, który uprawnia do skorzystania ze zwolnienia wynikającego z art. 21 ust. 1 pkt 13 ustawy o podatku dochodowym od osób fizycznych.
Ponadto, wysokość wypłaconego pracownikowi ekwiwalentu pieniężnego powinna odzwierciedlać wydatki poniesione przez niego w związku z wykorzystywaniem własnych narzędzi, materiałów lub sprzętu przy wykonywaniu pracy na rzecz pracodawcy (tak: Dyrektor Izby Skarbowej w Bydgoszczy w piśmie z dnia 09.06.2010r. ,sygn. ITPB2/415-399/10/IB). Nie może to być zatem dowolna kwota, ustalona w oderwaniu od rodzaju oraz intensywności używania danego przedmiotu.
Narzędzie, materiał, sprzęt
Ustawodawca nie precyzuje, chociażby poprzez przykładowe wyliczenie, jakie przedmioty będą mieściły się w pojęciu narzędzi, materiałów czy sprzętu. Słownik Języka Polskiego (http://sjp.pwn.pl) definiuje te pojęcia następująco:
narzędzie - urządzenie umożliwiające ręczne wykonanie jakiejś czynności lub pracy;
materiał - to, z czego się wytwarza lub z czego się składają albo powstają jakieś rzeczy lub obiekty;
sprzęt - przedmiot użytkowy; przedmioty używane do jakichś prac lub w jakichś okolicznościach.
Zwolnieniem nie będzie miało zatem zastosowania w razie używania przez pracownika prywatnego samochodu, gdyż samochód nie jest narzędziem, sprzętem ani tym bardziej materiałem (zwrot kosztów używania samochodu stanowiącego własność pracownika na cele pracodawcy uregulowana jest w art. 23 ust. 1 pkt 36 ustawy o PDOF/ art. 16 ust. 1 pkt. 30 ustawy o PDOP). Zwolnieniem będzie natomiast objęty fakt używania roweru, który należy uznać za rodzaj sprzętu (por. Dyrektor Izby Skarbowej w Warszawie w piśmie z dnia 30.09.2009r., sygn. IPPB2/415-456/09-2/LK).
Zwolnieniem będzie objęty także ekwiwalent wypłacany pracownikowi świadczącemu pracę we własnym mieszkaniu za wykorzystywanie przez niego takich sprzętów oraz narzędzi jak: meble biurowe, komputer, drukarka, kserokopiarka czy programy komputerowe (por. Dyrektor Izby Skarbowej w Bydgoszczy w piśmie z dnia 09.06.2010r. ,sygn. ITPB2/415-399/10/IB).
Ze zwolnienia będzie korzystał również ekwiwalent wypłacony za wykorzystywanie przez pracownika własnego telefonu na potrzeby służbowe, jednakże kwota ekwiwalentu powinna odpowiadać wysokości faktycznie poniesionych przez pracownika wydatków. Nie jest dopuszczalne rozwiązanie polegające na zwrocie kosztów poniesionych na rozmowy telefoniczne w postaci z góry określonego limitu. Taki zwrot nie stanowi bowiem ekwiwalentu (por. m.in. Naczelnik Urzędu Skarbowego Warszawa-Mokotów w piśmie z dnia 13.07.2005 r., 1433/NL/LF/II/415/4111-59/05/MK).
Koszt łącza internetowego
Inaczej wygląda kwestia zwrotu pracownikowi kosztów wykorzystywania przez niego na cele służbowe domowego łącza internetowego. Organy podatkowe wskazują, iż ekwiwalent wypłacany pracownikom korzystającym z Internetu dla celów służbowych stanowi pokrycie kosztów korzystania z usługi, a nie ekwiwalent za używanie narzędzi (por. m.in. Dyrektor Izby Skarbowej w Katowicach w piśmie z dnia 15.01.2008 r., IBPB2/415-270/07/ASz). Jednakże w odniesieniu do telepracowników Minister Finansów (pismo z dnia 29.10.2010r., sygn. DD3/033/166/IMD/09/PK-1320), zmienił z urzędu interpretację indywidualną wydaną przez Dyrektor Izby Skarbowej w Katowicach z dnia 25.11.2008 r., sygn. IBPB2/415-1495/08/BD, przyjmując stanowisko korzystne dla podatników. W piśmie tym czytamy: Używanie sprzętu - komputera jest nierozerwalnie związane z wykorzystywaniem sieci internetowej. W konsekwencji należy uznać, iż przedmiotowa refundacja abonamentu nie podlega opodatkowaniu podatkiem dochodowym od osób fizycznych.
Reasumując, warunki dla zastosowania analizowanego zwolnienia nie są trudne do spełnienia, zaś wyodrębnienie w kwocie wynagrodzenia tej części, która stanowi ekwiwalent za wykorzystywane przez pracownika własne narzędzia, materiały i sprzęty pozwala, chociażby na niewielkie obniżenie ciężarów podatkowych.
Autor: Agnieszka Sakowska ECDDP Sp. z o.o
