Pracownikowi delegowanemu w obrębie kraju poza miejsce pracy przysługuje od pracodawcy zwrot kosztów przejazdów, dojazdów, noclegów oraz innych udokumentowanych i uzasadnionych wydatków, określonych przez pracodawcę. Należy dodać, że niezależnie od faktu dokonania przez pracodawcę zwrotu wymienionych kosztów, pracownikowi należą się diety, które są ekwiwalentem pieniężnym przeznaczonym na pokrycie zwiększonych kosztów wyżywienia w czasie podróży służbowej.
Wysokość oraz warunki ustalania należności z tytułu podróży służbowej odbywanej na obszarze kraju określa rozporządzenie Ministra Pracy i Polityki Społecznej z dnia 19 grudnia 2002 r. w sprawie wysokości oraz warunków ustalania należności przysługujących pracownikowi zatrudnionemu w państwowej lub samorządowej jednostce sfery budżetowej z tytułu podróży służbowej na obszarze kraju (Dz. U. Nr 236, poz. 1990 ze zmianami).
Pracodawca może jednak ustalić własne zasady rozliczania delegacji służbowych. W takiej sytuacji powinien uregulować warunki wypłacania należności z tytułu podróży służbowej w układzie zbiorowym pracy, w regulaminie wynagradzania albo w umowie o pracę. Nie może on jednak ustalić diety za dobę krajowej podróży służbowej w wysokości niższej niż dieta z tytułu podróży służbowej na obszarze kraju określona dla pracownika sfery budżetowej w rozporządzeniu, czyli nie możne być ona mniejsza niż 23 zł.
Należność z tytułu diet oblicza się za czas od rozpoczęcia podróży (wyjazdu) do momentu powrotu (przyjazdu). Jeżeli podróż służbowa trwa nie dłużej niż dobę i wynosi:
do 8 godzin – dieta nie przysługuje,
od 8 do 12 godzin – przysługuje połowa diety,
ponad 12 godzin – przysługuje dieta w pełnej wysokości.
Gdy podróż trwa dłużej niż dobę, za każdą dobę przysługuje dieta w pełnej wysokości, a za niepełną, ale rozpoczętą dobę:
do 8 godzin – przysługuje połowa diety,
ponad 8 godzin – przysługuje dieta w pełnej wysokości.
Dieta nie przysługuje: pracownikowi delegowanemu do miejscowości jego stałego lub czasowego pobytu,
w przypadku gdy pracownik korzystając z uprawnienia do przejazdu na koszt pracodawcy (przy podróży trwającej co najmniej 10 dni), w dniu wolnym od pracy, do miejscowości stałego lub czasowego pobytu, będzie przebywał w tym dniu w tej miejscowości,
gdy pracownik miał zapewnione bezpłatne całodzienne wyżywienie.
Dieta a obowiązek podatkowy
Jeżeli w sytuacji zapewnienia całodziennego wyżywienia, lub delegacji do miejsca stałego lub czasowego pobytu pracodawca dokona wypłaty diet, wówczas powinny zostać one opodatkowane gdyż stanowią dla pracowników świadczenie, które nie jest im należne. Jednocześnie wartości takich diet pracodawca nie zaliczy do kosztów uzyskania przychodów, gdyż nie miał obowiązku ich wypłacenia pracownikom z uwagi na fakt, że spełnione zostały przesłanki nienależności diety w określonych przypadkach. Warto dodać, że przez całodzienne wyżywienie należy rozumieć co najmniej 3 posiłki dziennie, czyli śniadanie, obiad i kolację.
Przy delegacji krajowej, w przeciwieństwie do zagranicznej podróży służbowej, nie ma podstaw, aby wypłacaną dietę pomniejszać procentowo w stosunku do zapewnionych pracownikowi posiłków. Oznacza to, że zagwarantowanie pracownikowi jedynie częściowego wyżywienia (np. w postaci jednego lub dwóch posiłków dziennie) nie zwalnia pracodawcy z konieczności wypłacenia należnej diety.
Dieta nie przysługuje także wtedy, gdy pracownik jest co prawda delegowany poza stałe miejsce świadczenia pracy, jakie ma określone w umowie o pracę lub poza miejscowość, gdzie znajduje się siedziba pracodawcy, ale jest to miejscowość jego stałego lub czasowego pobytu. Pomimo braku w przepisach podatkowych definicji stałego i czasowego pobytu, decydujące dla określenia tej okoliczności jest faktyczne przebywanie w określonej miejscowości i zamiar pobytu w niej na stałe lub przez określony czas. Z pobytem tym związana jest też wola przynajmniej czasowej koncentracji w danym miejscu swoich spraw życiowych, w tym założenia ośrodka osobistych i majątkowych interesów.
Należy dodać, że regulacje wewnętrzne mogą przewidywać wyższą wysokość diety. Jednak nadwyżka ponad 23 zł będzie stanowić dla pracowników przychód ze stosunku pracy podlegający opodatkowaniu.
Wartość diet z tytułu podróży służbowej pracodawca zaliczy do kosztów uzyskania przychodów, o ile podróż służbowa jest związana z prowadzoną działalnością gospodarczą i została podjęta w celu uzyskania przychodów, zachowania lub zabezpieczenia źródła przychodów.
Autor: Lech Janicki, ekspert podatkowy ECDDP Sp. z o.o.
Zobacz szkolenie: Delegacje krajowe i zagraniczne – problematyka oraz zasady rozliczania
