Sukces większości nowych projektów w przedsiębiorstwach często zależy od umiejętności lidera zmiany. To właśnie on wspierając i motywując pracowników może sprawić, że wprowadzana zmiana będzie postrzegana jako coś pozytywnego w firmie i zakończy się sukcesem. Zmiana tworzy potencjał do rozwoju zarówno w firmie, jak i wśród jej pracowników, ale jednocześnie niesie za sobą poważne ryzyko, co potwierdzają statystyki - tylko 10 proc. procesów zmian kończy się sukcesem, czyli skutecznym wdrożeniem zmiany. Powstaje więc pytanie - jak skutecznie wdrażać zmiany w przedsiębiorstwie, aby nie zaszkodziły, a przyniosły jedynie pozytywne efekty?
Co to znaczy „zmiana”?
Powodem tak niskiego wskaźnika sukcesu w przypadku wdrażania zmian bardzo często jest mylne zrozumienia samego tego procesu. Zbyt często jest on bowiem utożsamiany jedynie z rozwojem organizacyjnym. Zapomina się natomiast, że o skuteczności działań można mówić tylko wtedy, gdy zmiana dokonuje się również na poziomie indywidualnym, czyli osoby biorące udział w procesie zaczynają myśleć, zachowywać się oraz pracować tak, jak wymaga tego od nich stan następujący po zmianie. Aby osiągnąć oba cele, czyli wdrożyć zmiany zarówno na poziomie organizacyjnym jak i indywidualnym kluczowa jest rola silnego lidera zmiany. To on bazując na swoich umiejętnościach i wiedzy musi przekonać pracowników, których zmiana będzie najbardziej dotyczyć, o jej właściwym celu i przeprowadzić ich gładko przez cały ten proces. Bez wiary pracowników w sam sens zmiany, możemy zapomnieć o jej sukcesie.
Kluczowe pytania o zmianę…
Przed rozpoczęciem jakichkolwiek działań lider zmiany powinien odpowiedzieć sobie na kilka kluczowych pytań:
• Czy w organizacji odczuwalna jest konieczność zmiany oraz chęć do zmiany?
• Czy wizja stanu docelowego jest dla wszystkich jasna oraz podzielana przez pracowników?
• Czy zostały zapewnione odpowiednie zasoby i umiejętności, by móc z sukcesem przeprowadzić projekt?
• Czy został stworzony realistyczny plan działania?
Jeżeli lider zmiany odpowie negatywnie na przynajmniej jedno z postawionych pytań, można założyć, że wdrażana zmiana obarczona będzie wysokim ryzykiem.
Powodzenie projektu zależy od …
Trzeba pamiętać, że wspomniany brak poczucia konieczności wdrożenia zmiany w organizacji jest jednym z największych zagrożeń dla powodzenia projektu. W takim przypadku przekłada się on na niski priorytet projektu w całej firmie. W rezultacie może zastąpić go inny bieżący projekt, postrzegany jako ważniejszy, absorbując zasoby przeznaczone wcześniej na realizację projektu wdrożenia zmiany. Brak wspólnego zrozumienia na temat tego dokąd dąży organizacja, jakie są jej obecne cele i wizje, kończy się zazwyczaj porażką. Jednak najczęstszym problemem występującym przy tego rodzaju projektach jest brak odpowiednich zasobów i umiejętności potrzebnych do wdrożenia zmiany. Zespół projektowy często musi realizować zarówno zadania związane z projektem, jak i swoje bieżące zadania na danym stanowisku, co jest często stresujące i nie sprzyja efektywnej pracy. Jeśli dodamy do tego częsty brak odpowiednich umiejętności do skutecznego realizowania nowego planu, możemy z łatwością przewidzieć niepowodzenie projektu. Ostatnie zagrożenie to brak realistycznego planu działania. Liderzy często chcą wdrożyć zmiany zbyt szybko, nakładając na członków zespołu zbyt dużo zadań jednocześnie. To natomiast potęguje poczucie bezradności i frustracji wśród pracowników, którzy nastawiają się do wdrażanej zmiany jeszcze bardziej negatywnie. Aby temu zapobiec zadaniem lidera jest upewnienie się, że wszystkie cztery elementy decydujące o sukcesie wdrożenia zmiany zostały spełnione już na samym początku realizacji projektu.
Czy to koniec działań lidera zmiany? Nie, to dopiero początek!
To baza do osiągnięcia sukcesu. Ważna jest jednak także reakcja pracowników na wdrożoną zmianę. Każdy z nas ma specyficzne i różniące się od siebie reakcje emocjonalne związane z określoną zmianą. Reakcje te można przypisać do 5 etapów wdrażania zmiany, tj. szoku, wyparcia, oporu, testowania i dostosowania. Celem lidera jest doprowadzenie do sytuacji, w której osoby dotknięte bezpośrednio lub pośrednio wdrożoną zmianą znajdą się w obszarze dostosowania do zmiany. Często przyczyną niepowodzenia w procesie wdrażania zmian jest mylne przeświadczenie, że pracownicy, którzy nie protestują, już zaakceptowali zmianę. Jednak tak naprawdę większość tych osób znajduje się faktycznie w fazie wyparcia. W tej fazie ludzie są zwykle obojętni na zmianę, zachowują się tak, jakby nic się nie stało, ignorując wszelkie czynności, których wymaga od nich proces zmiany. Paradoksalnie wystąpienie fazy oporu jest pozytywnym znakiem, bo informuje, że pracownicy zrozumieli, czego wymaga od nich wdrożona zmiana, w jaki sposób będą musieli zmienić swoje dalsze nastawienie i myślenie. Opór jest zatem w tej sytuacji czymś naturalnym. I tutaj znowu wykazać powinien się lider zmiany – jego rolą będzie przeprowadzenie osoby z fazy oporu do fazy testowania, czyli fazy, w której nowe zasady funkcjonowania zostaną wypróbowane. Nazywa się to „ jeden krok do przodu, dwa kroki w tył”. Należy zaznaczyć, że z fazy testowania bardzo łatwo jest wrócić do fazy wyparcia lub oporu, dlatego rola lidera zmiany jest tutaj taka ważna. Natomiast gdy pracownicy znajdą się już w fazie dostosowania, doceniają oni efekty zmiany i cieszą się z jej wdrożenia.
Mierzymy sukces działań lidera zmiany
Przede wszystkim jest on uwarunkowany skutecznym wdrożeniem w firmie nowych rozwiązań oraz zmianą myślenia pracowników. Silny lider zmiany, przy wsparciu współpracy kompetentnego zespołu projektowego jest w stanie osiągnąć ten cel, jednak aby wdrożenie zmiany okazało się pełnym sukcesem, potrzebne są odpowiednie fundamenty i systematyczne podejście do zarządzania. Więcej dowiesz się na blogu Marketplanet.
Marketplanet zaprasza na cykl interaktywnych szkoleń dla klientów w formie Webinarium. Zapisz się już teraz na pierwsze z nich: „Zapytania elektroniczne – jak wykorzystać w procesie badania rynku i szukania dostawców”
