Grupa Raben we współpracy z Gavdi Polska wdrożyła rozwiązanie SAP SuccessFactors, w zakresie „twardego” i „miękkiego” HR, oraz autorskie rozwiązania Gavdi dla ponad 5000 pracowników w kilkunastu krajach Europy. Nowy system ma ograniczyć pracę manualną po stronie działu HR, zwiększyć poziom samoobsługi, a także poprawić efektywność wielu procesów – np. przyspieszyć obieg informacji, czy też zredukować ilość papierowej dokumentacji – oraz usprawnić zarządzanie talentami, planowanie sukcesji i rozwoju.
Rozwój napędzany innowacjami
– Nieustannie myślimy o naszym rozwoju, przez co wdrażamy zmiany oraz inwestujemy w nowoczesne rozwiązania. Usprawniamy w ten sposób wiele procesów, także z obszaru „twardego” i „miękkiego” HR, ponieważ nasza polityka personalna zakłada wsparcie dla ludzi, kultury organizacyjnej i celów biznesowych. Niemniej dotychczas wykorzystywane narzędzia zaczynały nas ograniczać – mówi Anita Koralewska-Ratajczak, Head of HR w Raben Group.
Nowe środowisko w spółkach Grupy Raben jest oparte na rozwiązaniu SAP SuccessFactors w zakresie: Employee Central, Employee Central Payroll, Performance & Goals, Succession & Development oraz szeregu autorskich rozwiązań Gavdi, rozszerzających rozwiązanie SAP, takich jak: eDeklaracje, PPK, Korekty ZUS, Reporter, Document Generator, eTeczka, Replicator, Reminder, ePaski, Self Service Platform.
Nowy system obsługuje obszar kadrowo-płacowy (w tym zakresie zastąpił system TETA) oraz zarządzania rozwojem pracowników. Warto podkreślić, że wdrożone rozwiązanie zawiera bardzo szeroki zakres samoobsługi pracowniczej i menedżerskiej. Pracownicy mają wgląd w istotne dla nich informacje i dokumenty (np. dane osobowe, PPK, benefity, wkrótce zostanie wdrożona karta wyposażeń, akta w elektronicznej teczce osobowej). Mogą też składać różnorodne wnioski i oświadczenia (np. o ubezpieczenie grupowe, opiekę nad dzieckiem, zmianie kosztów, zapoznaniu się z wewnętrznymi regulacjami etc.). Menedżerowie, oprócz wglądu w dane podległych im osób, w zakresie kadrowym, mogą wnioskować o zatrudnienie pracownika, zmianę warunków zatrudnienia i wynagrodzenia, o nagrodę/karę oraz zakończenie współpracy. Taki dostęp, w czasie rzeczywistym, do danych i narzędzi ułatwia bieżące zarządzanie zespołem i podejmowanie decyzji oraz znacznie przyspiesza obieg informacji.
Wszystkie spółki Grupy Raben, zarówno w Polsce jak i w kilkunastu innych krajach Europy, korzystają z SAP SuccessFactors w zakresie zarządzania efektywnością, planowania sukcesji i rozwoju. Ma to pomóc firmie m.in. realizować proces zarządzania przez cele w sposób jak najbardziej zgodny ze strategią firmy, poprawić efektywność pracowników dzięki coachingowi oraz udzielaniu informacji zwrotnej, a także identyfikować talenty i wspierać ich rozwój. Do tego celu wykorzystano moduły Performance & Goals i Succession & Development.
– Do tej pory obsługa spraw kadrowych odbywała się poprzez bezpośredni kontakt pracownika z działem HR lub menadżerem. Uruchomienie cyfrowego środowiska i udostępnianie pracownikom elektronicznych dokumentów pozwala redukować ilość ręcznej pracy oraz papierowej dokumentacji – wymienia Teresa Olszewska, Prezes Zarządu Gavdi Polska. – Dział HR nie musi już monitorować informacji nt. kończących się uprawnień i badań. Odpowiednie powiadomienia wraz z załącznikami trafiają automatycznie do wybranych osób na podstawie danych z systemu SAP. Dużą zmianą w Raben jest wprowadzenie, i to w międzynarodowym wymiarze, systemowego wsparcia procesów ‘miękkiego’ HR – dodaje.
W rezultacie prac projektowych:
• poprawiono efektywność wielu procesów – dzięki automatyzacji działań w obszarze kadrowo-płacowym i udostępnieniu systemu bezpośrednio menedżerom i pracownikom,
• stworzono środowisko wspierające efektywne działanie i budowanie kultury pracy opartej na rezultatach i talentach – poprzez systemowe wsparcie procesów zarządzania przez cele, rozwoju i sukcesji,
• polepszono doświadczenia użytkowników – za sprawą udostępnienia wszystkim jednego spójnego środowiska do obsługi wielu aspektów życia pracownika w firmie.
Prace projektowe rozpoczęły się w lutym 2021, a uruchomienie produkcyjne systemu miało miejsce w styczniu 2022. Z nowego rozwiązania zaczęły sukcesywnie korzystać kolejne grupy użytkowników: działy HR, HR biznes partnerzy, menadżerowie i pracownicy – w Polsce i zagranicą - w 13 krajach europejskich.
(źr. Grupa Raben)
