Jedną z tradycji świąt Bożego Narodzenia jest obdarowywanie swoich bliskich prezentami. W czasie przedświątecznym panuje więc gorączka zakupowa, co z kolei sprawia, że kurierzy mają pełne ręce roboty. Liczba zamówień na dostawy przesyłek w tym czasie wzrasta nawet dwukrotnie, a ilość paczek dostarczanych w przeliczeniu na jedną sekundę wynosi nawet kilkaset. Jak zatem firmy kurierskie radzą sobie ze „szczytem paczkowym” i co powinni zrobić klienci, aby nie narazić się na nieprzyjemności związane z problemami na linii nadawca-odbiorca?
Święta zaczynają się już w sierpniu
Firmy kurierskie już wczesną jesienią rozpoczynają przygotowania do wzmożonej pracy na koniec roku. Modyfikują wewnętrzną organizację pracy pod kątem zwiększonej liczby zamówień. W stosunku do zwykłego okresu zwiększana jest liczba kurierów oraz pracowników w oddziałach i centrum obsługi klienta. Często też w ramach usprawnień otwierane są dodatkowe podsortownie, które zwiększają przepustowość sieci logistycznej. Wzmożoną pracę w tym okresie mają również handlowcy, ostatni kwartał to czas odwiedzin u klientów, którzy zwiększają nadania i potrzebują porady jak w sposób optymalny uporać się ze zwiększonym wolumenem paczek. Największym wyzwaniem jest więc rosnąca z roku na rok liczba przesyłek, będąca m.in. efektem wzrostu polskiego rynku usług e-commerce i zwiększającego się zainteresowania usługami kurierskimi.
- Szacujemy, że w tygodniu przed świętami na całym świecie, firma UPS dostarczy 120 mln paczek, co w porównaniu do tego
samego okresu w roku ubiegłym stanowić będzie wzrost o 6proc. 22 grudnia, w kulminacyjnym dniu szczytu paczkowego, będzie ich około 25 mln, o 10 mln więcej niż w pozostałe dni. Tego dnia kurierzy UPS będą doręczali 300 przesyłek na sekundę. W przygotowaniach do wzmożonej aktywności w tym okresie niezbędna jest prawidłowa organizacja na każdym etapie procesu logistycznego. W kluczowych miejscach zatrudniani są dodatkowi pracownicy: magazynierzy, kurierzy, osoby odpowiedzialne za obsługę lotów. W tym roku będzie to nawet 55 tys. osób. - mówi Grzegorz Urban dyrektor marketingu UPS Polska
Firmy chcąc uniknąć nieporozumień z klientami, na podstawie analizy danych z poprzednich lat przygotowują plany logistyczne na okres przedświąteczny, które komunikowane są klientom z odpowiednim wyprzedzeniem. Pozwala to zaznajomić ich z trybem pracy i dać czas na zaplanowanie przesyłek. Do działań tych dochodzi stała kontrola urządzeń, obiektów, pojazdów, serwerów, czy uruchomienie dodatkowych przejazdów i lotów.
Pogoda największym wrogiem kuriera
W tym roku aura sprzyja logistykom, brak opadów śniegu i marznącego deszczu jest wymarzoną pogodą dla kurierów. To właśnie warunki atmosferyczne i wynikające z nich problemy komunikacyjne rzutują najczęściej na terminowość doręczeń. Bez względu na zapewnione zasoby i bieżącą kontrolę, duże opady śniegu czy wyjątkowy mróz mogą utrudnić sprawność procesu logistycznego.
- Już od lipca przygotowujemy specjalną strategię działania na ten okres, by móc przejść przez te kilka „gorących” tygodni możliwie spokojnie i płynnie. Na przykład przed tegorocznymi świętami nasi klienci po raz pierwszy mogą wysyłać świąteczne prezenty bez podpisanej umowy na świadczenie usług kurierskich. Muszą jedynie udać się do jednego z 78 punktów OPEK Paczka, rozlokowanych na terenie całej Polski, by nadać swoją przesyłkę. - mówi Rafał Duma pełnomocnik zarządu OPEK.
W przypadku paraliżu pogodowego, z jakim np. mieliśmy do czynienia w zeszłym roku, a który dotknął wszystkie firmy z branży kurierskiej, należy zdawać sobie sprawę z trudności, jakie stanowią trasy w regiony najbardziej dotknięte złą pogodą. Zmienne warunki pogodowe wymagają elastycznej reakcji i dostosowania sposobu funkcjonowania całej sieci logistycznej.
- W przypadku niespodziewanej zmiany pogody lub awarii uruchamiamy dodatkowe procedury zapewniające, że przesyłki dotrą terminowo na czas. Mamy opracowane scenariusze polegające przykładowo na zmianie tras lub rozkładu jazdy pojazdów liniowych. Niezbędnym narzędziem jest nasz nowy, kompleksowy system do zarządzania procesem transportu liniowego DLIT. - mówi Tomasz Buraś prezes zarządu DHL Express (Poland)
- Złe warunki pogodowe stanowią wyzwanie również dla połączeń w ruchu lotniczym i dotyczą zarówno Polski, jak i całego świata. Wymagają one z dużym wyprzedzeniem podjęcia szeregu dodatkowych czynności, na przykład podstawienia dodatkowych samolotów, ciągłego nadzoru Network Control Group, a także przygotowania sortowni międzykontynentalnych, w tym głównej w Lipsku, gdzie odbywa się obsługa większości przesyłek przychodzących i wychodzących z Europy. - dodaje Tomasz Buraś.
Wzrost wolumenu paczek w czasie szczytu przedświątecznego notowany jest we wszystkich typach usług. Największą popularnością cieszą się wówczas usługi ekspresowe z gwarantowanym terminem doręczenia. Nie chodzi tylko o dostarczenie prezentów, ale też komponentów do produkcji. Opóźnienia w tym segmencie usług mogą być szczególnie dotkliwe dla gospodarki kraju.
- Największe zainteresowanie naszymi usługami odnotowujemy w ostatnich dwóch przedświątecznych tygodniach. Wtedy liczba zleceń jest nawet dwukrotnie większa. Wzrost popytu tłumaczy m.in. intensywne uzupełnianie zapasów przez sklepy będące naszymi klientami. Koniec roku to również okres obfitujący w pilne przesyłki wysyłane do kontrahentów w związku z dłuższymi niż zazwyczaj okresami przerw produkcyjnych - tak, aby zapewnić ciągłość produkcji. Takie wzrosty są ogromnym wyzwaniem i sprawdzianem dla każdej organizacji. Dlatego zawsze przygotowujemy się do tego okresu bardzo starannie - wyjaśnia Jolanta Krupowicz marketing manager TNT Express Poland.
Dzięki odpowiednio wcześniej podjętym działaniom firmy kurierskie są w stanie ograniczyć wpływ niesprzyjających zjawisk. Nadrzędną sprawą w szybkiej dostawie jest również prawidłowe nadanie przesyłki.
Nadawco, Ty też odpowiadasz za czas dostawy
Zmorą kurierów w okresie gorączki przedświątecznej jest roztargnienie nadawców, którzy często w pośpiechu zapominają o podstawowych zasadach prawidłowego nadania przesyłki. Podanie kompletnych danych adresata i prawidłowe wypełnienie listu przewozowego zapewnia sprawną dostawę. Nadawca zawsze powinien podawać pełne dane adresata przesyłki i upewnić się, że właściwie zaadresował paczkę. Bardzo ważne jest umieszczenie kompletnych danych odbiorcy: imienia i nazwiska, ulicy miasta i poprawnego kodu pocztowego oraz numeru telefonu, który pozwala kurierowi na kontakt z adresatem w razie jego nieobecności, czy problemów z dostawą. Zalecane jest w tym czasie zamówienie kuriera przez stronę internetową, co daje pewność, że dane przesyłki będą kompletne, gdyż system nie przyjmie formularza jeśli nie jest do końca wypełniony (chyba, że nadawca pomyli dane, więc zaleca się dokładne ich sprawdzenie przed potwierdzeniem zlecenia). Ważne jest również, aby nadać przesyłkę z odpowiednim wyprzedzeniem i nie czekać na ostatnią chwilę. Firmy kurierskie robią co mogą aby obsłużyć ogromny wolumen przesyłek, praca trwa 24h/dobę, ale pamiętajmy, jeśli nadawca popełnia karygodne błędy w złożonym zleceniu na dostawę, albo źle dobierze usługę trudno jest oczekiwać dostawy na czas.
Należy zawsze pamiętać, że złożoność procesu logistycznego, znaczne zwiększenie wolumenu dostarczanych paczek, a także inne, nieprzewidziane utrudnienia, związane na przykład z niekorzystnymi warunkami atmosferycznymi, wymagają też prawidłowych zachowań od nadawców, tylko wtedy można uniknąć opóźnienia w terminowości dostarczenia przesyłki do odbiorcy.
Wskazówki dla osób korzystających z usług kurierów, zapewniające właściwą realizację usługi:
1. Pamiętaj o podaniu dokładnego adresu dostarczenia paczki oraz telefonu kontaktowego do odbiorcy.
2. Zwróć uwagę na dostępność zamawianego produktu w sklepie
3. Dokonaj zamówienia odpowiednio wcześniej, by mieć pewność, że zamówiony produkt znajdzie się pod choinką we właściwym momencie.
4. Warto przewidzieć, gdzie najlepiej dostarczyć naszą paczkę, może dogodniejszym miejscem będzie miejsce pracy, a nie zamieszkania.
5. Korzystaj z narzędzi monitoringu przesyłek, powiadomień sms i e-mail,
6. Jeśli możesz korzystaj z usługi dostawy z zastrzeżeniem godziny dostarczenia przesyłki
7. Zapakuj prawidłowo przesyłkę, co pozwala ograniczyć do minimum możliwość jej uszkodzenia - niektóre firmy uruchomiły specjalny poradnik pakowania, udostępniając go na stronach internetowych
W celu uniknięcia nieprzyjemności związanych z brakiem prezentu w wigilijny wieczór warto wziąć pod rozwagę powyższe wskazówki. Zastosowanie się do nich zapewni dostarczenie przesyłki na czas i miejsce bez niepotrzebnych emocji związanych z ewentualnymi opóźnieniami.
Boże Narodzenie to czas dzielenia się z innymi - jak kurierzy wspierają potrzebujących? - zaangażowanie oraz wspieranie inicjatyw społecznych to dzisiaj stałe elementy strategii każdej firmy. W okresie przedświątecznym firmy kurierskie pomimo natłoku pracy udzielają się też charytatywnie, świadcząc nieodpłatne usługi logistyczne - np. przewiezienie przesyłek, zbiórka paczek. My również zachęcamy do takiej aktywności, podając przykłady niektórych akcji społecznych:
TNT Express - od 10 lat współpracuje z Fundacją „Wspólna Droga” - United Way Polska. W ramach współpracy, firma prowadzi stałą, nieodpłatną obsługę kurierską Fundacji i jej organizacji partnerskich: hospicjów, banków żywności, świetlic socjoterapeutycznych. Stałym projektem jest m.in. „List do Świętego Mikołaja”, w ramach którego pracownicy firmy przygotowują, na podstawie otrzymanych wcześniej listów, paczki z prezentami dla dzieci objętych opieką organizacji partnerskich fundacji.
DHL Express - w ramach strategii CSR od wielu lat realizuje projekty wolontariackie oraz wspiera akcje charytatywne, m.in. regularnie przeprowadza aukcje świąteczne angażujące pracowników, z których dochód przekazywany jest dla podopiecznych np. Fundacji Gajusz. Co roku również organizuje konkursy świąteczne dla dzieci pracowników oraz kurierów. Ponadto firma współpracuje z domami dziecka, ośrodkami szkolno-wychowawczymi oraz innymi instytucjami.
OPEK - działania charytatywne nie są skoncentrowane jedynie na okresie przedświątecznym. Firma wsparła m.in. turniej tańca towarzyskiego na wózkach, kampanię społeczną dotyczącą używania odblasków podczas poruszania się na drodze, a w okresie Bożonarodzeniowym wspiera Polską Fundację Sportu i Kultury w organizacji specjalnego wieczoru Mikołajkowego dla dzieci z domów dziecka.
UPS - od lat wspiera akcje charytatywne. Promuje wolontariat pracowniczy, który funkcjonuje w Polsce od 7 lat. Na rzecz Federacji Polskich Banków Żywności bierze udział w transporcie materiałów informujących o Świątecznej Zbiórce Żywności. Wspiera również akcję Góra Grosza, przewożąc tysiące przesyłek z grosikami zebranymi przez dzieci w szkołach w całej Polsce. Przyznaje również granty i podejmuje własne inicjatywy. W grudniu planuje ofiarować ponad 80 tys. USD dla trzech fundacji, we współpracy z którymi organizujemy akcje wolontariackie.
(Opr. Beata Trochymiak)