Pracodawcy chcąc zrealizować obowiązki socjalne wobec swoich pracowników, korzystają w tym zakresie z zakładowego funduszu świadczeń socjalnych (dalej: zfśs), tworzonego w spółce. Dla niektórych pracodawców tworzenie zfśs jest ustawowym obowiązkiem, inni mogą go utworzyć dobrowolnie.
Obowiązkowo zfśs tworzą pracodawcy zatrudniający co najmniej 20 pracowników w przeliczeniu na pełne etaty według stanu na 1 stycznia danego roku. Pracodawca nie liczy zatem osób, lecz pełne etaty, jakie zajmują pracownicy. Pod pojęciem pracownika rozumie się zgodnie z kodeksem pracy osobę zatrudnioną na podstawie umowy o pracę (na czas określony lub nieokreślony), powołania, wyboru lub spółdzielczej umowy o pracę. Pracodawcy prowadzący działalność w formie jednostek budżetowych i samorządowych zakładów budżetowych tworzą zfśs, bez względu na liczbę zatrudnianych pracowników. Pracodawcy, którzy nie tworzą zfśs wypłacają swoim pracownikom świadczenia urlopowe.
Fundusz tworzy się z corocznego odpisu podstawowego, naliczanego w stosunku do przeciętnej liczby zatrudnionych. Środki jakie pracodawcy przekazują na zfśs gromadzi się na oddzielnym, specjalnie w tym celu prowadzonym rachunku bankowym. Pracodawcy mają obowiązek przekazywania odpisów na zfśs w dwóch ratach. Pierwsza do 31 maja danego roku w wysokości 75 % rocznego odpisu, druga do 30 września w wysokości 25 % rocznego odpisu.
Zasady i warunki korzystania z usług i świadczeń finansowanych z zfśs oraz zasady przeznaczania środków zfśs na poszczególne cele i rodzaje działalności socjalnej określa pracodawca w specjalnie w tym celu tworzonym i zatwierdzanym regulaminie, który należy uzgodnić z zakładową organizacją związkową (jeśli taka istnieje w zakładzie pracy) lub z przedstawicielami pracowników.
Środki zfśs są przeznaczony na finansowanie przez pracodawcę świadczeń rzeczowych bądź pieniężnych, zaspokajających potrzeby socjalne i kulturalne pracowników firmy. Można z nich finansować koszty wypoczynku, rozrywki (np. biletów do teatru), zajęć sportowo-rekreacyjnych osób uprawnionych i członków ich rodzin, a także koszty opieki nad dziećmi w żłobkach i przedszkolach. W okresie przedświątecznym pracodawcy mogą finansować z zfśs dodatkowe świadczenia pieniężne dla pracowników przyznawane z okazji świąt, bądź zakup bonów towarowych. Z zfśs można również przyznawać pożyczki mieszkaniowe i zapomogi.
Wysokość środków przyznawanych przez pracodawcę z zfśs danemu pracownikowi powinna być uzależniona od sytuacji materialno- bytowej każdego pracownika. Zasadą jest, iż większe środki powinni otrzymywać pracownicy gorzej sytuowani bądź znajdujący się w trudnej sytuacji życiowej.
Środkami zfśs administruje pracodawca. Natomiast środki nie wykorzystane w danym roku kalendarzowym przechodzą na rok następny.
Podstawa prawna:
Ustawa z dnia z dnia 4 marca 1994 r. o zakładowym funduszu świadczeń socjalnych (t.j. Dz.U. z 1996 r. nr 70, poz. 335 ze zm.)
Autorka: Ewa Krysztofiuk radca prawny, M&M air sea cargo S.A.
