FedEx radzi jak postępować z organami celnymi na całym świecie

Opracowany przez FedEx krótki przewodnik, powinien pomóc przedsiębiorcom  na początkowym etapie ich działalności. Dzięki niemu procedury celne na całym świecie staną się znacznie prostsze. Zanim przejdą Państwo do lektury szczegółowych informacji, warto zapamiętać jedną zasadę: najważniejsze jest odpowiednie przygotowanie. Przed rozpoczęciem ekspansji globalnej warto poświęcić więcej czasu na właściwe zaplanowanie wszystkich działań wstępnych. Zapewni to każdej firmie dobry start.

Organy celne odgrywają ważną rolę we współczesnym świecie. Zapewniają dobrą kondycję i bezpieczeństwo kraju, jego obywateli i całej gospodarki. Pobierają opłaty i podatki, a poza tym zabezpieczają granice kraju przed potencjalnymi zagrożeniami zewnętrznymi i podróbkami produktów.

Organy celne na rynkach wschodzących wymagają na ogół bardziej szczegółowej dokumentacji niż np. w Europie. Współpraca z agencjami celnymi w tych krajach obejmuje większą liczbę etapów, procesów i formularzy. Zazwyczaj opiera się na modelu transakcyjnym (każda przesyłka jest obsługiwana indywidualnie), co wiąże się również z bardziej szczegółowymi kontrolami. Natomiast kraje takie jak Wielka Brytania, Stany Zjednoczone i wiele państw UE inwestują ogromne środki finansowe w automatyzację procesów i rozwój relacji z organizacjami handlowymi już od znacznie dłuższego czasu. Procedury celne w tych krajach często w większym stopniu opierają się na audytach, w ramach których agenci celni podpisują zobowiązanie do samodzielnego zapewniania zgodności działań z obowiązującymi przepisami celnymi. Takie podejście zapewnia szybsze wydawanie przesyłek fizycznych i mniejszą liczbę kontroli celnych. Nie chodzi o to, aby koniecznie zrozumieć każdą, nawet najdrobniejszą zasadę i przepis celny obowiązujący w kraju docelowym. Bez obaw, większość dostawców usług ekspresowych może udzielić odpowiedzi na wszystkie szczegółowe lub złożone pytania klienta. Jednak przed wprowadzeniem produktu na określony rynek zagraniczny być może warto zapoznać się przynajmniej z podstawowymi przepisami tam obowiązującymi.

Niezależnie od systemu, z którym będziemy mieć do czynienia, wydajność całego procesu w dużej mierze zależy od posiadania dokładnych informacji. Na przykład warto pomyśleć o dokumentach, które trzeba będzie złożyć. Jeśli krok ten zostanie wykonany precyzyjne, jesteśmy na dobrej drodze do sukcesu, a pozostałe wskazówki mają już znaczenie drugorzędne.

Przygotowywanie wysyłki produktów przypomina przygotowania do wyjazdu wakacyjnego. Przed podróżą do danego kraju warto sprawdzić kilka kwestii, np. dowiedzieć się, czy potrzebny będzie paszport, wiza lub szczepienia. W zależności od celu podróży można również odwiedzić serwis internetowy kraju, aby upewnić się, że nie ma żadnych ostrzeżeń o zagrożeniach i nie trzeba spełniać żadnych dodatkowych warunków. Wysyłka towarów za granicę wygląda podobnie. Wszystkie działania sprowadzają się do wyszukania podstawowych informacji przed wysłaniem produktów do danego kraju.

W przypadku każdej przesyłki zawsze należy podać wszystkie informacje szczegółowe, takie jak certyfikaty, licencje itp. Dyżurny oficer celny nie będzie znał firmy ani jej profilu działalności, a złożone dokumenty ułatwią mu pracę.

W celu uniknięcia opóźnień wszystkie informacje podane na fakturze muszą być poprawne i spójne. Poniżej znajdują się niektóre kluczowe terminy, które należy zrozumieć w celu poprawnego wypełnienia faktury handlowej.

„Odbiorca” to osoba, do której jest wysyłana przesyłka. Jeśli przesyłka jest wysyłana do osoby innej niż nabywca, należy to wyraźnie zaznaczyć.

„Nabywca” to osoba, która płaci za towar, jeśli jest to ktoś inny niż odbiorca. Osoba ta staje się zazwyczaj „Oficjalnie zgłoszonym importerem” w kraju docelowym.

Poza standardowymi informacjami kontaktowymi, takimi jak imię i nazwisko, adres i numer telefonu oraz adres e-mail, z perspektywy procedur celnych coraz większego znaczenia nabiera numer VAT , NIP i numer EORI (Wspólnotowy System Rejestracji i Identyfikacji Podmiotów Gospodarczych) importera.

„Spedytor” to nadawca, czyli osoba wysyłająca przesyłkę. „Wartość” do zadeklarowania dla potrzeb celnych to cena zapłacona przez nabywcę lub należna sprzedającemu towar.

Oryginalne próbki nie podlegają opłatom celnym, jeśli ich wartość nie przekracza określonego poziomu — jest on różny w zależności od kraju docelowego. Na fakturze handlowej i lotniczym liście przewozowym należy umieścić informację „Próbki dostarczane bezpłatnie”, a zawartość przesyłki oznaczyć etykietą „Próbki”.

„Opis zawartości” musi zawierać:

opis produktu: należy dokładnie przemyśleć słownictwo. Czy słowo „zamek” oznacza zamek do drzwi, zamek błyskawiczny czy dmuchaną zabawkę dla dzieci? materiały, z których produkt został wykonany; kody Schedule B lub kody zharmonizowanej taryfy celnej HTS (są to kody obowiązujące na całym świecie); poza prawidłową klasyfikacją wysyłanego produktu dla agencji celnej kraju docelowego pomocne może się okazać podanie pierwszych 6–8 cyfr numeru taryfy celnej; przeznaczenie produktu; kraj wytworzenia; numery części lub numery seryjne (jeśli dotyczy); ilość oraz jednostkę miary; wartość jednostkową i wartość łączną.

„Kraj pochodzenia” to kraj, z którego pochodzą produkty. Upewnij się, że niezbędna dokumentacja jest załączona, gdy starasz się o specjalne korzyści dot. cła w związku z krajem pochodzenia.

Należy również zaktualizować bazę danych produktów, aby mieć pewność, że podawane informacje są kompletne i wysokiej jakości (włącznie z informacjami na temat klienta, do którego wysyłana jest przesyłka). Warto też rozważyć możliwość współpracy z wybranym dostawcą ekspresowych usług transportowych w formie elektronicznej. Ilość i poziom szczegółowości wszystkich powyższych wskazówek mogą na początku przytłaczać. Warto jednak poświęcić trochę czasu na zapoznanie się z nimi, aby zapewnić sobie bezproblemowe funkcjonowanie jako eksporter.

Warto myśleć jak tubylec — im więcej informacji z pierwszej ręki, tym lepiej.

Działalność warto rozwijać w tempie gwarantującym komfort i satysfakcję. Należy mieć pewność, że sprzedaż produktu za granicą przyniesie nam korzyści. Niezależnie od branży najlepiej rozwijać działalność powoli, kraj po kraju. Ważne jest to, aby mieć konsekwentne i długoterminowe podejście do rozwoju, dające pełną kontrolę nad tym procesem. Należy się upewnić, że firma jest w 100 proc. przygotowana do wejścia na nowy rynek. Dzięki temu można sprawniej przejść procedury celne i osiągnąć realny, długotrwały sukces komercyjny na całym świecie.

Przewoźnicy ekspresowi (integratorzy), tacy jak FedEx, mają nie tylko zaspokajać potrzeby transportowe swoich klientów. Często prowadzą zintegrowaną działalność w zakresie pośrednictwa w procedurach celnych w każdym zakątku globu. Przedsiębiorstwa te należą do największych tego typu firm na świecie, dysponujących ogromną wiedzą na temat procedur celnych w poszczególnych krajach. Wiedza i doświadczenie w zastosowaniu lokalnych procedur ułatwia przejście odpraw celnych, często upraszczając je i przyśpieszając. Nigdy wcześniej handel w skali światowej nie był tak łatwo osiągalny dla MŚP. Łatwy dostęp do nowoczesnych technologii komunikacji, w połączeniu z globalnym doświadczeniem transportowym takich firm jak FedEx, pozwalają MŚP skoncentrować się na swojej podstawowej działalności, jednocześnie zdobywając nowe rynki i budując wyższy poziom zgodności z przepisami. Zatem warto spróbować i zaangażować się: nowe możliwości rozwoju czekają.