Konto pracodawcy


Porozumienie PIP-GIODO - znaczenie dla pracodawców

 

 

14 grudnia 2012 r. Państwowa Inspekcja Pracy (PIP) oraz Biuro Generalnego Inspektora Ochrony Danych Osobowych (GIODO) zawarły porozumienie o współpracy, przewidujące m.in. wzajemną wymianę doświadczeń, możliwość zawiadamiania GIODO przez PIP o stwierdzonych w czasie kontroli nieprawidłowościach w zakresie zgodności przetwarzania danych osobowych z właściwymi przepisami, a także  zawiadamiania PIP przez GIODO o stwierdzonych w czasie kontroli naruszeniach przepisów prawa pracy oraz wspólne prowadzenie kontroli w uzgodnionym zakresie tematycznym.

Jakie będą praktyczne konsekwencje dla pracodawców?
Treść tego porozumienia ma ogromne znaczenie dla firm działających w segmencie B2B, gdzie jedynymi przetwarzanymi danymi osobowymi osób fizycznych są dane ich własnych pracowników. GIODO przeważnie dokonywało kontroli przedsiębiorstw po otrzymaniu sygnału o możliwym naruszeniu przepisów prawa w zakresie przetwarzania danych osobowych.  Średnio było to około 200 kontroli w skali roku kalendarzowego, podczas gdy PIP co roku kontroluje kilkadziesiąt tysięcy firm (na 2013 r. zaplanowano kontrolę 88.000 pracodawców). Od 2013 r. oznacza to więc znacznie większe prawdopodobieństwo kontroli pracodawców w zakresie przetwarzania danych osobowych zgodnie z prawem.

Jakich danych można wymagać w trakcie rekrutacji?
Art. 221 Kodeksu Pracy zawiera szczegółowy katalog danych, jakich pracodawca może żądać od kandydatów oraz pracowników. Od kandydatów można pozyskiwać tylko dane obejmujące:
imię (imiona) i nazwisko
imiona rodziców
datę urodzenia
miejsce zamieszkania (adres do korespondencji)
wykształcenie
przebieg dotychczasowego zatrudnienia

Pracodawca może żądać podania innych danych osobowych tylko jeśli obowiązek ich podania wynika z odrębnych przepisów (np. zaświadczenie o niekaralności). Dodatkowe informacje i dokumenty przekazane przez kandydatów powinny być uzupełnione podpisaniem oświadczenia o zgodzie kandydata na przetwarzanie takich danych przez potencjalnego pracodawcę. Jednak uwaga - niektórych danych osobowych pracodawca nie może gromadzić nawet za wyraźną pisemną zgodą kandydata lub pracownika.
W świetle przepisów prawa danymi osobowymi kandydatów są także wszelkie wyniki testów psychologicznych czy sprawdzianów umiejętności. Wskazane byłoby, aby przekazywane pracodawcom przez licencjonowane agencje zatrudnienia raporty rekrutacyjne, nie zawierały szczegółowych wyników (np. liczbowych) przeprowadzonych testów, a jedynie ich merytoryczną interpretację umożliwiającą pracodawcy-klientowi podjęcie decyzji o wyborze najlepszego kandydata.

Czy można tworzyć własną bazę kandydatów?
Wiele małych i średnich firm w celu optymalizacji kosztów samodzielnie rekrutuje swoich pracowników bez pomocy wyspecjalizowanych agencji zatrudnienia oraz przechowuje dane kandydatów pod kątem przyszłych potrzeb. Znakomita większość firm ma na swojej stronie internetowej zakładkę „Kariera”, gdzie kandydaci mogą znaleźć adres mailowy, pod który mogą przesyłać swoje aplikacje.
W przeciwieństwie do licencjonowanych agencji zatrudnienia świadczących usługi rekrutacji, pracodawcy nie mają obowiązku rejestrowania w GIODO własnych baz danych kandydatów do pracy oraz pracowników. Przepisy prawa zakładały, że dane kandydatów po zakończeniu rekrutacji będą sukcesywnie niszczone. Oczywiście dalsze przechowywanie przez pracodawcę danych kandydatów dla przyszłych potrzeb rekrutacyjnych nie narusza przepisów prawa, pod warunkiem dopełniania innych wymogów technicznych, organizacyjnych oraz prawnych. To ostanie oznacza w szczególności zamieszczenie na swojej stronie internetowej oraz w ogłoszeniach o pracę treści nieco rozszerzonego oświadczenia dla kandydatów o zgodzie na przetwarzanie danych osobowych dla potrzeb obecnych i przyszłych rekrutacji.

Jak przygotować się do inspekcji?
O ile dotychczas główną obawą pracodawców w trakcie kontroli PIP było niedopełnienie pewnych wymogów prawa, obecnie część firm może mieć zmartwienie czy uprawnienia pracodawcy nie zostały przekroczone. Konkretnie dotyczyć to może zbyt szerokiego zakresu pozyskiwanych od kandydatów do pracy i pracowników informacji i dokumentów. Pracodawcy powinni obecnie częściej dokonywać okresowego sprawdzenia stosowanych procedur w zakresie przetwarzania danych osobowych.
Pracodawca musi posiadać wewnętrzne procedury zabezpieczenia i przetwarzania danych osobowych oraz zapewnić odpowiednie rozwiązania techniczne (np. odpowiedni system logowania do sieci komputerowej). Osoby mające dostęp do danych osobowych w firmie powinny być zaznajomione z przepisami o ochronie danych osobowych oraz podpisać pisemne oświadczenia w tym zakresie. Warto przejrzeć także akta osobowe pracowników w celu sprawdzenia, czy nie zawierają one informacji nie wymaganych przepisami prawa.

Należy pamiętać, że do naruszeń przepisów o ochronie danych osobowych dochodzi często w banalnych sytuacjach np. poprzez przesyłanie plików pocztą elektroniczną bez zabezpieczenia hasłem, drukowanie dokumentów kandydatów czy pracowników na ogólnodostępnych drukarkach czy niewłaściwe zorganizowanie stanowisk pracy pracowników mających dostęp do danych osobowych (np. w taki sposób, że ekran komputera jest widoczny dla wszystkich wchodzących do pokoju tego pracownika).

Komentarz opracowała Dorota Strzelec - psycholog pracy i konsultant  ds. zarządzania kadrami, dyrektor firmy doradczej StaffPoland Sp. z o.o.

 

Zobacz także:
kobiety w logistyce
Coraz więcej kobiet w zawodzie kierowcy pojazdu ciężarowego
Bądźmy Sobą – o różnorodności i wartościach na 8. FORUM KOBIET W LOGISTYCE
JoomlaXTC News - Copyright Monev Software LLC
poradnik
Regularne tygodniowe odpoczynki poza kabiną auta to kłopot dla kierowców
Zmiany w transporcie lekkim – czyli busy na europejskich drogach
Pracownicze Plany Kapitałowe w 10 pytaniach i odpowiedziach
Niższa stawka PIT od 1 października a rok podatkowy
Nowe zasady wystawiania faktur – NIP na paragonie
Zmiany w drogowych kontrolach technicznych
JoomlaXTC News - Copyright Monev Software LLC
opinie, komentarze
Spada popyt na aircargo, a zdolność przewozowa linii lotniczych rośnie
O kosztach budowy dróg – ile za ile?
Unia zaprzecza sama sobie i stawia cele nie do spełnienia
Dostawa alkoholi a wyzwania w okresie przedświątecznym - komentarz eksperta
JoomlaXTC News - Copyright Monev Software LLC
warto przeczytać
Opłaty drogowe w Serbii można już rozliczać metodą post-pay
Media Expert otwiera magazyn cross-dockowy w MMP Bydgoszcz
LPP uruchomiło magazyn e-commerce w Rumunii
GLS stawia na ekologiczne pojazdy
GLS Poland partnerem WTS Sparta
Linie Emirates przewiozły już 46 mln ton cargo z/do Warszawy
Komunikacja międzykulturowa na 25-lecie WISTA Poland
Volvo Trucks działa już 25 lat na polskim rynku
Poczta Polska tworzy coraz więcej miejsc pracy dla osób niepełnosprawnych
JoomlaXTC News - Copyright Monev Software LLC