1 stycznia 2013 r. weszła w życie nowelizacja rozporządzenia Ministra Finansów z dnia 28 marca 2011 r. w sprawie zwrotu podatku niektórym podatnikom, wystawiania faktur, sposobu ich przechowywania oraz listy towarów i usług, do których nie mają zastosowania zwolnienia od podatku od towarów i usług. Nowelizacja ta wprowadza szereg zmian w kwestii wystawiania faktur. Co oczywiste, artykuł ten nie wyczerpuje tematu zmian w wystawianiu faktur, a jedynie ma na celu wskazanie tych istotnych, z punktu widzenia podatników świadczących usługi z branży TSL.
Zmiana niektórych terminów wystawiania faktur
Kluczowe znaczenie dla branży TSL ma zmiana niektórych terminów wystawiania faktur. Ogólna zasada, zgodnie z którą fakturę wystawia się nie później niż 7. dnia od dnia wykonania usługi (§ 9 ust. 1 rozporządzenia) pozostała. Pozostał także termin, który stosują firmy z branży TSL sprzedając usługi np. transportowe na rzecz kontrahentów z terytorium kraju. W takim przypadku usługodawca powinien wystawić tzw. fakturę VAT NP najpóźniej z chwilą powstania obowiązku podatkowego, nie wcześniej jednak niż 30 dni przed jego powstaniem (§ 11 ust. 1 rozporządzenia). Najważniejsza modyfikacja dotyczy natomiast importu usług oraz „eksportu usług”. Zmiany dotyczą:
importu usług rozumianego, jako nabywanie usług od podatników niemających siedziby działalności gospodarczej na terytorium kraju, dla których miejsce świadczenia ustalono na terytorium kraju na podstawie art. 28b ustawy o VAT (za miejsce świadczenia usługi uznaje się kraj siedziby usługobiorcy);
„eksportu usług”, czyli przypadku, gdy polski podatnik świadczy usługi usługi na rzecz podatników z innych krajów członkowskich UE, dla których miejsce świadczenia ustalono na podstawie art. 28b ustawy o VAT w tym właśnie kraju, a więc sytuacji, gdy usługobiorca ma siedzibę w innym niż Polska państwie członkowskim UE i usługę uznaje się za świadczoną właśnie w kraju siedziby usługobiorcy.
W obydwu ww. przypadkach od 1 stycznia 2013 r. fakturę wystawia się nie później niż 15. dnia miesiąca następującego po miesiącu, w którym wykonano usługę (§ 9 ust. 5 rozporządzenia).
Przykład
Polska Spółka A Sp. z o.o. wyświadczyła usługę transportu towarów na rzecz niemieckiej Spółki B GmbH. Transport miał miejsce w dniach 6-8 stycznia 2013 r. Spółka A powinna wystawić fakturę stwierdzającą wykonanie tejże usługi:
najwcześniej - 8 stycznia 2013 r. (zakończenie wykonywania usługi),
najpóźniej – 15 lutego 2013 r. (15. dnia miesiąca następującego po miesiącu, w którym wykonano usługę).
Stosując przepisy obowiązujące do 31 grudnia 2012 r. sytuacja byłaby następująca. Fakturę należałoby wystawić:
najwcześniej – 9 grudnia 2012 r. (30 dni przed powstaniem obowiązku podatkowego tj. przed wykonaniem usługi)
najpóźniej – 8 stycznia 2013 r. (moment wykonania usługi z czym wiąże się powstanie obowiązku podatkowego).
Powyższa reguła nie dotyczy jednak „eksportu usług” na rzecz podatników z państw nie należących do UE. Od 1 stycznia 2013 r. fakturę stwierdzającą eksport usług dla kontrahenta spoza UE wystawić należy z zachowaniem ogólnego terminu tj. co do zasady, nie później niż 7. dnia od dnia wykonania usługi.
Przykład
Polski spedytor wyświadczył usługę spedycji towarów na rzecz ukraińskiego kontrahenta.. Transport miał miejsce w dniach 17-16 stycznia 2013 r. Spedytor powinien wystawić fakturę stwierdzającą wykonanie tejże usługi:
najwcześniej - 16 stycznia 2013 r. (zakończenie wykonywania usługi),
najpóźniej – 23 stycznia 2013 r. (7. dnia po wykonaniu usługi).
Faktury uproszczone
Całkowitą nowością w polskim systemie prawnym jest wprowadzenie faktur uproszczonych. Od 1 stycznia 2013 r. jest możliwe wystawianie faktur uproszczonych tj. zawierających ograniczoną ilość danych. Podstawę do wystawiania faktur uproszczonych stanowi § 5 ust. 4 pkt 6 oraz ust. 5 rozporządzenia w sprawie m.in. wystawiania faktur. Otóż w przypadku, gdy kwota należności ogółem z tytułu sprzedaży nie przekracza 450 zł albo 100 euro (jeżeli kwota jest wyrażona w euro), wystawca faktury może, według własnego uznania, wystawić „normalną” fakturę lub fakturę uproszczoną.
Faktura uproszczona może nie zawierać następujących danych:
imienia, nazwiska lub nazwy bądź nazwy skróconej oraz adresu nabywcy (musi zawierać numer NIP nabywcy!),
zakresu wykonanych usług,
ceny jednostkowej usługi bez kwoty podatku (tj. ceny jednostkowej netto),
wartości wykonanych usług, objętych transakcją, bez kwoty podatku (wartość sprzedaży netto),
stawki podatku,
sumy wartości sprzedaży netto z podziałem na poszczególne stawki podatku i zwolnionej od podatku,
kwoty podatku od sumy wartości sprzedaży netto, z podziałem na kwoty dotyczące poszczególnych stawek podatku.
W celu uniknięcia wątpliwości warto wyjaśnić, iż faktura uproszczona musi m. in. zawierać:
numer NIP nabywcy,
nazwę (rodzaj) usługi,
kwotę należności ogółem,
dane pozwalające określić dla poszczególnych stawek podatku oraz kwotę podatku.
Faktury uproszczonej nie będzie można wystawić m.in. w przypadku:
sprzedaży na rzecz osób fizycznych nieprowadzących działalności gospodarczej,
świadczenia usług na terytorium państwa członkowskiego innego niż terytorium kraju, dla których osobą zobowiązaną do zapłaty podatku od wartości dodanej jest nabywca towaru lub usługobiorca („eksportu usług” na rzecz podatnika z kraju członkowskiego UE).
Powyższe ograniczenie wynika z faktu, iż numer NIP może być jedyną informacją na fakturach uproszczonych pozwalającą zidentyfikować nabywcę usługi. Trzeba przy tym zauważyć, iż wystawianie faktur uproszczonych w ww. przypadkach jest niedopuszczalne nawet w przypadku umieszczenia na niej numeru NIP nabywcy.
Brak obowiązku umieszczenia numeru rejestracyjnego pojazdu na fakturach dokumentującej nabycie paliwa
Do 31 grudnia 2012 r. faktury dokumentujące sprzedaż paliw silnikowych, oleju napędowego oraz gazu, wlewanych do baku samochodu i innych pojazdów samochodowych, musiały zawierać numer rejestracyjny tego samochodu. Od 1 stycznia 2013 r. nie ma takiego obowiązku, co jednak nie oznacza, że nie warto umieścić numeru rejestracyjnego pojazdu na fakturze dokumentującej zakup paliwa. Warto podkreślić, iż wystawca faktury nie ma obowiązku umieszczenia numeru rejestracyjnego pojazdu, do którego wlano paliwo, jednak w dalszym ciągu może to uczynić. Ponadto podatnik może we własnym zakresie umieścić stosowną adnotację na otrzymanej fakturze.
Modyfikacja wyglądu faktur
Nowelizacja rozporządzenia wprowadziła również nieznaczne zmiany w wyglądzie faktur. W ocenie autora warto zwrócić uwagę na następujące zmiany:
faktura nie musi być oznaczona określeniem „FAKTURA VAT”,
numery faktur mogą być nadawane w ramach jednej lub więcej serii (dotychczas taka praktyka również była akceptowana przez organy podatkowe),
faktura powinna zawierać datę dokonania lub zakończenia dostawy towarów lub wykonania usługi, o ile taka data jest określona i różni się od daty wystawienia faktury; w przypadku sprzedaży o charakterze ciągłym podatnik może podać na fakturze miesiąc i rok dokonania sprzedaży, pod warunkiem podania daty wystawienia faktury.
faktura powinna zawierać kwoty wszelkich rabatów, w tym w formie rabatu z tytułu wcześniejszej zapłaty, o ile nie zostały one uwzględnione w cenie jednostkowej netto.
Ponadto, w przypadku świadczenia usług podlegających opodatkowaniu poza terytorium kraju czyli „eksportu usług”, sprzedawca winien na fakturze umieszczać określenie „odwrotne obciążenie” (do końca 2012 r. sprzedawca mógł umieścić według własnego wyboru: oznaczanie „odwrotne obciążenie”, adnotację, że podatek rozlicza nabywca lub wskazać przepis ustawy/dyrektywy zezwalający na zastosowanie odwrotnego rozliczenia).
Na zakończenie wypada wspomnieć, iż powołane na wstępie rozporządzenie w sprawie m.in. wystawiania faktur obowiązuje do końca 2013 r. Od 1 stycznia 2014 r. zagadnienie to regulowane będzie przepisami ustawy o podatku od towarów i usług.
Komentarz opracował: Bartosz Nowodworski Konsultant podatkowy, ECDDP Sp. z o.o.
