Podatnik udostępnia pracownikom odbywającym krajowe podróże służbowe dwa posiłki dziennie a także zwraca im realnie poniesione wydatki poniesione na nabycie trzeciego posiłku (np. kolacji w drodze powrotnej z siedziby firmy). Czy po stronie pracowników powstaje przychód z tytułu otrzymania zwrotu wydatków na posiłek, przy założeniu, że nie otrzymują oni diety?
W myśl art. 21 ust. 1 pkt 16 lit. a) i b) ustawy o PDOF wolne od podatku dochodowego są diety i inne należności za czas podróży służbowej pracownika - do wysokości określonej w odrębnych ustawach lub w przepisach wydanych przez ministra właściwego do spraw pracy w sprawie wysokości oraz warunków ustalania należności przysługujących pracownikowi zatrudnionemu w państwowej lub samorządowej jednostce sfery budżetowej, z tytułu podróży służbowej na obszarze kraju oraz poza granicami kraju.
Zgodnie § 4 Rozporządzenia Ministra Pracy i Polityki Społecznej z dnia 19 grudnia 2002 r. w sprawie wysokości oraz warunków ustalania należności przysługujących pracownikowi zatrudnionemu w państwowej lub samorządowej jednostce sfery budżetowej z tytułu podróży służbowej na obszarze kraju (Dz. U. Nr 236, poz. 1990 ze zm.) na pokrycie kosztów wyżywienia przysługuje pracownikowi dieta. Natomiast stosownie do § 4 ust. 3 pkt 2 ww. Rozporządzenia dieta nie przysługuje pracownikowi przebywającemu w podróży służbowej, jeżeli pracownikowi zapewniono bezpłatne całodzienne wyżywienie. Tak więc pracodawca nie musi wypłacać diet w sytuacji, gdy zapewni on pracownikowi pełne, całodzienne wyżywienie.
Poprzez „zapewnienie całodziennego wyżywienia” należy rozumieć sytuacje, w których podatnik ponosi ekonomiczny ciężar wydatków żywieniowych związanych z podróżą służbową pracownika. Bez znaczenia pozostaje sposób „zapewnienia” tego wyżywienia, co oznacza, że możliwe jest zarówno opłacenie przez podatnika posiłków, nabycie bonów obiadowych bądź też przekazanie pracownikowi środków na nabycie posiłków lub zwrócenie mu poniesionych na ten cel wydatków. W każdym z powyższych przypadków pracownikowi nie należy się dieta.
Przedstawione przez podatnika reguły zapewniania całodziennego wyżywienia (zakup dwóch posiłków oraz zwrot pracownikom wydatków za nabycie trzeciego posiłku) nie mają wpływu na uznanie, że podatnik zapewnia pracownikom całodzienne wyżywienie, wobec czego także w takiej sytuacji pracownikowi nie należy się dieta. Po stronie pracowników powstanie przychód z tytułu zwrotu wydatków poniesionych przez nich na nabycie posiłków, jednakże będzie on zwolniony jednak z opodatkowania stosownie do treści art. 21 ust. 1 pkt 16 lit. a) i b) ustawy o PDOF.
W tym miejscu warto jednak zauważyć, że zwrot wydatków na nabycie posiłków powinien być dokonywany na podstawie przedłożonych przez pracowników faktur lub rachunków. Podatnik ma prawo ustalić odrębne uregulowania związane z procedurą zapewnienia pracownikom całodziennego wyżywienia (np. ustalenie limitu wydatków na całodzienne wyżywienie bądź określone posiłki). Należy jednak wziąć pod uwagę podstawową w tej materii regułę, że zapewnienie całodziennego wyżywienia oznacza, że pracownikowi dieta się nie należy. Jeśli więc podatnik zapewni całodzienne wyżywienie (np. przekazuje pracownikom określone zaliczki na czas podróży służbowej, bony na całodzienne posiłki bądź zwraca te wydatki na podstawie przedłożonych dokumentów), dieta staje się dla pracownika świadczeniem nienależnym i gdyby została wypłacona, będzie stanowić dla pracownika przychód podlegający opodatkowaniu.
W kwestii tej niejednokrotnie wypowiadały się organy podatkowe, prezentując korzystne dla podatników stanowisko, zgodnie z którym w sytuacji odrębnego uregulowania w wewnętrznych przepisach zakładowych kwestii związanych z wyżywieniem podczas podróży służbowych, po stronie pracowników nie powstaje przychód w sytuacji, gdy pracodawca zwraca im realnie poniesione wydatki na posiłki.
Przykładowo Dyrektor Izby Skarbowej w Katowicach w interpretacji z 11 maja 2010 r. (IBPBII/1/415-108/10/BD) stwierdził, że „koszty całodziennego wyżywienia podczas podróży służbowej podlegać będą zwolnieniu na mocy art. 21 ust. 1 pkt 16 lit. a) ustawy o podatku dochodowym od osób fizycznych pod warunkiem, że Spółka będzie finansować bezpośrednio koszty całodziennego wyżywienia pracownika, a pracownikowi przebywającemu w podróży służbowej nie będą wypłacane diety” (bardzo podobnie Dyrektor Izby Skarbowej w Warszawie w interpretacji z 24.08.2010 r., IPPB4/415-430/10-2/MP, oraz w interpretacji z 27.01.2011 r., IPPB4/415-848/10-4/MP).
Reasumując, podatnik może zwracać pracownikom wydatki na nabycie wszystkich bądź wybranego posiłku, natomiast ewentualna nadwyżka ponad wartość diety określonej w Rozporządzeniu nie będzie stanowić przychodu podlegającego opodatkowania. W takiej sytuacji pracownikowi nie mogą być jednak wypłacane diety.
(Opr. Lech Janicki ekspert ECDDP Sp. z o.o.)
