Na przykładzie firmy ZET Transport przyjrzyjmy się, jak można zorganizować rozliczenia opłat drogowych, aby odciążyć firmę od formalności i uprościć rozliczenia. Przeanalizujemy metodę finansowania i kontrolowania opłat w rodzimym systemie - viaTOLL.
W celu rozliczania polskiego myta ZET Transport nawiązał współpracę z operatorem kart paliwowych DKV. Firma poszukiwała operatora, który przy minimalnych kosztach zapewni dostęp do rozliczeń w trybie post-paid. DKV Euro Service jako jedyny operator opłat drogowych oferuje fakturowanie opłat viaTOLL bez konieczności ponoszenia żadnych opłat dodatkowych. Co więcej, nie stawia wymogu zamawiania karty paliwowej ani korzystania z innych produktów emitenta. Jest to szczególnie istotne dla firm, które korzystają już z innych kart paliwowych i nie chciałyby mnożyć wydatków.
Dlaczego post-paid? Dziś priorytetem dla przewoźników jest możliwość uruchomienia rozliczeń viaTOLL w trybie post-paid. Przypomnijmy, że metoda ta polega na opłacaniu myta na podstawie faktur z wydłużonym terminem płatności. W przypadku DKV wynosi on 21 dni. Faktury wystawiane są dwa razy w miesiącu, a ich wysokość zależy wyłącznie od tego, ile kilometrów płatnych dróg przejechał w danym okresie konkretny pojazd. W przeciwieństwie do metody pre-paid, nie ma tu więc konieczności robienia przedpłat, które mogą być szybko wykorzystane przez kierowców. Nie ma też potrzeby ciągłego kontrolowania stanu konta, aby uniknąć ryzyka naliczenia kar pieniężnych za brak środków na rachunku viaTOLL. Jak pokazała burza wokół systemu viaTOLL w latach 2011-2012, to właśnie uciążliwe doładowywanie konta było główną przyczyną naliczania astronomicznych kar dla przewoźników. Ryzyka tego można było łatwo uniknąć, rejestrując się w trybie post-paid - tutaj nie ma fizycznej możliwości niedopłaty na rachunku, gdyż wszystkie koszty są sumowane i fakturowane już po fakcie. Masowe zainteresowanie zmianą trybu rozliczeń z pre-paid na post-paid obserwujemy od końca 2012 roku. Skala zjawiska jest duża, ponieważ w pierwszym okresie działania systemu viaTOLL, zdecydowana większość przewoźników zdecydowała się na przedpłatę. Powodem był chaos informacyjny wokół systemu. Dziś przyszła pora na kalkulację kosztów, stąd rośnie zainteresowanie post-paid.
Koszty pośrednictwa
Problemem, jaki mogą napotkać przewoźnicy przy rejestracji post-paid, są wysokie koszty początkowe. Ci, którzy próbują zarejestrować się na post-paid bezpośrednio w viaTOLL, muszą wpłacić wysoką kaucję. Dla 10 pojazdów jej koszt to ponad 20.000 zł. Rozwiązanie problemu zaoferował operator kart DKV, który umożliwił bezpłatną rejestrację do rozliczeń post-paid wraz z wysyłką urządzenia viaBOX. Co prawda DKV nalicza prowizję od późniejszego fakturowania opłat viaTOLL, ale jest ona kalkulowana na minimalnym poziomie - wynosi 1-2,5 proc. wartości transakcji. Z dwuletnich obserwacji wynika, że średni miesięczny koszt na pojazd wśród klientów DKV to tylko 70 groszy. Potwierdzają to przykłady flot różnej wielkości, np. dla floty 50 samochodów miesięczny koszt prowizji dla operatora kart wynosi 38 zł. Za tę cenę firma ma zapewnione bezpieczeństwo finansowania e-myta, ponieważ DKV przejmuje na siebie całą odpowiedzialność zarządzania rachunkiem - nie ma ryzyka kar finansowych, klient otrzymuje faktury z długim terminem płatności, a płatność z dołu umożliwia też łatwą analizę wydatków.
Jak zmienić pre-paid na post-paid? Procedura zmiany trybu rozliczeń nadal sprawia trudności, a to dlatego, viaTOLL komplikuje formalności, aby zatrzymać jak najwięcej klientów na bezpośrednich rozliczeniach. Są jednak duże szanse, że w 2014 r. część utrudnień zniknie. Dziś najprościej, aby przewoźnik zainteresowany zmianą na rozliczenia fakturowe, zgłosił się do operatora kart paliwowych – ten gładko przeprowadzi go przez całą procedurę. W przypadku usług DKV szczegółowy opis formalności znajduje się na portalu www.info-myto.pl. Co ważne dla codziennej pracy firmy, przejście na tryb rozliczeń post-paid nie pociąga za sobą zmian w rozkładzie ruchu pojazdów. Konieczna jest jedynie wymiana urządzenia viaBOX. Po odbiorze nowego urządzenia viaBOX działającego w systemie post-paid, wystarczy zamontować je w miejsce poprzedniego. Stare urządzenie należy oddać w punkcie obsługi viaTOLL, rozwiązując przy tym umowę pre-paid. Na tej podstawie wszystkie nie wykorzystane środki z rachunku pre-paid oraz kaucja za urządzenie zostaną zwrócone.
Europa pod kontrolą
Kluczową zaletą korzystania ze wsparcia operatorów kart paliwowych do rozliczana e-myta jest uproszczenie kontroli i
fakturowania tych wydatków. Firma transportowa ma jednego partnera, który załatwia wszystkie formalności, łącznie fakturuje opłaty z różnych państwa i systemów. Partner taki jak DKV ma wynegocjowane ze spółkami autostradowymi rabaty za rozliczenia przy pomocy swoich kart – i przenosi na klientów pełną wysokość tych upustów. Pomocą są też programy internetowe do planowania, a następnie kontroli wydatków na opłaty drogowe w trasie. DKV uruchomił ostatnio kalkulator, który pozwala z bardzo dużą dokładnością wyliczyć łączną wysokość myta na dowolnym, zaplanowanym odcinku. Uwzględnia przy tym takie parametry, jak: DMC, liczba osi oraz klasa emisji zanieczyszczeń. Aplikacja obejmuje większość obowiązujących w Europie systemy myta, w tym wprowadzany wkrótce francuski podatek Ecotaxe.
(opr. DKV)
