Niezależnie od branży, wielkości, kultury organizacyjnej w każdej firmie zachodzą procesy komunikacji wewnętrznej. Jej jakość jest odczuwalna od pierwszego dnia pracy w nowej firmie. Pierwsze dni w pracy są jak pierwsze wrażenie – intrygują lub zniechęcają. Od tego pierwszego wrażenia zależy, jak szybko nowo zatrudniona osoba wdroży się w swoje obowiązki, zintegruje z ludźmi, zidentyfikuje z firmą. Już od tego dnia firma może zbudować zaangażowanie, lojalność i sympatię do siebie.
Na początku jest natłok informacji, tłumy nowych ludzi, mnóstwo nowych wrażeń. I dla pracownika, i dla pracodawcy istotne jest, żeby wdrożenie przebiegło jak najszybciej i jak najskuteczniej. Nie tylko pod względem objęcia nowych obowiązków, ale także pod względem poczucia się nowej osoby jak „u siebie”.
Po pierwsze: miejsce pracy
Miejsce pracy to nie tylko biurko, przy którym na co dzień pracownik ma wykonywać swoje zadania – trafić do swojego pokoju nie jest sztuką, poruszać się po całym biurze sztuką bywa. Czasami nie wystarczy jedno oprowadzenie i tabliczki na drzwiach. Świetnym ich uzupełnieniem jest drukowany przewodnik po biurze. W przewodniku, oprócz mapy biura, mogą znaleźć się informacje o podstawowych sprawach, jak czas pracy, pora lunchu, zasady rezerwacji sal konferencyjnych czy sprzętu, wysyłanie i odbieranie poczty wewnętrznej i zewnętrznej, zasadach korzystania z kuchni oraz innych sprawach administracyjnych, rozkład jazdy autobusu firmowego, informacje o narzędziach komunikacji wewnętrznej, czy nawet o wizytach „pana kanapki”. Wręczenie nowemu pracownikowi takiego przewodnika sprawi, że poczuje się on zauważony i zadbany, będzie swobodniej i śmielej poruszał się po firmie.
Nową osobę można dodatkowo powitać drobnym upominkiem. Może to być chociażby zestaw gadżetów firmowych lub maskotka firmowa. Upominek podkreśli przyjęcie i przynależność nowej osoby do zespołu. Kolejnym gestem, który można wykonać w stronę nowego pracownika jest powitanie go na łamach firmowego biuletynu, na stronach intranetu czy innego popularnego i ogólnodostępnego w firmie narzędzia komunikacji wewnętrznej. Kilka słów na temat dotychczasowych doświadczeń, kilka słów na temat stanowiska i obowiązków, kilka słów na temat pasji i uśmiechnięte zdjęcie sprawiają, że nowa osoba przestaje być anonimowa dla pracowników i sama czuje się wyróżniona. Może ją to także ośmielić do zadawania pytań i poznawania firmy.
