Outsourcing procesów HR obniża koszty zarządzania kadrami?

W trudnych czasach branża logistyczna optymalizuje nie tylko łańcuchy dostaw, ale też procesy związane z zarządzaniem kadrami, przenosząc ich obsługę na zewnątrz. Poza typowymi usługami rekrutacji, dzięki outsourcingowi i optymalizacji procesów HR, w niektórych obszarach przedsiębiorstwa mogą obniżyć koszty związane z zatrudnieniem pracowników nawet do 8 proc.

To co jest istotne w branży logistycznej, to efektywne zarządzanie czasem pracy, zwłaszcza w magazynach, gdzie czas pracy i ilość pracowników tymczasowych, uzależnione są od sezonowości. Powierzenie firmie zewnętrznej planowania zatrudnienia pracowników może odbywać się jako planowanie czasu pracy. Wówczas pełną odpowiedzialność za takie planowanie czasu można przenieść na firmę zewnętrzną, aby w ramach elastyczności w kształtowaniu poziomu zatrudnienia, który może zmieniać się z dnia na dzień, nie powstawały dodatkowe koszty związane z godzinami nadliczbowymi lub postojowymi.

- Sztuką jest takie zarządzanie grupą pracowników tymczasowych, aby w określonym, zazwyczaj jedno miesięcznym okresie, zaoferować pracę wszystkim osobom z tej grupy, przydzielając odpowiednio większą liczbę godzin pracy pracownikom bardziej efektywnym i doświadczonym, zaś proporcjonalnie mniejszą ilość pracy – osobom z mniejszym doświadczeniem bądź gorzej ocenianym. W ramach rozwiązania bardziej zaawansowanego, agencja pracy tymczasowej może przejąć od klienta nie tylko planowanie czasu pracy, ale wręcz planowanie całej obsady pracowników, potrzebnej do wykonania danej ilości pracy. Wówczas, agencja na podstawie planów produkcyjnych klienta, dostosowuje liczbę pracowników z określonym doświadczeniem i kompetencjami, którzy powinni zostać skierowani w danym okresie do pracy - wyjaśnia Michał Tarnowski commercial manager Randstad Inhouse Services (ekspert projektowania i wdrażania zaawansowanych modeli współpracy z zakresu outsourcingu procesów rekrutacyjnych, konsultingu HR oraz pracy tymczasowej).

Kolejny obszar outsourcingu to obsługa HR-owa pracowników zewnętrznych sprowadzająca się nie tylko do skierowania ich do pracy, wydania umowy o pracę i wypłacie pensji, ale oznaczająca pełnienie przez agencję zatrudnienia roli działu HR dla pracowników tymczasowych. Obsługa ta realizowana jest zazwyczaj w miejscu zatrudnienia, np. magazynie logistycznym. Konsultant agencji, dostępny przez 8 godzin dziennie dla wszystkich pracowników tymczasowych, wspiera biznes klienta z rozwiązywaniu codziennych wyzwań, jakie pojawiają się w trakcie zarządzania personelem.

- Konsultant jest także opiekunem pracowników tymczasowych w pierwszych dniach ich pracy, skutecznie zmniejszając stres, z jakim wiąże się rozpoczęcie zatrudnienia u nowego, nieznanego pracodawcy. Doświadczenie pokazuje, iż otoczenie właściwą opieką pracowników tymczasowych w znaczny sposób przyczynia się do poprawienia ich zadowolenia z pracy i skutkuje niższą rotacją oraz obniżeniem absencji - mówi Michał Tarnowski z Randstad Inhouse Services.

Powierzenie agencji zatrudnienia odpowiedzialności za procesy HR powinno zależeć od tego, czy będą one realizowane bardziej efektywnie niż w sytuacji, gdyby pozostawały one w ramach odpowiedzialności firmy. W praktyce oznacza to, iż powinny przynosić organizacji wymierne korzyści finansowe. Dzięki outsourcingowi i optymalizacji procesów HR, przedsiębiorstwa mogą obniżyć np. koszty związane z zatrudnianiem pracowników tymczasowych o 5-8 proc., co w przypadku firmy zatrudniającej 50 takich pracowników oznaczać może roczną oszczędność w wysokości 75 tys. – 120 tys. zł. Aby jednak to osiągnąć, potrzebne jest innowacyjne podejście do procesów HR. Dlatego wybór firmy, która będzie w stanie faktycznie zoptymalizować zarządzanie kadrami nie jest łatwe. Na co zwracać uwagę?

Przed podpisaniem umowy o outsourcingu i optymalizacji procesów (i to nie tylko w przypadku pracowników tymczasowych) niezbędne jest przeprowadzenie analiz, identyfikujących sytuację wyjściową w organizacji przedsiębiorstwa oraz opisujących sytuację docelową, wraz ze wskazaniem korzyści, w tym korzyści finansowych, które są możliwe do uzyskania z obsługi procesów HR. Analizy takie powinny być przeprowadzane przez specjalistów, znających metodologie zarządzania jakością i procesami.

- Obecnie wykorzystywane są narzędzia z zakresu lean management, six sigma, kaizen i pokrewne – dotychczas używane głównie do analizy procesów produkcyjnych, „zaprzęgane” teraz do służby w HR. Efektywność procesów i generowane dzięki nim oszczędności nie mogą obyć się bez stosownych narzędzi IT, wpierających codzienną pracę konsultantów agencji zatrudnienia - wymienia Michał Tarnowski z Randstad Inhouse Services.

- Oceny okresowe można zautomatyzować i oprzeć o narzędzia IT, co umożliwia  zaoszczędzenie czasu przeprowadzenia oceny, a także pozwala na wygenerowanie raportów końcowych, które stanowią podstawę do przeprowadzenia rozmowy oceniającej dla pracownika. Przekazanie wyspecjalizowanej firmie przygotowania modelu kompetencyjnego, systemu wynagrodzeń zasadniczych oraz zmiennych czy opisów stanowisk zwiększa efektywność takich projektów oraz oszczędza czas potrzebny na wdrożenie. W logistyce ważnym problemem jest również rotacja pracowników – odpowiednie zbadanie ich kompetencji i motywacji oraz zaangażowania pozwala pracodawcom zniwelować ten problem - mówi Małgorzata Pukropek, HR project leader Antal HR Consulting.

Decydując się na powierzenie obsługi, niektórych procesów HR firmie zewnętrznej, należy pamiętać, że niezbędna jest gwarancja sprostania przez usługodawcę stawianym przed nim oczekiwaniom, a w razie niepowodzenia poniesienia konsekwencji.

(Opr. Beata Trochymiak)