To zawód dla wytrwałych i dla ludzi z pasją. Pracownik na tym stanowisku zajmuje się organizacją transportu lotniczego, zarówno w eksporcie jak i w imporcie. To najczęściej pierwsza osoba, z którą kontaktuje się klient w firmie spedycyjnej.
- Jako spedytor reprezentuję firmę przed klientem. Kluczem do sukcesu jest przede wszystkim wsłuchanie się w indywidualne potrzeby klienta, zaproponowanie konkretnych rozwiązań serwisowych i cenowych. Muszę jak najszybciej odpowiedzieć na jego zapytanie, rzetelnie poinformować jakie czynności trzeba podjąć aby zrealizować dany transport, np. dobór opakowania, zabezpieczenie towaru, odbiór towaru, odprawa celna, ewentualne ubezpieczenie itp. - mówi Paweł Markiewicz, Airfreight Forwarder DHL Global Forwarding Sp. z o.o.
Obowiązki
Podstawą pracy spedytora jest ocena potrzeb klienta i ściśle dobrana do tego propozycja adekwatnych rozwiązań transportowych oraz ich realizacja.
- Czasami bywa tak, że klient poszukuje rozwiązania nie bardzo wiedząc jakie są potencjalne możliwości. Nie zawsze transport lotniczy jest tym jedynym i najlepszym. Pieniądze i czas to dwa współzależne elementy każdego rodzaju transportu. Jeśli zleceniodawcy zależy tylko na cenie a nie na czasie dostawy, to spedytor powinien dobrać odpowiedni czyli w tym przypadku tani środek transportu np. transport morski i skierować klienta do spedytora morskiego. - mówi Paweł Markiewicz
Spedytor powinien wyjaśnić klientowi skąd biorą się różnice w cenie za usługę i z czego wynika czas dostawy. Transport lotniczy odbywa się z portu do portu lotniczego natomiast między lotniskiem a klientem występuje transport drogowy, którego organizacja również należy do spedytora lotniczego. To spedytor ocenia poszczególne etapy dostawy i musi wiedzieć jak zorganizować trasę, którą powinien przebyć towar. Wszystko odbywa się w określonych ramach czasowych, toteż spedytor ocenia ile czasu potrzebuje na organizację transportu, a ile czasu na odprawę, czy są potrzebne jakieś dodatkowe czynności np. związane z pakowaniem towaru. W związku z tym spedytor musi także wiedzieć z kim się kontaktować i w jakim czasie np. kiedy należy podjąć kontakt z agentem handlingowym (firma obsługująca przesyłki na płycie lotniska pomiędzy magazynem a ładownią samolotu), a kiedy z linią lotniczą czy z urzędem celnym.
Cecha dobrej organizacji pracy to podstawa w tym zawodzie.
Dodatkowo spedytor musi znać się na dokumentach transportowych i aktualnie obowiązujących przepisach w kraju nadania jaki i przeznaczenia towaru, ponieważ to spedytor przygotowuje całą dokumentację, która towarzyszy przesyłce podczas jej drogi. W przypadku spedytora lotniczego do tych dokumentów zalicza się przede wszystkim list przewozowy CMR, a także dokumenty lotnicze tj. MAWB (MasterAirWay Bill), HAWB (House AirWay Bill - list lotniczy przewozowy wewnętrzny), Cargo Manifest. Oprócz tych dokumentów spedytor powinien dobrze znać warunki INCOTERMS, podstawy aktualnych procedur celnych np. wiedzieć o tym, że nie można wysłać lub przywieźć na teren danego obszaru towaru bez odprawy celnej. To spedytor lotniczy w oparciu o ofertę kontaktuje się z wybraną linią i robi tzw. booking czyli rezerwację miejsca na samolocie. Niezwykle pomocna jest więc znajomość skrótów lotnisk i terminów transportowych używanych w liniach lotniczych oraz cały mechanizm ograniczeń jakie rządzą transportem lotniczym.
Predyspozycje do zawodu
Przede wszystkim spedytora powinna cechować cierpliwość oraz umiejętność słuchania. Nie mogą mu być obce umiejętności komunikacyjne, kultura osobista i zręczność precyzyjnego artykułowania myśli. To często praca wymagająca podejmowania decyzji w warunkach stresu, bo tu wszystko dzieje się szybko - "just in time". - Jesteśmy ograniczeni bookingami od linii lotniczych, które podejmują się realizacji danego transportu. To one wyznaczają ramy czasowe w których przesyłka musi znaleźć się na samolocie. Jeśli z jakiś powodów się spóźnimy możemy czasem czekać nawet tydzień na kolejny wylot. A to już ryzyko nieprawidłowego zrealizowania zlecenia i utraty zaufania klienta. W tej branży powiedzenie „czas to pieniądz” nabiera zatem szczególnej wagi. Trzeba działać szybko i podejmować precyzyjnie przemyślane decyzje. Dokładnie ustalać ze zleceniodawcą wszystkie czynności niezbędne do tego aby cały łańcuch dostawy odbył się tak jak to sobie ustaliliśmy. O bieżących postępach lub ewentualnych opóźnieniach należy na bieżąco informować klienta. - tłumaczy Paweł Markiewicz z DHL Global Forwarding.
Wykształcenie i uprawnienia
Wykształcenie w tym zawodzie nie ma praktycznie znaczenia, bo jak mówi Paweł Markiewicz - każdy przy odpowiednim zaangażowaniu może nauczyć się tego zawodu. Nie mniej, wykształcenie kierunkowe np. logistyczne czy transportowe, daje niezbędne podstawy do podjęcia tej profesji i na pewno osoba z takimi kwalifikacjami szybciej wdroży się do pracy w spedycji wykorzystując w codziennej praktyce nabytą wiedzę teoretyczną.
- Jestem z wykształcenia humanistą, ukończyłem politologię i osobiście uważam, że humaniści są bardziej elastyczni. Wszechstronne wykształcenie ułatwia przyswajanie wiedzy, często sugeruje nieszablonowe rozwiązania problemów i ułatwia zrozumienie multikulturowego charakteru pracy w korporacji międzynarodowej. Zdolność przyswajania dużej porcji wiedzy z różnych obszarów, z pewnością ułatwiła mi pracę w spedycji. W momencie kiedy zaczynałem pracę spedytora lotniczego, miałem co prawda ukończony kurs z zakresu transportu materiałów niebezpiecznych i pracodawca zwrócił na to uwagę, ale była to „wartość dodana” , dzięki, której mogłem tylko lepiej wykonywać swoje obowiązki. Tak naprawdę pod opieką doświadczonego mentora, osoba która stawia pierwsze kroki w spedycji może nauczyć się tego rzemiosła dość szybko od podstaw. - mówi Paweł Markiewicz
Nie ma też konieczności posiadania świadectwa ukończenia np. kursu spedytora. Oczywiście mając takie świadectwo, czy też inne dodatkowe kwalifikacje jak np. uprawnienia agenta celnego na pewno o wiele łatwiej takiej osobie będzie poznawać tajniki spedycji.
Duże znaczenie na stanowisku spedytora lotniczego ma znajomość języków obcych. Szczególnie ważne są podstawy języka angielskiego.
- Nie musimy znać od razu biegle języka angielskiego. Wystarczy znać go na poziomie komunikacji mailowej i telefonicznej. Natomiast z biegiem czasu poznaje się coraz to nowsze zagadnienia z branży. Pojawiają się nowe problemy, przybywa nowy zasób słownictwa specjalistycznego. Tak naprawdę cały czas człowiek się czegoś uczy- wyjaśnia Paweł Markiewicz
W tej pracy bardzo szybko rozwija się umiejętności językowe i szybko przyswaja się nieznane dotąd słówka czy skróty branżowe. Praca w tym zawodzie daje również wiele innych możliwości rozwojowych. Praktycznie każdy klient i każda przesyłka to nowy indywidualny problem i nowe wyzwanie. Dużą satysfakcję daje kontakt z ludźmi w środowisku międzynarodowym. Wiele z takich kontaktów służbowych przeradza się później w zupełnie prywatne już znajomości np. na facebook-u.
- Polecam spróbowanie sił w tym zawodzie, bo nawet jeśli okaże się że to nie jest zajęcie dla nas i zrezygnujemy z niego już po okresie próbnym, zdobyta w tym czasie wiedza daje ogromne możliwości pracy w szeroko rozumianej branży TSL. Ta profesja preferuje szczególnie osoby, które mają zacięcie do nauki nowych rzeczy i konsekwentnie potrafią realizować swoje plany. Nie jest to też praca tylko za biurkiem. Spedytor musi dopilnować dokumentów ale też sprawdzić co dzieje się z przesyłką w magazynie, w urzędzie celnym czy też u agenta handlingowego. Z drugiej strony zorganizowanie i doprowadzenie tego całego procesu do końca daje ogromną satysfakcję, zwłaszcza jeśli zadowolony klient wraca z kolejnym zleceniem - podsumowuje zachęcając do zawodu spedytora lotniczego Paweł Markiewicz.
(Opr. BT w oparciu o informacje DHL Global Forwarding)
Szukasz pracy w spedycji zobacz ofety pracy: wszystkie oferty pracy