Karolina Radziszewska, HR manager Randstad Sp. z o.o
Pracowniku - nie bój się oceny okresowej! Pracodawco - pamiętaj o kilku zasadach!
Ocena pracownicza ma na celu przede wszystkim dostarczenie pracownikom wartościowej informacji zwrotnej o ich pracy, zróżnicowanie pracowników w oparciu o istotne z punktu widzenia biznesu kryteria i określenie ich predyspozycji i możliwości rozwojowych. Dzięki niej mamy nadzieję ograniczyć aspekt subiektywny (taki jak osobista sympatia / antypatia przełożonego), a wzmocnić aspekt obiektywny (czyli wartość pracy danego pracownika dla organizacji teraz i w przyszłości). Jedynie ocena wykonywana na piśmie, w określonych, ściśle zdefiniowanych odstępach czasu, w odniesieniu do predefiniowanych kryteriów w oparciu o konkretne zachowania i wyniki ma szansę pełnić taką rolę.
Dobrze skonstruowana ocena okresowa zawiera dwa obszary oceny – kompetencje (w szerokim rozumieniu – nie tylko wiedzy i umiejętności, ale także zachowań będących wyrazem postaw, motywacji, wartości) i wyniki. Pominięcie jednego z czynników może skutkować błędnymi decyzjami personalnymi i poczuciem niesprawiedliwości – np. opierając się wyłącznie na wynikach moglibyśmy awansować na stanowisko menedżerskie osobę, która jedynie przypadkiem zrealizowała swoje cele okresowe, a nie posiada potencjału ani koniecznych umiejętności do pełnienia tej funkcji. Tak więc prawidłowo zaprojektowana i funkcjonująca ocena okresowa stanowi ogromne źródło korzyści zarówno dla organizacji jak i dla poszczególnych pracowników (rzetelna informacja zwrotna, możliwość rozwoju).
Dlaczego więc tak często nie lubimy tego procesu – zarówno menedżerowie (strata czasu!) jak i pracownicy (sąd
ostateczny, judgment day…)?
Źródło problemu z reguły tkwi w złym wykonaniu – istnieje cały szereg błędów które łatwo popełnić w procesie oceny (poczynając od niedostatecznego przygotowania i uargumentowania oceny, skończywszy na błędach pozytywnej bądź negatywnej atrybucji). Kolejna pułapka to nadmierna koncentracja na negatywnej informacji zwrotnej, bądź bezwartościowa, nieuargumentowana informacja pozytywna (dająca wrażenie arogancji i braku uwagi ze strony przełożonego), skończywszy na „sędziowskim” sposobie przeprowadzania oceny. Wszystko to powoduje, że często pracownicy czują się niesprawiedliwie krytykowani, obrażani, ale też chwaleni bez podstaw za nie swoje zasługi. Moment rozmowy traktują jak upokorzenie i żabę do zjedzenia, nie wsparcie i wartość.
Dobra ocena wymaga zachowania kilku podstawowych zasad:
1. przygotowanie! każde twierdzenie zawarte w ocenie, powinno mieć uzasadnienie w postaci zachowania pracownika,
2. podstawa! ocena następuje wyłącznie w odniesieniu do ustalonego wcześniej okresu i ustalonych wcześniej kryteriów (celów, kompetencji),
3. otoczenie! spokój, uwaga skupiona tyko na rozmówcy,
4. życzliwość! uśmiech, ton, przebieg rozmowy pokazujący pozytywne nastawienie i intencje w stosunku do rozmówcy,
5. dialog! poznanie samooceny pracownika, podkreślenie podobieństw i przedyskutowanie rozbieżności,
6. równowaga! nie ma pracowników, którzy są samym złem, a każdy potrzebuje pozytywnej oceny żeby żyć – należy koniecznie pamiętać o poświęceniu uwagi i czasu informacji pozytywnej co najmniej na równi z negatywną,
7. zero niespodzianek! ocena okresowa jest podsumowaniem a nie jedynym źródłem informacji zwrotnej, która powinna być przekazywana na bieżąco; jeżeli pracownik jest zaskoczony oceną, to oznacza, że menedżer nie wykonał dobrze swojej pracy przez cały rok,
8. konsekwencje! co taka a nie inna ocena oznacza dla pracownika, co dalej będzie się działo?
Jak pokazuje praktyka – nie jest to łatwe. Pewnym optymizmem napawa fakt, że im bardziej dojrzała, rozwinięta, pozytywna i funkcjonalna jest kultura organizacji, tym łatwiej takie zasady stosować i kultywować. W takich organizacjach pracownicy na spotkania roczne często przychodzą z uśmiecham na twarzy – i z uśmiechem z takiego spotkania wychodzą.
Specyfika oceny pracowników w branży TSL
Paulina Błaszkowska dyrektor ds. zasobów personalnych ET Logistik Sp. z o.o.
- Nie ulega wątpliwości, że w organizacjach działających w branży TSL jedną z kluczowych struktur stanowi dział spedycji. Wyzwaniem podczas projektowania systemu oceny jest w tym przypadku określenie kryteriów efektywności na stanowisku pracy. W ET Logistik sp. z o.o. dążymy do zachowania jak największej elastyczności rozwiązań logistycznych oferowanych klientom, co w praktyce oznacza, że wymagania wobec spedytorów w poszczególnych lokalizacjach mogą znacząco różnić się od siebie. W konsekwencji standaryzacja oceny dla wszystkich pracowników zajmujących to stanowisko nie jest możliwa. Dlatego też od kilku lat stosujemy system pozwalający na różnicowanie wskaźników efektywności na poziomie poszczególnych oddziałów. Równocześnie spedytorzy, podobnie jak wszyscy pracownicy spółki, podlegają ocenie w znacznie szerszym zakresie – uwzględniającej specyficzne kompetencje stanowiskowe. Podejście to stanowi przykład dostosowania systemu oceny do potrzeb organizacji. Należy jednak pamiętać, że nawet najlepsze procedury nie gwarantują, że ocena okresowa będzie spełniała swoje podstawowe funkcje. Ocena okresowa powinna być podporządkowana podsumowywaniu i formułowaniu planów rozwojowych, motywowaniu, poprawie komunikacji, wskazywaniu obszarów, które funkcjonują dobrze oraz tych, nad którymi należy pracować. Zmiana przekonań dotyczących tego procesu jest niewątpliwym wyzwaniem i czasem potrzebne jest kilka lat, aby pracownicy przekonali się, że ocena okresowa nie służy na przykład typowaniu osób do zwolnienia! Inny problem stanowi sam sposób przeprowadzania oceny w organizacji. Błędem, który może zaważyć na rzeczywistej wartości informacji uzyskanych podczas tego procesu, jest między innymi bagatelizowanie oceny okresowej przez przełożonych. W praktyce najczęściej uwidacznia się to poprzez skracanie czasu rozmowy oceniającej, lub całkowitą rezygnację z niej oraz pobieżne wypełnianie kwestionariuszy. Można również spotkać się z sytuacją, kiedy zdecydowana większość pracowników organizacji zostaje oceniona na poziomie zgodnym z oczekiwaniami. Powinno to stanowić sygnał dla działu HR, że nie wszystko odbywa się tak jak powinno. Dlatego też już na etapie planowania wdrożenia oceny okresowej warto zastanowić się nad sposobem komunikowania pracownikom wszystkich szczebli czemu ten proces służy oraz jakie niesie ze sobą korzyści zarówno na poziomie indywidualnym, jak też i całej organizacji.
