Coraz większą popularność zdobywa pojęcie whistleblowing’u (ang. dmuchać w gwizdek, alarmować) oznaczające sygnalizowanie nieprawidłowości mających miejsce w organizacji. Systemy służące informowaniu i ostrzeganiu w dobrej wierze o niepożądanych działaniach stanowią jeden ze skutecznych mechanizmów w walce z oszustwami wewnętrznymi i korupcją, jednocześnie pozwalając na wczesne wykrycie i przeciwdziałanie postępowaniu na szkodę przedsiębiorstwa.
Branża TSL jako funkcjonująca w otoczeniu biznesowym składającym się z wielu interesariuszy - klientów, kontrahentów, podwykonawców i regulatorów narażona jest na podwyższone ryzyko za-istnienia fraudu, a tym samym strat finansowych i wizerunkowych. Nieprawidłowości, które mogą zostać zgłoszone to nie tylko łamanie prawa powszechnie obowiązującego (np. oferowanie płatnej protekcji), ale także wewnętrznych regulacji firmy (np. polityki prezentowej lub nadużywania polityki samochodowej), czy też kodeksu etyki obowiązującego w przedsiębiorstwie. W 2018 r. mediana straty poniesionej przez przedsiębiorców w sektorze logistyczno-transportowym wyniosła 140 tys. dolarów amerykańskich. Narażenie na nieprawidłowości i straty generuje nie tylko zewnętrzne otoczenie biznesowe (klienci, kontrahenci), ale także tzw. insider dealing (ang. wykorzystywanie informacji poufnych). Tym samym spedytorzy, logistycy i szeroko pojęta branża transportowa po-winna zabezpieczyć się na wypadek niepożądanych działań.
Czym jest system whistleblowing’owy?
W celu skutecznej walki z fraudami koniecznie jest wdrożenie zorganizowanego systemu działań, którego jednym z kluczowych ogniw jest możliwość zgłaszania zauważonych nieprawidłowości. Skoro do przekazywania informacji może być uprawnione szerokie spectrum interesariuszy, znaj-dujących się zarówno wewnątrz organizacji, jak i poza nią, konieczne jest zagwarantowanie bezpieczeństwa sygnalistów. Najbardziej podstawowym i szeroko przyjmowanym mechanizmem gwarantującym parasol ochronny nad sygnalistami jest możliwość anonimowego dokonywania zgłoszenia. Dzięki temu możliwe jest zminimalizowanie obawy pracownika czy też kontrahenta ujawnienia jego tożsamości i uniknięcia skutków w postaci odwetu, szykan, mobbingu czy wręcz zakończenia dotychczasowej współpracy. Do najszerzej rozpowszechnionych kanałów zgłaszania nieprawidłowości należą dedykowane skrzynki mailowe lub linie telefoniczne, skrzynki przeznaczone na pozostawienie anonimowych listów lub przesyłanie informacji pocztą tradycyjną. Nie zmienia to faktu, iż metodą zapewniającą poufność oraz anonimowość jest możliwość złożenia anonimowego zawiadomienia do kancelarii prawnej obsługującej dany podmiot, dzięki czemu zgłoszenie zostaje objęte obowiązującą prawnika tajemnicą zawodową.
Samo zgłoszenie jednak to pierwszy element systemu whistleblowing’owego. Kolejnym jest przeprowadzenie postępowania wewnętrznego polegającego na zgromadzeniu materiału pozwalającego ocenić prawdziwość zgłoszenia oraz potencjalne straty i ryzyka płynące ze zgłoszonej sytuacji. Sama procedura wewnętrzna wymaga zaangażowania odpowiednich osób wewnątrz firmy, a czę-sto także wsparcia ze strony ekspertów zewnętrznych - prawników prowadzących postępowania wewnętrzne czy też specjalistów z zakresu compliance. Istotnym elementem jest obiektywne prze-prowadzenie wewnętrznego postępowania wyjaśniającego, a także, o ile jest to możliwe (np. za pośrednictwem kancelarii prawnej) informacja zwrotna do zgłaszającego nieprawidłowość o podjęciu działań na rzecz wyjaśnienia sprawy. System whistleblowingowy będzie skuteczny i efektywny w sytuacji, gdy pracownicy i inni zaangażowani w życie firmy będą mieć świadomość, że ich zgłoszenia nie wpadają w próżnię.
Czy warto wdrażać system whistleblowing’owy?
Działalność gospodarcza nierozerwalnie wiąże się z podejmowaniem ryzyka, a także zarządzaniem poszczególnymi jego rodzajami - operacyjnym, finansowym, braku zgodności (compliance), widzerunkowych czy produktowym. Funkcjonowanie w sektorze TSL wiąże się z podwyższonym ryzykiem operacyjnym łączącym się z narażeniem na kradzież towaru, sztucznym generowaniem strat (np. zawyżaniem faktur paliwowych) czy też wykorzystywaniem informacji objętych tajemnicą przedsiębiorstwa prowadzącym do niekorzystnego rozporządzenia majątkiem spółki wraz z pozyskaniem osobistych korzyści majątkowych managerów średniego i wyższego szczebla. Im wcześniej zostanie dokonana diagnoza sytuacji, rozpoznane zagrożenie i podjęte kroki w celu znalezienia sedna problemu, tym większe szanse na zmitygowanie ryzyka wystąpienia oszustwa (wewnętrzne-go czy to zewnętrznego) i uniknięcie strat. Zgodnie z globalnym raportem na temat oszustw i nadużyć Report to the Nations 2018 - Global Study on Occupational Fraud and Abuse przygotowanym przez ACFE (Association of Certified Fraud Examiners), w samym tylko 2018 roku przedsiębiorcy stracili ponad 7 miliardów dolarów w wyniku fraudów dokonanych w firmach. Zdecydowaną większość z nich udało się wykryć dzięki wskazówkom przekazanym przez tzw. whistleblowerów (sygnalistów) którzy w dobrej wierze zgłosili informację o zaistniałych nieuczciwościach.
Jednym z kluczowych sposobów uzyskania wiedzy o nieprawidłowościach mających miejsce w organizacji jest umożliwienie zgłaszania ich przez odpowiednio przygotowane, i najlepiej anonimowe, kanały komunikacji. Pracownik, klient, kontrahent, a nawet stażysta mający dostęp do rozmai-tych obszarów wiedzy o firmie ma wówczas szansę na podzielenie się frapującymi go wiadomościami. Amerykańska Komisja Papierów Wartościowych i Giełd (SEC) przyznaje znaczne nagrody finansowe za przekazanie informacji o nieprawidłowościach. Rekordową nagrodę w wysokości 83 milionów dolarów przyznała dla trzech pozostających anonimowymi dla opinii publicznej sygnalistów w marcu 2018r. Także polskie firmy decydują się na wdrożenie systemu zgłaszania nieprawidłowości, który już niedługo stanie się obligatoryjnym elementem w funkcjonowaniu przedsiębiorstwa w związku z projektowaną ustawą o odpowiedzialności podmiotów zbiorowych pod groźbą kary oraz projektowaną unijną dyrektywą o ochronie sygnalistów.
Autor: dr Beata Baran, partner w Kancelarii Prawnej Baran Książek Bigaj. Radca prawny, doktor nauk prawnych, specjalista w zakresie prawa pracy, compliance oraz whistleblowing, zajmuje się wdrażaniem polityk wewnętrznych. Chcesz podyskutować z autorem, napisz: Ten adres pocztowy jest chroniony przed spamowaniem. Aby go zobaczyć, konieczne jest włączenie w przeglądarce obsługi JavaScript.)
Kancelaria Baran Książek Bigaj to butik prawniczy specjalizujący się w indywidualnym i zbiorowym prawie pracy oraz compliance. Kancelaria posiada szerokie doświadczenie w prowadzeniu postępowań sądowych. Więcej na: https://ksiazeklegal.pl/)
