Kończąc współpracę, niektórzy ograniczają się tylko do krótkiej rozmowy i załatwienia spraw związanych ze zdaniem stanowiska pracy oraz dokumentacji. Pożegnanie się z pracownikiem jest zazwyczaj procesem skróconym do minimum. Gdy pracownik kończy pracę z własnej woli, warto jednak dowiedzieć się, jakie są jego powody. Jaka sytuacja go zmusiła, bądź wpłynęła na taką decyzję? W sytuacji, gdy to my postanowiliśmy kogoś zwolnić, wtedy również porozmawiajmy ze zwalnianym pracownikiem. Wbrew pozorom, mogą skorzystać na tym obie strony. W obu przypadkach chodzi o exit interview. Co to takiego?
Exit Interview to rozmowa - wywiad, którą przeprowadza się z pracownikiem odchodzącym z firmy, niezależnie od tego, czy zapadła decyzja o jego zwolnieniu, czy osoba sama postanowiła zakończyć współpracę. Jeżeli zostanie poprowadzona w odpowiedni sposób, staje się efektywnym narzędziem employer brandingowym dla pracodawcy, czy dokładniej – dla działu HR w danej firmie lub osób odpowiedzialnych za zatrudnienie, ale nie tylko dla nich. Dlaczego?
– Z doświadczenia wielu ekspertów HR z różnych firm czy menedżerów odpowiedzialnych za sprawy kadrowe wynika, że podczas takich końcowych wywiadów, pracownicy chętnie dzielą się swoimi przemyśleniami, ponieważ „nie mają już nic do stracenia”. Nie są skrępowani reakcją szefa czy nawet bezpośredniego przełożonego. Przekazują cenne opinie, których pracodawca nie mógłby zdobyć w inny sposób, np. przeprowadzając ankietę pracowniczą – mówi Agnieszka Surowiec, dyrektor ds. HR i komunikacji w Intrum.
Z pewnością pojawią się wątpliwości, czy można liczyć na „obiektywny” i wyważony komentarz pracownika, który zostaje zwolniony z pracy i czy w takich okolicznościach przeprowadzanie exit interview w ogóle ma sens? Odpowiedź brzmi: TAK i to przynajmniej z dwóch powodów. Po pierwsze, jest to okazja dla dwóch stron do ostatecznego wyjaśnienia sobie wszelkich wątpliwości i „zarzutów”. Warto rozstać się z pracownikiem w dobrych relacjach – to naprawdę jest doceniane. Jego ostatni dzień w pracy nie musi wyglądać, jak w amerykańskich firmach, kiedy to pakuje się swoje rzeczy osobiste w karton i opuszcza się biuro. Dobrze jest zapewnić takiej osobie komfort psychiczny i poświęcić czas na rozmowę. Skupmy się w niej na podkreśleniu zalet rozmówcy – każdy pracownik je ma, nawet ten, który w naszej opinii nie był „pracownikiem miesiąca” i dlatego kończymy z nim współpracę. Przeprowadźmy exit interview, a z dużym prawdopodobieństwem pracownik będzie mimo wszystko miło nas wspominał. Po drugie, od niego również możemy zyskać informację, które np. pomogą nam w usprawnieniu procesów występujących w naszej firmie, zarówno tych, które dotyczą np. obsługi klientów czy rozmów z kontrahentami, jak i samej organizacji pracy zespołu.
Jak się przygotować do rozmowy?
W Polsce organizowanie takich rozmów nie jest jeszcze tak popularne, jak w innych krajach Europy, choć coraz więcej firm postanawia wdrażać to rozwiązanie. Warto jednak pamiętać o szeregu zasad, których powinno się przestrzegać, by rozmowa została przeprowadzona w odpowiedni sposób:
Kto powinien przeprowadzić exit interview - bezpośredni przełożony? To błąd, jak wskazują eksperci, zwłaszcza gdy to właśnie przez niego pracownik odchodzi z firmy. Exit interview powinna przeprowadzić osoba z obszaru HR, która będzie najlepiej wiedzieć, jak postępować w takiej sytuacji. Jeżeli w firmie nie ma takiej osoby, warto skorzystać z zewnętrznego wsparcia, ale pamiętać należy iż ważne jest, aby podczas exit interview obecna była osoba z kadry zarządzającej, wysoko postawiony menedżer. Gdyż to właśnie osoby znajdujące się na takich stanowiskach, powinny być zainteresowane tym co dzieje się w firmie i jakie zdanie mają o niej pracownicy. Przy tym ważne jest także potraktowanie byłego pracownika z należnym mu szacunkiem.
Od czego zacząć rozmowę?
Podczas exit interview dobrze sprawdzi się zasada „od ogółu do szczegółu”. Warto zacząć od pytań dotyczących ogólnych odczuć rozmówcy, jego oceny poszczególnych aspektów związanych z pracą, np.: sposobu organizacji realizacji zadań, zarządzania przełożonych oraz kadry kierowniczej, wynagradzania pracowników, stosunków koleżeńskich, itp. Następnie, możemy skupić się na wybranych tematach. W każdym przypadku pytajmy o to, czy były pracownik dostrzega zarówno pozytywne, jak i negatywne aspekty omawianej kwestii.
Jak rozmawiać o powodach rezygnacji z pracy?
Zawsze jest to najbardziej newralgiczny punkt podczas exit interview, zwłaszcza jeżeli to pracownik podjął decyzję o zakończeniu współpracy. Pracodawca może otrzymać jasne sygnały co należałoby zmienić w firmie. Należy jednak pamiętać o tym, że były pracownik nie ma obowiązku nam się zwierzać i nie możemy też „ciągnąć naszego rozmówcy za język". Taki końcowy wywiad wymaga empatii i zrozumienia. Dobrym pomysłem jest zatem uważne słuchanie drugiej strony. Jeżeli były pracownik będzie chciał rozmawiać o kulisach swojej rezygnacji z pracy, dopiero wtedy możemy dopytywać o szczegóły.
Exit interview może być ważnym źródłem informacji dla pracodawcy, ale do otrzymanych wiadomości należy podchodzić „na chłodno”. Przede wszystkim, każdy negatywny komentarz powinien być dokładnie przeanalizowany, aby sprawdzić, czy ma pokrycie w rzeczywistości. Jest to ważne, jeżeli będziemy chcieli później wyciągnąć konsekwencje z powodu jakichś „braków”, które dostrzeżemy. Jeżeli taka rozmowa wyłoni jakieś realne problemy czy newralgiczne aspekty w działaniu firmy, następnym krokiem powinno być przejście od słów do czynów i szybkie (jeżeli to możliwe) wdrożenie odpowiednich rozwiązań, które doprowadzą do zmian na lepsze.
(red.)
