W związku ze zbliżającymi się świętami, pracodawcy przymierzają się do obdarowania pracowników paczkami świątecznymi czy też bonami świątecznymi. W związku z tym, powstają wątpliwości czy świadczenia te podlegają opodatkowaniu po stronie pracowników oraz czy stanowią podstawę wymiaru składek na ubezpieczenie społecznie oraz zdrowotne, a także czy każde takie świadczenie może stanowić koszt pracodawcy. Poniżej przedstawiamy odpowiedzi, na najczęściej pojawiające się w praktyce pytania.
Jeśli pracodawca wręczy pracownikom paczki, czy pracownik będzie musiał zapłacić od ich wartości podatek dochodowy oraz odprowadzić składki na ubezpieczenie społeczne i zdrowotne?
Przychodem pracownika ze stosunku pracy jest nie tylko wynagrodzenie zasadnicze, ale również wartość innych nieodpłatnych świadczeń lub świadczeń częściowo odpłatnych (por. art. 12 ust. 1 ustawy o podatku dochodowym od osób fizycznych; dalej: ustawa o PDOF). Tym samym, wartość pieniężna przyznanych pracownikom paczek mikołajkowych czy bonów świątecznych, stanowi dla nich przychód ze stosunku pracy podlegający opodatkowaniu podatkiem dochodowym. W zależności od faktu czy świadczenie to zostało sfinansowane ze środków obrotowych pracodawcy czy też ze środków pochodzących z ZFŚS będzie można rozważyć zastosowania zwolnień od opodatkowania przewidzianych przepisami ustawy o PDOF.
Sposób finansowania tych podarunków wpływa również na możliwość wyłączenia lub nie wartości tych świadczeń z podstawy wymiaru składek na ubezpieczenie społeczne oraz zdrowotne.
Jeśli świąteczne podarunki finansowane są ze środków obrotowych pracodawcy, to czy wartość otrzymanego świadczenia stanowi przychód pracownika ze stosunku pracy oraz podlega opodatkowaniu i uwzględnieniu w podstawie wymiaru składek na ubezpieczenie społeczne i zdrowotne?
Jak wskazano powyżej przychodem pracownika ze stosunku pracy jest również wartość paczek czy bonów przekazywanych z różnych okazji. Z uwagi na fakt, iż zakup tych podarunków został sfinansowany ze środków obrotowych pracodawcy, wartość tego świadczenia nie będzie korzystała ze zwolnienia od opodatkowania. Ponadto, świadczenia w formie bonów czy paczek sfinansowane w całości ze środków obrotowych pracodawcy stanowią przychód pracownika ze stosunku pracy, który nie został wyłączony z podstawy wymiaru składek ubezpieczeniowych. Wartość tych świadczeń powinna być zatem uwzględniona w podstawie wymiaru składek na ubezpieczenie społeczne oraz zdrowotne.
Jak wygląda kwestia opodatkowania oraz pobranie składek w przypadku paczek świątecznych w sytuacji, gdy ich zakup był sfinansowany ze środków pochodzących z zakładowego funduszu świadczeń socjalnych . Czy jest limit nieopodatkowanego wsparcia? Czy od każdego wsparcia rzeczowego lub finansowego powyżej 380 złotych rocznie trzeba będzie zapłacić podatek?
Wartość świadczeń świątecznych sfinansowana ze środków pochodzących z ZFŚS będzie korzystała ze zwolnienie z opodatkowania pod pewnymi warunkami, o których mowa w art. 21 ust. 1 pkt 67 ustawy o PDOF. Przepis ten zwalnia bowiem wyłącznie wartość otrzymanych przez pracownika w związku z finansowaniem działalności socjalnej, o której mowa w przepisach o zakładowym funduszu świadczeń socjalnych, rzeczowych świadczeń oraz otrzymanych przez niego w tym zakresie świadczeń pieniężnych, sfinansowanych w całości ze środków zakładowego funduszu świadczeń socjalnych lub funduszy związków zawodowych, łącznie do wysokości nieprzekraczającej w roku podatkowym kwoty 380 zł; rzeczowymi świadczeniami nie są bony, talony i inne znaki, uprawniające do ich wymiany na towary lub usługi;
Na podstawie powyższego przepisu należy stwierdzić, że zwolniona od podatku jest wartość:
1) świadczeń rzeczowych i pieniężnych,
2) które mają związek z finansowaniem działalności socjalnej,
3) są w całości sfinansowane ze środków ZFŚS,
4) a ich wysokość nie przekracza w roku podatkowym kwoty 380 zł.
Należy zwrócić uwagę, iż w treści analizowanego przepisu ustawodawca wyraźnie wyłączył ze zwolnienia bony, talony i inne znaki, uprawniające do ich wymiany na towary lub usługi stwierdzając, iż nie są one świadczeniami rzeczowymi.
Tym samym ze zwolnienia od opodatkowania będzie korzystała wartość paczek świątecznych (ale już nie bonów towarowych) sfinansowana z ZFŚS, gdy kryterium ich przyznawania jest sytuacja życiowa, materialna i rodzinna poszczególnych uprawnionych, oraz wartość wszystkich świadczeń przyznanych danemu pracownikowi z ZFŚS w roku podatkowym nie przekroczyła kwoty 380 zł.
Wartość świadczeń finansowanych ze środków ZFŚS korzysta również ze zwolnienia z naliczenia składek, przy czym tutaj nie stosuje się żadnych limitów. Powyższe wynika z § 2 ust. 1 pkt 19 w związku z § 5 ust. 2 Rozporządzenia Ministra Pracy i Polityki Socjalnej z dnia 18 grudnia 1998r. w sprawie szczegółowych zasad ustalania podstawy wymiaru składek na ubezpieczenia społeczne i rentowe. Ponadto, na podstawie art. 81 ust. 1 ustawy o świadczeniach opieki zdrowotnej finansowanych ze środków publicznych, do ustalenia podstawy wymiaru składek na ubezpieczenie zdrowotne pracowników stosuje się przepisy określające podstawę wymiaru składek na ubezpieczenia emerytalne i rentowe. Zatem wartości bonów czy paczek sfinansowanych z ZFŚS nie uwzględnia się w podstawie wymiaru składki na ubezpieczenie społecznie oraz zdrowotne.
Czy podarunki przekazywane z okazji świąt Bożego Narodzenia, przykładowo: paczki mikołajkowe dla dzieci lub kosze podarunkowe są kosztem uzyskania przychodu dla przedsiębiorcy?
Kosztami uzyskania przychodów są koszty poniesione w celu osiągnięcia przychodów lub zachowania albo zabezpieczenia źródła przychodów, z wyjątkiem kosztów wymienionych w art. 23 ustawy o PDOF/ art. 16 ust. 1 ustawy o PDOP.
W sytuacji, gdy paczki, finansowane ze środków obrotowych Pracodawcy, byłyby wydawane pracownikom z uwzględnieniem ich sytuacji rodzinnej i materialnej, czyli przy zastosowaniu kryterium socjalnego, nie będą mogłyby stanowić kosztu uzyskania przychodów Pracodawcy ze względu na wyłączenie zawarte w art. 16 ust. 1 pkt 45 ustawy o PDOP/ art. 23 ust. 1 pkt 42 ustawy o PDOF. Kosztem uzyskania przychodów nie są bowiem wydatki pracodawcy na działalność socjalną, o której mowa w przepisach o zakładowym funduszu świadczeń socjalnych. Kosztem uzyskania przychodów są bowiem odpisy dokonywane na ten fundusz.
W sytuacji, gdy paczki przyznawane są bez uwzględnienia kryterium socjalnego (przykładowo każdemu pracownikowi przysługuje paczka o tej samej wartości), wówczas jeżeli pracodawca w swoich wewnętrznych przepisach (przykładowo w regulaminie wynagrodzenia), zawarł zobowiązanie do tego rodzaju świadczenia na rzecz pracowników, wydatki związane z nabyciem produktów wchodzących w skład paczek będą mogły stanowić koszty dla celów podatkowych. Alternatywnie, przyznanie pracownikom paczek może wynikać z wiążącej decyzji osoby odpowiedzialnej za reprezentowanie pracodawcy w stosunkach z pracownikami, jeżeli decyzja taka ukształtuje stosunek pracy w taki sposób, że świadczenie to stanie się świadczeniem należnym. W takiej sytuacji wydatki poniesione przez pracodawcę na zakup paczek świątecznych będą mogły zostać rozpoznane w kosztach uzyskania przychodów.
Autor: Agnieszka Sakowska ECDDP Sp. z o.o