Podejście do zakupów i logistyki wyłącznie w kontekście cięcia kosztów to ślepa uliczka - Rozmowa z Moniką Bis Kierownik Działu Zakupów i Zarządzania Dostawcami w Provident Polska SA - Manager Zakupów 2011
Jak przyjęła Pani wyróżnienie tytułem Managera Zakupów 2011?
- Poczułam się trochę, jak senior który podsumowuje swoją karierę zawodową. Oczywiście to miłe wyróżnienie. Zwłaszcza, że przez ostanie lata dążyłam do tego, aby zmienić postrzeganie działu zakupów z back-office-owego na bardziej strategiczny. Czyli przekonać zarząd firmy do tego, że dział zakupów jest po to, aby optymalizować niektóre procesy biznesowe i pomyśleć o rzeczach, o których do tej pory zarząd pomyśleć nie mógł, bo nie było na to budżetu ani czasu. To mi się udało właśnie w Provident Polska. Jestem wdzięczna Dyrektorowi Finansowemu, że mi zaufał i dał szanse na to by dokonać niezbędnych zmian. Czuje się bardzo zadowolona z tego, jak i z wprowadzenia nowego procesu zarządzania ryzykiem, pokazując rynkowi że podejście do zakupów i logistyki wyłącznie w kontekście optymalizacji kosztów jest pójściem w ślepą uliczkę.
No właśnie, wiele firm podchodzi do logistyki jak do "maszynki" obniżającej koszty. Ale gdzieś leży granica tych oszczędności?
- To zależy od tego czego dotyczą procesy logistyczne. Przy dobrach konsumpcyjnych ta granica jest rzeczywiście gdzieś daleko, ale powstaje pytanie na ile mierzymy ryzyko takiego podejścia? Czy stawiamy koszty na pierwszym miejscu? Tutaj powstają kolejne pytania czy obniżając ciągle koszty zdołamy utrzymać wartość dodaną, którą oferuje przy pewnym poziomie cen dostawca usług i czy będziemy bezpiecznym i atrakcyjnym kontrahentem dla naszego dostawcy. W związku z tym, skupianie się tylko na kosztach jest dzisiaj bardzo ryzykowne. Niewielu managerów logistyki i zakupów analizuje na ile ich firma jest atrakcyjna wobec swoich dostawców, na których często patrzą z pozycji silniejszego. Czasem mam wrażenie, że w branży zakupowej nadal panuje przeświadczenie, że to dostawca ma się starać i brać całe ryzyko współpracy na siebie. A to jest podstawowy błąd, gdyż w sytuacjach kryzysowych czy awaryjnych, tylko dobre partnerstwo i dobre relacje z dostawcami usług pozwolą na zachowanie ciągłości procesów i uniknięcie poważnych kłopotów, które wiążą się z przerwaniem łańcucha dostaw. Z doświadczenia wiem, że skupianie się jedynie na transakcyjnej stronie współpracy i obniżaniu ceny, prowadzi donikąd i naraża nas na błędy chociażby związane z ryzykiem utraty płynności finansowej naszego dostawcy.
Co dla Pani jest najważniejsze w logistyce?
- W specyfikę logistyki wpisana jest optymalizacja kosztów. Ale jeśli patrzylibyśmy tylko na koszty i nie budowali relacji z dostawcami, to nie zaszlibyśmy daleko. Moim zdaniem budowanie relacji z dostawcami jest równie ważne jak koszty, bo wpływa pozytywnie na zmianę procesów biznesowych w danej firmie. Oczywiście w logistyce ważna jest wiedza, umiejętność przewidywania pewnych sytuacji, co ma zapewnić bezpieczeństwo firmy zarówno pod kątem kosztowym jak i przepływu materiałów w całej strukturze. Szczególnie jest to istotne w branży finansowej gdzie zabezpieczenie dostaw tak podstawowego narzędzia jakim są druki akcydensowe jest podstawą działalności. Chcąc to zapewnić istotny jest transfer wiedzy z rynku dostawcy i budowanie wspólnego know how, tak aby procesy zakupowe i ich logistyka przebiegały bez zakłóceń i niepotrzebnych nieporozumień. Dlatego tak bardzo doceniam wagę budowania relacji z dostawcami i podążania za zmianami rynkowymi.
Wszyscy mówią o drugiej fali kryzysu, jak zabezpiecza Pani procesy zakupowe i logistykę w tym czasie?
- Specyfika usług wspierających biznes w branży finansowej, które pozyskuje dla Provident od dostawców na szczęście nie wymaga tak szczegółowych planów zabezpieczenia łańcucha dostaw jak w przypadku np. branży FMCG. Bardzo ważne jest dla nas zapewnienie ciągłości dostaw druków akcydensowych czy marketingowych czyli podstawowych narzędzi operacyjnych w terenie. Już kilka lat temu podjęliśmy decyzję, że podpisujemy umowy z trzema dostawcami na okres dwóch lat. W tym czasie weryfikujemy i to kilkakrotnie zarówno standing prawno-finansowy dostawcy jak i jego zmieniający się potencjał technologiczny oraz zobowiązania kontraktowe wiążące strony w okresie współpracy. W momencie kiedy zdarza się sytuacja podbramkowa u jednego z dostawców mamy możliwość przeniesienia części jego produkcji do drugiego, w tym czasie poszukujemy kolejnego. Spośród dostawców na mocno konkurencyjnym rynku poligraficznym wybieramy silnych graczy, aby oczywiście takie sytuacje się nie zdarzały, ale trzeba dmuchać na zimne. Dzięki temu udaje nam się też osiągnąć oszczędności w stosunku do poprzednich lat.
Co by Pani poradziła kolegom managerom zakupów i logistyki, na czym powinni się skupić w roku 2012?
- Na lepszym poznaniu swoich głównych partnerów biznesowych i ich identyfikacji jako kluczowych, od których uzależnione są główne procesy biznesowe, Ważne jest poznanie ich możliwości działania, perspektyw ich planów na rozwój i planów inwestycyjnych oraz z jakimi problemami borykają się na dzień dzisiejszy. Sprawdzenie tych elementów powinno być na najbliższy rok priorytetem. W okresie kryzysu nie możemy też sobie pozwolić na ciągłe manewry z ceną. To już nie są te czasy gdzie cena była głównym atutem w przetargach.
Dziękuję za rozmowę
Beata Trochymiak
Monika Bis
Kieruje zespołem kupców spółki Provident. Odpowiada za strategię zakupową, zarządzanie kluczowymi dostawcami i ryzykiem
współpracy z dostawcami oraz ryzykiem kontraktowym. Jej zespół odpowiada za przeprowadzanie wszystkich procesów przetargowych dla najważniejszych obszarów w firmie, takich jak IT& telekomunikacja, marketing, call center, najem. Od początku kariery zawodowej zajmuje się zakupami typu in-direct. Na początku w Grupie Danone (LU Polska), potem w Polpharma. Z wykształcenia jest ekonomistą, absolwentką Wydziału Zarządzania o specjalności Marketing, Politechniki Częstochowskiej. Ukończyła również studia podyplomowe w Wyższej Szkole Bankowej w Gdańsku w zakresie zarządzania finansami przedsiębiorstw. Jej hobby to fotografia i podróże. Te dwie pasje, jak sama mówi znakomicie się łączą i pomagają jej przenieść się do innego świata z dala od korporacji. Ulubione miejsca to polskie góry, a za granicą Irlandia, głównie klify i zachodnie wybrzeże oraz portugalska wyspa Madera. Co roku stara się odwiedzać nowe miejsca np. w zeszłym roku była to Kuba, a w przyszłym roku planuje wyjazd do Indonezji i Tajlandii. Na co dzień lubi spotykać się ze znajomymi, bo jak podkreśla uwielbia przebywać z ludźmi i nie mogłaby żyć z dala od przyjaciół i rodziny.
Konkurs Manager Zakupów i Manager Logistyki:
Wybór Menadżera Logistyki Roku 2011 dokonują uczestnicy Kongresu Polskich Menadżerów Logistyki, którego organizatorem jest Polskie Stowarzyszenie Menedżerów Logistyki podczas pierwszego dnia konferencji, który poprzedzony jest prezentacją wszystkich nominowanych. Wybór Menadżera Logistyki 2011 oraz Menadżera Zakupów 2011 odbywa się na podstawie anonimowego głosowania.
