Przepisy rozporządzeń określające warunki i zasady rozliczania podróży służbowych stosuje się również do ustalania należności z tytułu podróży służbowych przysługujących pracownikom zatrudnionym u innego pracodawcy niż państwowa lub samorządowa jednostka sfery budżetowej. Dotyczy to jednak tylko przypadków, gdy układ zbiorowy pracy obejmujący takiego pracodawcę albo regulamin wynagradzania lub umowa o pracę nie zawiera postanowień dotyczących wypłacania należności z tytułu podróży służbowej.
Obowiązujące przepisy wskazują, że czas pobytu pracownika podczas podróży służbowej poza granicami kraju uzależniony jest od rodzaju środka lokomocji. Na podstawie § 3 rozporządzenia, okres pobytu za granicą liczy się w przypadku środka komunikacji:
- lądowej od chwili przekroczenia granicy polskiej w drodze za granicę do chwili przekroczenia granicy polskiej w drodze powrotnej do kraju,
- lotniczej od chwili startu samolotu w drodze za granicę z ostatniego lotniska w kraju do chwili lądowania samolotu w drodze powrotnej na pierwszym lotnisku w kraju,
- morskiej od chwili wyjścia statku z portu polskiego do chwili wejścia statku do portu polskiego w drodze powrotnej do kraju.
Pracownikowi oddelegowanemu służbowo za granicę przysługują diety, zwrot kosztów przejazdów, dojazdów, noclegów oraz innych wydatków określonych przez pracodawcę odpowiednio do uzasadnionych potrzeb. W podróżach zagranicznych dieta przeznaczona jest na pokrycie kosztów wyżywienia i innych drobnych wydatków, jakie pracownik może ponieść w związku z odbywana podróżą. Dieta ma charakter ryczałtu. Jej wysokość jest uzależniona od państwa docelowego podróży i czasu trwania podróży służbowej. Wysokość diety za dobę podróży w poszczególnych państwach jest określona w złączniku do rozporządzenia.
Dietę oblicza się w następujący sposób:
1. za każdą dobę podróży przysługuje dieta w pełnej wysokości,
2. za niepełną dobę podróży:
do 8 godzin - przysługuje 1/3 diety,
ponad 8 do 12 godzin - przysługuje 1/2 diety
ponad 12 godzin - przysługuje dieta w pełnej wysokości.
Gdy pracownikowi zapewniono za granicą bezpłatne całodzienne wyżywienie lub gdy wyżywienie opłacone jest w cenie karty okrętowej - przysługuje mu 25% diety ustalonej według wyżej opisanych zasad. Natomiast jeżeli pracownikowi zapewniono za granicą częściowe wyżywienie, przysługuje mu odpowiednio na :
śniadanie 15% diety,
obiad 30% diety ,
kolację 30% diety,
inne wydatki - 25% diety.
Przepisy rozporządzenia pozbawiają pracownika prawa do diety, gdy otrzymuje on za granicą ekwiwalent pieniężny na wyżywienie. Jeżeli jednak ekwiwalent jest niższy od diety, pracownikowi przysługuje wyrównanie do wysokości należnej diety.
Wybór środka podróży
Przepisy dotyczącego zagranicznej podróży służbowej wskazują pracodawcę jako osobę właściwą do wyznaczenia środka transportu do odbycia podróży. Koszty przejazdu zwracane są w wysokości ceny biletów za dany środek transportu. Uwzględnia się przy tym opłaty dodatkowe, np. za miejscówkę, miejsce sypialne. Istnieje również możliwość odbycia podróży służbowej samochodem osobowym niebędącym własnością pracodawcy. Korzystanie z takiego środka transportu dopuszczalne jest wyłącznie na wniosek pracownika i pod warunkiem, że pracodawca wyrazi na to zgodę. Wówczas pracownikowi przysługuje zwrot kosztów przejazdu w wysokości stanowiącej iloczyn przejechanych kilometrów w celu odbycia podróży służbowej i obowiązującej stawki za 1 kilometr przebiegu, właściwej dla danego rodzaju pojazdu.
Pracownikowi przysługuje również z tytułu podróży służbowej zwrot wydatków poniesionych na nocleg. Podstawę rozliczenia kosztów noclegu jest rachunek hotelowy. Jeżeli pracownik nocuje w hotelu, przysługuje mu zwrot kosztów noclegów w wysokości stwierdzonej rachunkiem hotelowym jednak w granicach ustalonego na ten cel limitu określonego w załączniku do rozporządzenia dotyczącego zagranicznej podróży służbowej. Można dokonać zwrotu kosztów noclegu w hotelu w wysokości przekraczającej określone dla poszczególnych państw limity. Zwrot kosztów noclegu w takiej wysokości może nastąpić tylko w uzasadnionych przypadkach i za zgodą pracodawcy. W przypadku nieprzedłużenia rachunku za nocleg pracownikowi przysługuje ryczałt w wysokości 25% limitu za nocleg w hotelu.
Zwrot wydatków za nocleg nie przysługuje, gdy pracodawca lub strona zagraniczna zapewnia pracownikowi bezpłatny nocleg. Na pokrycie niezbędnych kosztów podróży i pobytu poza granicami kraju pracodawca powinien wypłacić pracownikowi zaliczkę w walucie obcej. Za zgodą pracownika zaliczka może być wypłacona w walucie polskiej, w wysokości stanowiącej równowartość przysługującej zaliczki w walucie obcej.
Rozliczenie kosztów podróży służbowej powinno nastąpić w ciągu 14 dni od dnia zakończenia podróży.
Warunki i zasady rozliczania podróży służbowych pracowników określają rozporządzenia Ministra Pracy i Polityki Społecznej z dnia 19 grudnia 2002 r.:
- w sprawie wysokości oraz warunków ustalania należności przysługujących pracownikowi zatrudnionemu w państwowej lub samorządowej jednostce sfery budżetowej z tytułu podróży służbowej na obszarze kraju (Dz. U. Nr 236, poz. 1990 ze zmianami) ,
- w sprawie wysokości oraz warunków ustalania należności przysługujących pracownikowi zatrudnionemu w państwowej lub samorządowej jednostce sfery budżetowej z tytułu podróży służbowej poza granicami kraju ((Dz. U. Nr 236, poz. 1991 ze zmianami).
Autor: Karolina Rafa, Kierownik Działu Księgowości ECDDP Sp. z o.o.
