W styczniu 2015 r. zakończyły się bezpłatne audyty w ramach I edycji nowatorskiego programu Rewolucje TSL „Koszty a przychody, czyli jak nie podciąć sobie skrzydeł”. Rewolucje TSL to projekt zainaugurowany we wrześniu 2014 r. Jego celem jest wskazanie, jakie korzyści ekonomiczne może przynieść firmie korzystanie z wiedzy i narzędzi zewnętrznych usługodawców branży transportowej. Inicjatorem programu jest firma DKV Euro Service, która zaprosiła do współpracy doświadczonych partnerów z branży TSL – środowisko naukowe, wydawnictwa edukacyjne oraz firmy i ekspertów wyspecjalizowanych w usługach dla transportu.
Audytu dokonali eksperci, z firm DKV Euro Service - usługi dla transportu, Eco Driving Academy PL- szkoła jazdy posiadająca akredytację IRU, Iuridica - kancelaria prawna, operator systemu Trans.eu - oferujący m.in. giełdę transportową, Sagan Consulting – finansowe rozwiązania dla firm, QUEST Change Managers – usługi konsultingowe. Patronat naukowy nad przedsięwzięciem objął prof. Zdzisław Kordel, kierownik katedry Gospodarki Przestrzennej w Uniwersytecie Gdańskim. Współorganizatorami ze strony mediów są wydawcy publikacji: magazyn Transport Manager, portal Pracujwlogistyce.pl oraz portal e-transport.pl.
PRZEBIEG AUDYTÓW
Uczestnikami I edycji projektu były dwie firmy transportowe: MEGA SIERPC z Sierpca oraz Temperi Jan Kusiek z Krakowa. W ciągu trzech miesięcy dokonano w nich usprawnień w obszarach: strategii, kosztów transportu, ekonomicznej jazdy, organizacji przewozów oraz aktualizacji dokumentacji.
Ekonomiczna jazda obniża koszty
Trenerzy z ECO Driving Academy PL jak nikt inny znają się na oszczędnym prowadzeniu pojazdów – podczas Rewolucji TSL postanowili przekazać swoją wiedzę uczestnikom projektu. Efekty? Kierowcy z firmy Temperi Jan Kusiek, którzy wzięli udział w szkoleniu, zredukowali spalanie paliwa o 8 proc. oraz nauczyli się lepiej wykorzystywać zarówno topografię terenu jak i masę pojazdu – 40 proc. mniej hamowań oraz 60 proc. mniej zatrzymań w zestawieniu z pomiarem sprzed szkolenia. Równie istotny był trening właściwych reakcji w sytuacjach ekstremalnych oraz podkreślenie znaczenia rozwagi za kierownicą. „Technika jazdy oraz wyniki będą monitorowane jeszcze przez kilka tygodni po zakończeniu szkolenia, dzięki czemu uczestnicy mogą liczyć na bieżącą weryfikację skuteczności podjętych działań” - wskazuje Wojciech Klimnik z ECO Driving Academy.
Dla rozwoju konieczna jest strategia. Już dzisiaj.
Wsparcie, jakie otrzymali uczestnicy od firmy doradczej Quest Change Managers, to analiza aktualnej sytuacji biznesowej przewoźników oraz wskazanie kierunku zmian. Eksperci dokonali oceny strategicznej i operacyjnej przedsiębiorstw, a następnie wskazali bardzo konkretne propozycje w zakresie podniesienia wydajności takich obszarów, jak: planowanie strategiczne, konkurencyjność, inżynieria sprzedażowa, komunikacja wewnątrzfirmowa, zarządzanie potencjałem ludzkim oraz kompetencje menedżerskie. W obu firmach audyt silnie bazował na rozmowach z całym zespołem – począwszy od prezesa, menedżerów i głównych księgowych, a kończąc na spedytorach i kierowcach firmy. Rekomendacje zostały przekazane w formie obszernego raportu ewaluacyjnego, aby lepsze wyniki były możliwe do osiągnięcia „już dzisiaj”.
Mocna karta w ręku wyprzedzi konkurencję
Podczas szkolenia z oszczędnej jazdy pokazano uczestnikom, jak zużywać mniej paliwa. Pora więc przejść do tego, jak tankować taniej. Skorzystaliśmy z wiedzy ekspertów od paliwa i opłat drogowych – DKV Euro Service. Uczestnikom udostępniono na czas audytu karty paliwowe DKV oraz boxy do rozliczania myta. Doradcy DKV przeszkolili firmy z samodzielnego korzystania z narzędzi online, służących do planowania miejsc tankowań na podstawie aktualnych cen oraz wyliczania kosztów podróży w oparciu o stawki myta w poszczególnych krajach. Największą wartością audytu było wskazanie, że kilka kliknięć wystarczy, aby mieć pełną kontrolę nad kosztami swojej floty. I co ważne – niemal wszystkiego można dokonać samodzielnie z poziomu swojego komputera czy smartfona, bez specjalistycznej wiedzy czy systemów. „Podczas spotkania w firmie Temperi wspólnie przeanalizowaliśmy zarówno skalę tranzytu, jak i główne trasy przejazdów, co pozwoliło precyzyjnie wytypować najkorzystniejsze stacje paliw oraz poznać sposoby precyzyjnego planowania i kontroli wydatków” - podkreśla Jerzy Jezuit, doradca DKV Euro Service. Bardzo istotna była też integracja rozliczania opłat drogowych w wielu krajach poprzez wsparcie tylko jednego operatora. Taki system – a więc łączne rozliczanie opłat z wielu krajów – pozwala mieć pełną kontrolę nad kosztami myta i dobierać rozwiązania najlepsze dla danego typu transportu, tak kosztowo, jak i operacyjnie.
Finansowa płynność dziś to spokojny sen jutro
Rentowność firmy, jej płynność finansowa, a także poziom zadłużenia - to kluczowe dziś aspekty funkcjonowania takich firm jak Temperi Jan Kusiek czy MEGA SIERPC. Doskonale wiedzą o tym także eksperci z Sagan Consulting, którzy podjęli się zbadania i przeanalizowania kluczowych obszarów finansowych obu tych przedsiębiorstw. Dzięki zbadaniu sprawozdań finansowych oraz analizie kapitału obrotowego, uczestnicy poznali profesjonalną ocenę kondycji finansowej swoich firm. Z uwagi na specyfikę branży transportowej szczególny nacisk podczas audytu położony został na aspekty utrzymania lub poprawy płynności finansowej Przewoźników. „Firma może przez pewien czas działać bez zysku, ale bez płynności finansowej żadna nie przetrwa nawet kilku miesięcy” — podkreśla Robert Stachańczyk, Doradca Sagan Consulting. Wyniki przekazane zostały uczestnikom w formie niejawnego raportu, który oprócz analiz zawierał rekomendacje ze strony specjalistów Sagan Consulting, na jakie parametry należy zwrócić szczególną uwagę, aby ograniczyć ryzyko bądź spokojnie planować przyszłe inwestycje.
Przejrzyściej w papierach
Napięta sytuacja handlowa na naszej wschodniej granicy, precedensowy wyrok sądu kwestionujący zwrot zagranicznego VAT, sprawa ryczałtów za noclegi kierowców czy też ostatnie rewelacje związane z minimalną stawką godzinową dla kierowców jeżdżących przez Niemcy – zdecydowanie przyszło nam żyć w „ciekawych” dla polskiego transportu czasach. Tym cenniejszy w obliczu powyższych wydarzeń okazał się audyt prawny, przeprowadzony w ramach Rewolucji TSL. W przypadku Temperi Jan Kusiek, analizie poddano m.in. dokumenty kadrowe w ramach ich zgodności w zakresie diet i ryczałtów za noclegi, należnych z tytułu podróży służbowych. Ponadto działania kancelarii prawnej Iuridica umożliwiły uczestnikom bezkosztowe, profesjonalne i kompleksowe aktualizacje zleceń transportowych, poprawienie ogólnych warunków polis ubezpieczeniowych (OPC, OCS, AC) oraz dostosowanie prawnych reguł rozliczania się z kierowcami. „Dzięki zachowaniu kontaktu na odległość Przewoźnicy mogli na bieżąco uczestniczyć w pracach i analizach, co nie nadwyrężyło oddelegowanych do tego zadania pracowników.” - wskazuje Łukasz Chwalczuk z Iuridica.
Pozytywny wizerunek podnosi słupki
Korzystanie z giełdy towarów na stałe wpisało się w codzienność większości firm transportowych. W obliczu napiętych stosunków handlowych ze wschodem, rola narzędzi do wyszukiwania zleceń mocno wzrosła. Specjaliści z Trans.eu postanowili sprawdzić w jakim stopniu firmy Temperi i MEGA SIERPC korzystają z tego typu platform na co dzień. Audytorzy dokonali m.in. weryfikacji dokumentacji umieszczonej w profilu firmy, przeszkolili pracowników z efektywniejszego korzystania z posiadanego Systemu Trans.eu, a także zalecili, aby po zawarciu transakcji firmy nawzajem oceniały i komentowały zakończoną współpracę. Pracownikom Temperi zalecono także, aby jeszcze intensywniej nawiązywać współpracę z nowymi podmiotami. Ponadto audyt przybliżył uczestnikom kryteria uzyskania międzynarodowego Certyfikatu TCC, który stanowi prestiżowe wyróżnienie w branży.
Jak dodaliśmy skrzydeł - wrażenia uczestników
Audyt powinien być przeprowadzany okresowo w każdej firmie… taki wniosek wyłania się z relacji uczestników I edycji Rewolucji TSL. Właściciele firm Temperi i MEGA SIERPC zgodnie twierdzą, że udział w projekcie pozwolił spojrzeć na wiele elementów przedsiębiorstwa na nowo. Celem było usprawnienie obu firm we wskazanych obszarach i tak właśnie się stało. Potwierdza to Jan Kusiek, właściciel Temperi – „Jako firma wykonująca przewozy w 100% w oparciu o własny tabor wzbogaciliśmy naszą wiedzę o nowoczesne narzędzia zarządzania transportem, dzięki czemu będziemy mogli jeszcze lepiej konkurować na międzynarodowym rynku przewozów samochodowych”. Wtóruje mu Kamil Włodarski z MEGA SIERPC, który dodaje, że wiedza i doświadczenie audytorów są ogromne - „Wskazali nam zalety i wady naszego przedsiębiorstwa. Zwrócili naszą uwagę na problemy, z jakimi trzeba się zmierzyć, ponieważ w niedalekiej przyszłości mogą się one okazać bardzo dużym zagrożeniem dla istnienia firmy”
Podczas oficjalnego zakończenia I edycji uczestnikom wręczone zostaną dodatkowo specjalne certyfikaty. Będą one potwierdzeniem zwiększenia efektywności działania firmy, co powinno podnieść prestiż w branży – w tym także wśród potencjalnych klientów oraz partnerów firmy Temperi oraz MEGA SIERPC. Jeszcze w tym roku organizatorzy planują II edycję programu, której pierwsze szczegóły poznamy jeszcze przed wakacjami.
Ocena spółki MEGA SIERPC - Kamil Włodarski
- Zmiany zostały poczynione praktycznie w każdej dziedzinie, jaka podlegała audytowi. Od zarządzania najwyższego szczebla (misja, wizja, strategia na najbliższe lata) – tu chyba największe zmiany są obecnie wprowadzane, przez akty prawne, regulaminy i działania, aż do zebrania nowych ofert na usługi, nawet od firm, które współpracują z nami od wielu lat. Wierzę, że udział w „Rewolucjach TSL” pomoże nam zarządzać przedsiębiorstwem jeszcze efektywniej. W szczególności otworzyliśmy się na pomysły naszych pracowników, nawet tych najniższego szczebla.
Największa korzyść ?
- Dzięki audytom zauważyliśmy, że technologicznie wiele firm dotrzymuje nam kroku, mimo że jesteśmy jednym z liderów w branży. Wiemy, że za kilka lat możemy mieć z tym ogromny problem. To motywuje nas do dalszego rozwoju całego przedsiębiorstwa i wsłuchiwania się nie tylko w klienta, ale również w pracowników, dzięki którym możemy wprowadzać fenomenalne zmiany podwyższające standard oferowanych przez nas usług przy jednoczesnym zachowaniu wysokich standardów i odpowiednich warunków pracy poszczególnych pracowników.
Czy któryś z audytów okazał się szczególnie przydatny?
- Bardzo dużo o firmie dowiedzieliśmy się podczas audytu przeprowadzonego przez firmę Quest. To oni przedstawili nam świeże spojrzenie na nasze przedsiębiorstwo. Wykazali, że firma bardzo dobrze sobie radzi, jednak istnieje kilka obszarów, które zostały nieco zaniedbane, a poświęcenie im większej uwagi może w przyszłości zaowocować kolejnymi sukcesami – nie tylko na rynku, ale również wewnątrz organizacji. Ten właśnie audyt wykazał najwięcej obszarów, które wymagają uwagi i w których trzeba będzie prędzej czy później podjąć działania naprawcze. Z wieloma firmami nadal współpracujemy. Nasi pracownicy są wysyłani na szkolenia z różnych dziedzin, a wiedza zdobyta podczas tych spotkań pozwala im lepiej wykonywać swoją pracę. 
Ocena TEMPERI - Jan Kusiek, prezes zarządu
- Co skłoniło Temper do udziału w programie „Rewolucje TSL”? Przede wszystkim chęć poznania słabych i mocnych stron mojej działalności. Od samego początku działam transparentnie, ale w oparciu wyłącznie o swoje doświadczenie. Chciałbym poznać, co robię dobrze, a co źle. Jeśli nie będziemy posiadać wiedzy na temat zagrożeń wewnątrz własnej organizacji, to będziemy bardziej podatni na zagrożenia zewnętrzne.
Jakie były wasze oczekiwania co do audytów?
Bardzo liczyliśmy na pokazanie kierunków i sposobu działania firmy w przyszłości, ponieważ budowałem ją w oparciu o własne doświadczenia i nie wiem na czym warto teraz skupić uwagę, czy moje zaangażowanie i praca idą w dobrym kierunku, czy też trzeba coś zmienić. Zwłaszcza, że do firmy wchodzi młode pokolenie. Mój syn Maksym Kusiek już od jakiegoś czasu przejmuje zarządzanie firmą. Chciałbym aby w najbliższym czasie samodzielnie zarządzał wszystkim obszarami w Temperi, całą firmą. Mam nadzieję, że dzięki audytowi pozyska wiedzę w jakim kierunku trzeba podążać, jak ustawiać pewne procesy, jak planować dalszy rozwój oraz inwestycje.
Czy któryś z audytów okazał się szczególnie przydatny?
Bardzo przydatna okazała się wiedza przekazana od doradców DKV – szczególnie dotycząca narzędzi do zarządzania kosztami transportu oraz optymalnego planowania przejazdów na trasach międzynarodowych. Udział w Rewolucjach TSL pozwolił nam ponadto skorzystać z kart paliwowych tego emitenta, dzięki czemu realnie przetestowaliśmy jej możliwości. Bardzo cenne okazało się szkolenie dotyczące platformy internetowej eReporting DKV - było to dla nas czymś nowym i pokazało sposoby na planowanie tanich tankowań oraz monitorowanie kosztów podróży.
Jeżeli wybierasz się w podróż, potrzebujesz wiedzieć nie tylko dokąd zmierzasz, ale także SKĄD WYJEŻDŻASZ.
Zmiany „na lepsze” – wszystko jedno, czy wymuszone przez rynek (reaktywne), czy też ubiegające, wynikające ze świadomego zarządzania (proaktywne) – ZAWSZE niosą w sobie ryzyko błędu. Nigdy się go nie wyeliminuje, jednakże można go zmniejszać lub częściowo niwelować. Nie ma jednego przepisu na zmniejszanie ryzyka, jednakże są pewne obszary działań, o które ZAWSZE należy zadbać w procesie „dążenia do lepszego”. Do tych obszarów należy solidna analiza sytuacji – np. deficytów i silnych stron, zagrożeń i możliwości, zasobów – a następnie analiza potrzeb oraz scenariuszy zmian. W dalszej kolejności przychodzą: planowanie, decyzja o działaniu a wreszcie działanie.
Ewaluacja z najwyższym współczynnikiem efektywności, zbudowanym na trzech zmiennych: koszt, czas i jakość!
Ten rodzaj Ewaluacji sytuacji jest alternatywą do wysoko kosztowych analiz, które przynoszą często niepotrzebnie dużo informacji w relatywnie długim czasie – czasie, którego często Organizacja nie ma. Zbyt dużo informacji – jeżeli tworzą „szum informacyjny” – może mieć często efekt podobny do… ich braku. Tak jak lekarz w czasie wizyty, aby stwierdzić stan pacjenta, zazwyczaj bada tylko kilka elementów, których synergia pozwala na ocenę sytuacji z dużym prawdopodobieństwem trafności, tak Ewaluacja Quest CM pozwala na zebranie kluczowych (i niekoniecznie kompleksowych) informacji, których „złożenie” daje najczęściej wystarczający obraz sytuacji Organizacji i jej obiektywnych wyzwań, aby odpowiedzieć na pytanie: „Gdzie jesteśmy?” Współczynnik czasu poświęconego na ewaluację, kosztu ewaluacji i jakości informacji jest wtedy najwyższy z możliwych. W związku z tym Ewaluacja staje się rozsądnym, gdyż optymalnym, początkiem inwestycji w zmianę.
