Zarządzanie czasem pracy wymaga dzisiaj od przedsiębiorców elastycznego podejścia. Powinno być ono ukierunkowane na dostosowywanie harmonogramów do zmiennego zapotrzebowania na wykonywane zadania i operacje, szczególnie jeśli zachodzą w magazynie, w transporcie albo dystrybucji. Wsparciem mogą okazać się narzędzia IT, dające wiele korzyści, z których najbardziej cenna jest automatyzacja procesów. Rozwiązania te dają też szerokie możliwości w zakresie zarządzania wynagrodzeniami, oceny pracowników, zawierają dodatkowe opcje do obsługi umów cywilnoprawnych, działalności socjalnej, BHP. Pozostaje tylko pytanie, jak odpowiednio je dobrać, aby w pełni spełniały oczekiwania naszej organizacji?
Wdrożenie systemów informatycznych w zakresie HR nie musi pociągać za sobą ogromnych kosztów, jak postrzega to wiele firm, zwłaszcza mniejszych. Tutaj podstawowym pytaniem zawsze jest to, czy rozwijać rozwiązania wewnątrz firmy, czy skorzystać z outsourcingu usług? Ten dylemat dotyczy nie tylko działki HR, ale powstaje podczas wyboru rozwiązania do obsługi każdego procesu biznesowego w firmie. Z kolei kiedy zdecydujemy się na rozwój rozwiązań wewnątrz firmy tu również do wyboru mamy dwie ścieżki, czyli inwestycja we własny dział IT, który przygotuje dedykowane rozwiązanie lub zakup rozwiązania na zewnątrz. W tym przypadku głównie decydują dwa czynniki tj. wielkość organizacji i zakres obszarów organizacji obsługiwanych przez narzędzia HR.
Zakup czy outsourcing
- Niestety nie ma jednoznacznie określonych, takich samych parametrów dla każdej firmy. W kwestii kosztów granicą może być koszt utrzymania własnego rozwiązania technicznego i zespołu ludzkiego, a koszt usługi outsourcingowej. Przy tym szacunku należy oczywiście pamiętać, że w większości przypadków nawet przy wyborze ścieżki outsourcingowej rzadko możemy zrezygnować w 100proc. z własnego zespołu ludzkiego w obszarze działu HR - wyjaśnia Wojciech Romanowicz dyrektor działu opieki eksploatacyjnej HR UNIT4 TETA.
Drugi czynnik może być jeszcze trudniejszy do oszacowania, ponieważ warunkuje on nie tylko wybór rozwiązania na dziś, ale rozwiązania z uwzględnieniem potrzeb na jutro. Należy wybrać nie tylko model rozwiązania, ale również dostawcę, którego produkty podążają za rosnącymi potrzebami i wymaganiami.
- Outsourcing wskazany jest w przypadku małych firm, w większych firmach uważam, że własne zaplecze jest lepszym rozwiązaniem.
Outsourcing sprawdza się dobrze przy niektórych elementów np. przy obsłudze bhp czy specyficznych rekrutacjach. Na pewno istnieje konieczność zastosowania rozwiązań IT szczególnie w firmach większych, ale też i takich, które zatrudniają nawet kilkanaście osób. W razie ich braku np. w zarządzaniu czasem pracy, rozliczeniu czasu pracy i urlopów trzeba prowadzić to ręcznie co znacznie wydłuża czas pracy. W przypadku pozostałych rozwiązań przydatne, a nawet niezbędne są one w dużych firmach, gdzie np. spływ tysięcy aplikacji na skrzynkę pocztową mógłby ją po prostu zablokować - mówi Agata Szeląg menedżer ds. HR Apreo Logistics SA. Najczęściej jest tak, że firmy które dostarczają szeroki wachlarz produktów w zakresie systemów IT, również oferują outsourcing (zarówno outsourcing HR jak i outsourcing IT). Wówczas taka firma jest w stanie doradzić potencjalnemu klientowi optymalne rozwiązanie biorąc pod uwagę nie tylko wielkość i strukturę organizacji, ale również jego zaawansowane potrzeby biznesowe.
Gotowe czy "szyte na miarę"
Jeśli zdecydujemy się na zakup narzędzi, powstaje kolejny dylemat. Czy wdrożyć gotowe, zunifikowane rozwiązania, czy "szyć jest na miarę" a więc zamawiać zakupić narzędzia dedykowane tylko naszej firmie?
- W tym przypadku ani pierwsza ani druga opcja nie jest optymalna. Jeśli zakupimy gotowe rozwiązanie to musimy dostosować organizację do systemu, co nie zawsze jest możliwe. Jeśli zaś zastosujemy rozwiązania szyte na miarę to będziemy właścicielami rozwiązania idealnie dopasowanego do naszej organizacji, ale niestety nie będziemy mogli skorzystać z ogólnej wiedzy, która jest zaszyta w gotowych rozwiązaniach. Również w przypadku jakichkolwiek zmian będzie konieczność zamówienia ich u dostawcy, co zmniejsza elastyczność systemu - mówi Wojciech Romanowicz z UNIT4 TETA. W obszarze HR jest wiele zagadnień takich jak np. naliczanie podatków, urlopów, zasiłków ZUS, czy sprawozdań GUS, które są dokładnie określone w przepisach i ciężko w tych obszarach przygotować dedykowane rozwiązanie. Z drugiej strony są procesy związane z obiegami dokumentacji personalnej w firmie, rozwojem pracowników, ocenami, które zawsze wymagają dostosowania. - Narzędzia szyte na miarę powinny dotyczyć jednak zagadnienia motywacji, ocen pracowniczych czy rozwoju talentów - dodaje Agata Szeląg a Apreo Logistics SA. Dodatkowo przy wyborze zarówno systemu i dostawcy należy zwrócić uwagę na kompleksowość rozwiązania, aby zapewnić firmie dalsze możliwości rozwoju bez konieczności poszukiwania kolejnych dostawców i tworzenia wielu interfejsów.
Korzyści dla organizacji i dla pracowników
Przed dokonaniem wyboru, na początku trzeba się zastanowić co jest korzyścią dla organizacji. Czy bierzemy pod uwagę tylko czynniki finansowe, czy również pozamaterialne. - Część rozwiązań jest pewnym obowiązkowym pakietem dla organizacji, bo trudno sobie w tej chwili wyobrazić organizację bez systemu w obszarze kadrowo-płacowym. W tym przypadku niezaprzeczalną korzyścią jest możliwość wywiązania się organizacji ze wszystkich zobowiązań publiczno-prawnych, dzięki optymalizacji procesów biznesowych, zachodzących w dziale personalnym - tłumaczy Wojciech Romanowicz z UNIT4 TETA. Jak zapewnia ekspert, korzyści możemy znaleźć właśnie w optymalizacji pracy pracowników, którzy będą uczestniczyć w tych samych procesach co dotychczas, wykorzystując dodatkowo zaawansowane narzędzia IT. Pozwoli to m.in. skrócić czas obiegu i dystrybucji informacji w firmie oraz zaoszczędzić papier, co jest działaniem nie tylko ekologicznym, ale również rentownym, bowiem pozwala zaoszczędzić pieniądze, które do tej pory były wydawane na dystrybucję dokumentacji w formie papierowej. Te korzyści są nieocenione w przypadku organizacji posiadających wiele lokalizacji. - Narzędzia podstawowe takie jak czas pracy i wynagrodzenia to ułatwienie dla pracowników działu personalnego, pracowników firmy oraz pracodawcy gdyż wymagają zatrudnienia mniejszej liczby osób do obsługi. Zadania wykonywane są szybciej co oznacza, że koszty obsługi są niższe, a szybsze są efekty. Dodatkowo więcej informacji można uzyskać w krótkim czasie i mogą one służyć do podejmowania biznesowych decyzji - komentuje Agata Szeląg z Apreo Logistics.
Pomagają, nie szkodzą
Na chwilę obecną ciężko znaleźć obszar, w którym narzędzia wspomagające pracę mogłyby zaszkodzić, oczywiście w przypadku kiedy są one odpowiednio wykorzystywane. Nie chodzi o całkowite zastąpienie np. kontaktu pomiędzy przełożonym, a podwładnym podczas procesu oceny, a jedynie na dostarczeniu narzędzi, które ułatwią przebieg całego procesu, gwarantując dokładną analizę danych. - Chodzi przede wszystkim o kwestię dopasowania odpowiednich narzędzi do przebiegu procesów w firmie. Inne narzędzia będziemy stosować w przypadku organizacji, w których wszyscy pracownicy mają na co dzień dostęp do komputerów, a zupełnie inne w przypadku kiedy komputer jest dostępny tylko dla wybranej grupy osób, np. menedżerów - radzi Wojciech Romanowicz.
- Wszystkie narzędzia HR mają zalety jednak stosowanie ich wymaga odpowiedniej informacji, przeszkolenia i świadomości celów z powodu, których zostały wprowadzone. Jeśli jakieś narzędzia stosuje się tylko dlatego, że to jest fajne narzędzie i znajomi też z tego korzystają ale w sumie nic z tego nie wynika np. system ocen pracownika, oceniamy tylko pracowników i w ślad za tym nie ma dalszych kroków np. planu szkoleń czy awansów czy nawet zwolnień, to oceny robione są tylko sztuki - podsumowuje Agata Szeląg z Apreo Logistics SA.
Najważniejsze jednak jest to, aby skupić się na rozwiązaniu konkretnych potrzeb biznesowych, a nie narzędziach IT, które mają wspomóc pracę, a nie być celem samym w sobie.
Korzyści z wdrożenia systemu:
- Oszczędność czasu pracy Działu Personalnego
- Usprawnienie procesów zarządzania HR
- Możliwość łatwego przygotowywania raportów
- Rezygnacja z dużej ilości pracy ręcznej na rzecz automatyzacji procesów
- Umożliwienie zarządzania grafikami pracy i urlopów przez kierowników poszczególnych jednostek organizacyjnych
- Automatyzacja procesów HR
- Kontrola systemu w zakresie bezpieczeństwa informacji
- Możliwość współpracy systemu TETA z innymi narzędziami.
Przykład wdrożenia systemu do zarządzania kadrami UNITT4 TETA w firmie KPM Agata SA
Katowickie Przedsiębiorstwo Meblowe Agata SA to jeden z największych w Polsce importerów mebli oraz dodatków wyposażenia wnętrz. Posiada 13 salonów, magazyn centralny i zatrudnia ponad 1000 pracowników. Zarządzanie tak dużym zespołem, który rozproszony jest w wielu miejscach wymaga wsparcia technologicznego. Decyzja na wdrożenie kompleksowego rozwiązania w zakresie HR wynikała z braku połączenia online między oddziałami firmy w zakresie systemu kadrowo – płacowego. Powodowało to istotne opóźnienia w dystrybucji informacji, co znacząco opóźniało realizację procesów zarządczych. Firma stała także przed pilną potrzebą uzyskania dostępu do aktualnych informacji o zmianach prawnych, istotnych dla obszaru personalnego. Aby rozwiązać te problemy, śląska firma zdecydowała się na wdrożenie systemu kadrowo - płacowego TETA Personel.NET. System zakupiono dla 7 użytkowników, były to także moduły tworzące oprogramowanie HRM, pomocne w zarządzaniu zespołem pracowników (kartoteka pracownicza, urlopy, zarządzanie czasem pracy, absencje, raportowanie). System zagwarantował automatyzację procesów. Właśnie ten problem był kluczowy dla firmy KPM. Rozwiązanie firmy TETA dało szeroką funkcjonalność oraz stabilne i przyjazne użytkownikowi działanie. System dedykowany jest dla firm posiadających zaawansowane potrzeby zarówno w zakresie tzw. „twardego” jak i „miękkiego” HR. Poza obsługą administracji kadr i naliczania wynagrodzeń, system zawiera również szereg dodatkowych narzędzi do obsługi umów cywilnoprawnych, działalności socjalnej, BHP, kasy zapomogowo - pożyczkowej, zarządzania organizacją firmy oraz zarządzania personelem. Funkcjonalność systemu dopełniają specjalistyczne narzędzia, które stanowi samoobsługową platformę internetową dla pracowników.
TETA SA jest producentem oprogramowania biznesowego w Polsce. Od 1987 r. tworzy zaawansowane systemy informatyczne, optymalizujące procesy biznesowe w średnich i dużych firmach produkcyjnych, handlowych oraz usługowych. Sztandarowym produktem spółki jest pakiet TETA Constellation, system klasy ERP oparty na technologii.NET i bazie danych Oracle. Drugim strategicznym obszarem działalności firmy są rozwiązania dla działów HR, do których należy system m.in. TETA Personel.NET.
(opr. Beata Trochymiak)
