W lutym 2022 roku czekają nas zmiany z zakresu rozliczania wynagrodzeń kierowców. Branża aż trzęsie się od spekulacji, które zapowiadają wzrost kosztów przedsiębiorstw o nawet 100%. Co czeka firmy transportowe? Czy jest się czego bać? Co zrobić już teraz, aby uniknąć tak znacząco zwiększonych kosztów? Zobacz jakie scenariusze opracowali eksperci z branży oraz zapisz się na darmowy webinar o zmianach w 2022.
Pakiet Mobilności budził emocje nawet w momencie, gdy rozpoczynano pierwsze prace nad projektem zmian w ustawach. W sierpniu ubiegłego roku wprowadzono zmiany z zakresu Rozporządzenia 561, co wywołało pojawienie się wielu mylnych interpretacji. Natomiast nadchodzący rok, a dokładnie luty, przyniesie kolejne zawirowania – tym razem pod lupą znajdzie się wynagrodzenie kierowcy.
W czym rzecz?
Wypłata kierowcy charakteryzuje się nieco innymi założeniami, niż przeciętnego pracownika zatrudnionego na etacie. W przypadku kierowcy mamy do czynienia z chociażby takimi elementami jak diety, noclegi, płace minimalne zgodne z danym krajem UE, delegacje, ryczałty. To właśnie one składają się comiesięczne wynagrodzenie. Niektóre z tych składników są nieopodatkowane, a co za tym idzie, firmy, jak i pracownicy mogą na tym skorzystać. I właśnie te nieopodatkowane diety i ryczałty zostały wzięte na tapet przez twórców Pakietu Mobilności. Jak uniknąć tak dużego zwiększenia kosztów? I czy to jest w ogóle możliwe? Eksperci Kancelarii Transportowej ITD-PIP przygotowali 4 możliwe scenariusze.
Scenariusz 1
W pierwszym scenariuszu wyłączamy wliczanie świadczeń z podróży służbowych do płacy zagranicznej - rozwiązanie dla nieco leniwych, którzy nie przygotują się ze swoimi firmami do zmian. - Zgodnie z zaktualizowaną treścią dyrektywy kwoty diet i noclegów, jeśli nie są określone szczegółowo w jakiej części są faktycznym kosztem, a w jakiej części są innymi należnościami i można je uznać za część płacy minimalnej, nie będzie można tych pieniędzy wykorzystać. Jest to najmniej wymagająca postawa, związana bardziej z beztroską i ignorowaniem przepisów i faktów, ale może się okazać, że sporo firm pozostanie w taj grupie z takim nastawieniem do samego końca – mówi Mariusz Hendzel, ekspert Kancelarii Transportowej ITD-PIP. Bez skutecznych zmian zapisów w warunkach zatrudnienia przewidujemy faktycznie największy wzrost obciążeń, nawet do 100%.
Warto w ciągu najbliższych miesięcy śledzić doniesienia o metodach na optymalizację i zwrócić szczególna uwagę na poprawność rozliczania ewidencji i składników wynagrodzeń, aby prawidłowo wykorzystać wszystkie możliwości prawne jakie daje polski Kodeks Pracy i przepisy o podróżach służbowych. - Takie symulacje wykonujemy od jakiegoś czasu, również z uwzględnieniem definicji przewozów bilateralnych i cross-trade oraz kabotażowych. Zauważamy spore zainteresowanie taką diagnostyką kosztów i darmowymi konsultacjami z tego zakresu już od września ubiegłego roku. Jesteśmy przekonani, że to początki świadomych działań właścicieli firm, polegające na zbadaniu poziomu zagrożenia dla swojej firmy, aby w kolejnych krokach podjąć działania w celu wyboru odpowiedniej metody zabezpieczenia swojej płynności finansowej. To jasny sygnał, że transport jest z miesiąca na miesiąc coraz bardziej wyedukowaną branżą – kontynuuje Mariusz Hendzel.
Scenariusz 2
Obniżenie stawek za podróże służbowe na poczet dodatków na płace zagraniczne. – Ten mechanizm wymaga już bardzo szczegółowego zweryfikowania i najlepiej opisania od nowa zasad rozliczania podróży służbowych. Zweryfikowanie starych, nieaktualnych metod, np. sumowania odcinków krajowych i zagranicznych, czy rozliczania diet wg wielu państw docelowych powinno być dobrym fundamentem do kolejnych bardziej zaawansowanych regulacji. Im bardziej skomplikowane dotychczasowe zasady, tym więcej miejsc ewentualnych pułapek finansowych po wejściu w życie zmian w 2022 roku – przestrzega Ekspert Kancelarii Transportowej ITD-PIP. Warto wydzielić wszystkie zasady dot. warunków wypłacania należności z tytułu podróży służbowych na osobne dokumenty i prześledzić dokładnie każdy etap procesu rozliczania podróży kierowcy z uwzględnieniem jego aktywności widocznej na tachografie, dojazdów busami, noclegów na promie. Nie jest to łatwe, ale im większa świadomość samego procesu rozliczania tym więcej pomysłów na jego optymalizację.
Scenariusz 3
Oprócz szczegółowego, ponownego zdefiniowania zasad rozliczania podróży służbowych, należy wprowadzić szczegółowe warunki zatrudnienia i rozliczania płac zagranicznych wg zasad obowiązujących w poszczególnych krajach. Zmiany te muszą być spójne z wymogami polskiego Kodeksu pracy i z takim wyzwaniem już nie poradzimy sobie "domowymi" metodami. - Od wielu miesięcy trwają analizy prawne w tym zakresie i gdy w sierpniu 2020 stało się jasne, kiedy te rozwiązania muszą zostać wdrożone, prace wyraźnie przyspieszyły. Stowarzyszenia i zespoły ekspertów pracują nad swoimi autorskimi rozwiązaniami, które muszą jeszcze być wdrożone do systemów IT i kadrowo-płacowych. To zdecydowanie jedno z największych wyzwań branży w ostatnich latach – podsumowuje Mariusz Hendzel.
Scenariusz 4
Równolegle warto nadmienić, że już jakiś czas temu zgłoszono szereg zmian do polskiego prawa, aby zniwelować negatywne skutki finansowe nowej dyrektywy. W zależności od tego, jakie zmiany zostałyby wdrożone do porządku prawnego przed końcem roku, będziemy mogli stwierdzić czy potrzebne są scenariusze pośrednie, czy możemy mówić o prawnych rozwiązaniach i gotowości branży na 2022 rok. - Niestety większość specjalistów sceptycznie patrzy na takie wizje. Znacznie lepszym rozwiązaniem jest przygotowanie konkretnego, własnego „planu A” i na wszelki wypadek zapasowego „planu B” i według istniejących regulacji dopasować dokumenty i zapisy, póki jest na to jeszcze czas. Jeśli pojawią się korzystne zmiany prawne wówczas będzie można zająć się przygotowaniem „planu C” wykorzystującym zmiany, których na razie nie możemy być pewni.
(Opr. Kancelaria Transportowa ITD-PIP)
