Na podstawie polecenia wydanego przez pracodawcę pracownik zobowiązany jest do odbycia podróży służbowej. W tym czasie bardzo często korzysta on z przejazdów autostradami. Czy w takim wypadku pracodawca (podatnik VAT) może dokonać odliczenia podatku naliczonego przy zakupie przejazdu autostradami. Co więcej, czy może tego dokonać, gdy podróż ta odbywa się przy wykorzystaniu ich pojazdów prywatnych?
Zgodnie z art. 86 ust. 1 ustawy o VAT, w zakresie w jakim towary i usługi są wykorzystywane do wykonywania czynności opodatkowanych, podatnikowi VAT przysługuje prawo do obniżenia kwoty podatku należnego o kwotę podatku naliczonego. Kwotę podatku naliczonego podlegającego odliczeniu stanowi suma kwot podatku określona w fakturach VAT otrzymanych przez podatnika z tytułu zakupu ww. dóbr (art. 86 ust. 2 pkt 1 lit. a ustawy o VAT).
W świetle przywołanych przepisów, możliwość odliczenia podatku naliczonego, jaki jest związany z tzw. „krajowymi” zakupami, jest warunkowana dwoma podstawowymi przesłankami:
1. nabyciem (ew. wytworzeniem) towaru/usługi celem ich wykorzystania do wykonywania czynności opodatkowanych podatkiem VAT;
2. posiadaniem dokumentu (faktury VAT), z którego wynika kwota podatku do odliczenia; przy czym dokument ów, co do zasady, powinien wskazywać jako nabywcę podatnika korzystającego następnie z prawa do odliczenia podatku naliczonego.
Sytuacja, w której pracownicy w trakcie podróży służbowych – wykonywanych w ramach działalności pracodawcy opodatkowanej podatkiem VAT – nabywają towary i usługi w jego imieniu i na jego rzecz, pozwala uznać, iż ww. towary/usługi są wykorzystywane do wykonywania czynności opodatkowanych samej pracodawcy.
Jednocześnie, zgodnie z rozporządzenia Ministra Finansów w sprawie m.in. wystawiania faktur, za fakturę uznaje się również dowody zapłaty za przejazdy autostradami płatnymi, jeżeli zawierają one następujące dane:
nazwę i numer identyfikacji podatkowej sprzedawcy,
numer kolejny i datę wystawienia,
informacje pozwalające na identyfikację rodzaju usługi, w szczególności nazwę autostrady, za przejazd którą pobierana jest opłata,
kwotę należności wraz z podatkiem,
kwotę podatku.
Jeżeli zatem dowód opłaty za przejazd autostradą zawiera wszystkie wymienione powyżej dane, to należy uznać go za dokument zrównany – dla potrzeb rozliczania podatku od towarów i usług – z fakturą VAT.
Podatek naliczony przy zakupie przejazdu autostradą podlega odliczeniu na zasadach ogólnych, tj. w okresie rozliczeniowym, w którym podatnik otrzyma dowód za przejazd autostradą albo w jednym z dwóch następnych okresów rozliczeniowych (art. 86 ust. 10 oraz ust. 11 ustawy o VAT). Jednocześnie, dla skorzystania z prawa do odliczenia ww. podatku bez znaczenia pozostaje fakt, że pracownik odbywał podróż służbową własnym samochodem. Celem wykazania, że np. przejazd autostradą został zakupiony w ramach owej podróży (a nie dla prywatnego przejazdu pracownika), pracodawca powinien posiadać w swojej dokumentacji podatkowej następujące dokumenty: polecenie wyjazdu służbowego oraz rozliczenie delegacji, w którym ujęto przedmiotowe usługi (tj. przejazd autostradą, usługę parkingową).
Autor: Karolina Gierszewska ECDDP Sp. z o.o.
