„Jeśli jest coś, czego nie potrafimy zrobić wydajniej, taniej i lepiej niż nasi konkurenci, nie ma sensu, żebyśmy to robili. Powinniśmy zatrudnić do wykonania tej pracy kogoś, kto zrobi to lepiej”. - Henry Ford
Outsourcing – opcja czy konieczność?
Niemal 60% firm ogranicza swoje wydatki, korzystając z outsourcingu - podaje IPSOS. Rynek usług outsourcingowych w Polsce rośnie w siłę. Pojawiają się coraz to nowe propozycje rozwiązań. Czy jest to chwilowa moda czy może silny trend, za którym będą podążać wszystkie organizacje?
BPO i księgowość
Najpopularniejszym obszarem jest outsourcing procesów biznesowych (BPO) i finansowo księgowych. W Polsce, jak donosi Instytut
Outsourcingu na podstawie badań przeprowadzonych przez MillwardBrown SMG/KRC, rynek ten wycenia się na 3 mld 960 mln zł. Według tegorocznego raportu ABSL (Association of Business Service Leaders) do końca 2011r zatrudnienie w polskim sektorze nowoczesnych usług biznesowych wzrośnie do 75,5 tys. Dla porównania – w 2008r było 46,5 tys. Tym samym dla zagranicznych inwestorów w ciągu najbliższych 3-5 lat możemy stać się najważniejszą lokalizacją w Europie, i jedną z 5 wiodących na świecie. Sektor usług biznesowych staje się naszą domeną i znakiem rozpoznawczym. Nie ma drugiej takiej branży, w której możemy, już niedługo, stać się jednym z globalnych liderów. Powstaje też coraz więcej centrów finansowo – księgowych, najwięcej tego rodzaju ośrodków rozwija się w Krakowie, zwanym doliną outsourcingową, ale również we Wrocławiu, Łodzi, Katowicach czy Warszawie. Trafiają one na podatny rynek, gdyż podzlecanie procesów biznesowych przynosi znaczne oszczędności – od 10 do nawet 50% mniej wydatków na obsługę księgową i raportowanie. Firma nie musi ponosić kosztów związanych z zatrudnianiem, szkoleniem i ubezpieczaniem pracowników oraz inwestować w utrzymanie lub wynajęcie powierzchni biurowych czy też zakup narzędzi niezbędnych do pracy. Zmniejszenie kosztów jest procesem rozłożonym w czasie, a rzeczywiste efekty finansowe można zaobserwować średnio po roku lub maksymalnie 2 latach. Dodatkowe korzyści to podniesienie wydajności pracy, dostęp do specjalistycznej wiedzy, minimalizacja ryzyka błędnej realizacji procesów oraz wysoki poziom zachowania poufności danych.
Urządzenia biurowe i systemy
Podstawą każdej firmy bądź instytucji, niezależnie od jej wielkości są procesy produkowania, obiegu i przechowywania dokumentów, które generują znaczne koszty. W dużych firmach i korporacjach oscylują one wokół 5-15% rocznych przychodów, a w małych i średnich przedsiębiorstwach sięgają odpowiednio blisko 3%. Koszty te będą się powiększały, ponieważ liczba drukowanych informacji wzrasta z każdym rokiem. Outsourcing urządzeń drukująco - kopiujących może obniżyć koszty druku nawet o kilkadziesiąt procent. Podzlecanie jest wygodnym sposobem realizowania potrzeb związanych z drukowaniem, kopiowaniem, skanowaniem czy faksowaniem, a dodatkowo umożliwia dostęp do najnowszych technologii związanych za zarządzaniem dokumentem czy bezpieczeństwem danych bez konieczności ich zakupu. Firma korzystająca z usługi nie musi martwić się o serwis urządzeń, dostępność materiałów eksploatacyjnych, ich poprawne funkcjonowanie, koszty amortyzacji i ubezpieczenia, czy też stan techniczny. Wszystko to leży w obrębie obowiązków firmy, która taki sprzęt udostępnia. Miesięczne koszty użytkowania są stałe i mogą być pokrywane z bieżących środków obrotowych, co w rezultacie zwiększa płynność finansową firmy i pozwala na łatwe budżetowanie kosztów oraz ich kontrolę. Outsourcowany sprzęt i rozwiązania systemowe, wybierane są na podstawie analizy potrzeb klienta.
Usługi przewozowe
Kiedyś firmy, których potrzeby w zakresie przewozu osób były duże, najczęściej decydowały się na zakup własnej floty. Rozwiązanie to, podobnie jak wynajem samych samochodów, jest raczej niekorzystne nie tylko ze względu na koszty zakupu i utrzymania samochodów, ale również z operacyjnego punktu widzenia. Korporacje taksówek miejskich oferują swoim klientom biznesowym outsourcing usług przewozowych, oparty o bezgotówkowy system rozliczeń. Koszt przejazdu rejestrowany jest po zakończeniu kursu za pomocą specjalnej karty elektrycznej, poprzez terminal obecny w każdym pojeździe. Za pomocą systemu istnieje możliwość kontroli online kosztów przejazdów na poziomie całej firmy jak i pojedynczego pracownika. Funkcja ta umożliwia łatwe i sprawne przyporządkowanie wydatków do konkretnych osób, czy działów. Klient ma również możliwość nałożenia określonych limitów korzystania z usługi przez departamenty lub pracowników oraz generowania jednorazowych kodów przejazdów, funkcjonujących na zasadzie „biletów jednorazowych”. Korzystający z usługi nie musi troszczyć się o miejsca parkingowe, wzrost cen paliwa, serwis samochodów czy dostępność kierowcy służbowego.
Outsourcing HR – kadry i płace
Coraz popularniejszy na polskim rynku staje się outsourcing usług HR. Jest to zjawisko szczególnie powszechne wśród małych i średnich przedsiębiorstw, którym nie opłaca się tworzenie oddzielnego działu zajmującego się kardami i płacami. Outsourcing kadr i płac jest rozwiązaniem tańszym niż posiadanie własnego działu zajmującego się tym obszarem, ponieważ zatrudniając specjalistów pracodawca ponosi koszt ich wynagrodzenia, ubezpieczeń, przeszkolenia, a także utworzenia stanowisk pracy, zakupienia odpowiedniego sprzętu, zużycia energii, czy pokrycia kosztów ich absencji podczas zwolnień i urlopów. Poprzez outsourcing pracodawca zyskuje natomiast dostęp do specjalistycznej wiedzy i wykwalifikowanej kadry, a odpowiedzialność za wykonywane czynności zostaje przeniesiona na firmę zewnętrzną, która kontaktuje się z Państwową Inspekcją Pacy, ZUSem czy Urzędem Skarbowym. Co więcej klient ma zagwarantowaną całkowitą poufność danych oraz nie musi martwić się o rotację zatrudnienia czy opóźnienia w wykonywanych pracach, gdyż zleceniobiorca jest zobowiązany wyliczyć i wypłacić wszystkie świadczenia zgodnie z terminem. Outsourcing obszaru HR jest więc nie tylko oszczędnością czasu i pieniędzy, ale również sposobem na zoptymalizowanie i usprawnienie procesów w firmie.
Można przenieść na zewnętrznego podwykonawcę wiele czasochłonnych formalności czy tez zapewnienie odpowiedniego sprzętu – można również korzystać z outsourcingu kompetencji ekspertów. Usługi z zakresu wsparcia decyzji (Decision Support - DS) i procesów opartych na wiedzy (KPO) wykonywane są dziś już w 23 centrach BPO i obejmują m.in. analizy i badania biznesowe, badania rynku, usługi prawne, audytorskie czy konsultingowe. Dobór podwykonawcy w tych obszarach z pewnością nie jest łatwy i przede wszystkim musi opierać się na bardzo dużym zaufaniu.
(Opr. na podstawie inf. Instytutu Outsourcingu)
