Obsługa firm z branży FMCG wymaga od operatora logistycznego elastycznego podejścia do zarządzania czasem pracy. W tym przypadku powinno być ono ukierunkowane w szczególności na dostosowywanie harmonogramów do zmiennego zapotrzebowania na wykonywane operacje. Dzięki takiemu podejściu organizacja ma szansę uniknąć niedoboru lub utrzymywania nadpotencjału w obszarze zatrudnienia.
Pomimo istnienia różnych systemów czasu pracy i możliwości wydłużania okresów rozliczeniowych wielu pracodawców decyduje się na stosowanie najprostszego rozwiązania, polegającego na planowaniu ośmiu godzin pracy w dobie pracowniczej, w perspektywie jednego miesiąca. Wynika to z faktu, że przepisy są w tym obszarze wyjątkowo skomplikowane. Wdrożenie rozwiązań uelastyczniających zarządzanie czasem pracy stanowi zatem wyzwanie dla organizacji, w szczególności jeżeli podobnie jak ET Logistik sp. z o.o., tworzą struktury wielo-oddziałowe, w których praca wykonywana jest całodobowo. W 2008 r. postanowiliśmy stawić czoła wspomnianym problemom i sprawdzić, czy dostępne rozwiązania prawne w zakresie czasu pracy pozwalają na uzyskanie wymiernych korzyści.
Wybór okresu rozliczeniowego
Zdecydowaliśmy się wówczas na wdrożenie trzymiesięcznego okresu rozliczeniowego i systemu równoważnego dla wybranych grup pracowników (przeważnie w obszarze magazynu). Podstawowym celem, który zamierzaliśmy osiągnąć było obniżenie liczby nadgodzin dzięki lepszemu dostosowaniu harmonogramów do procesów operacyjnych. Założyliśmy, że zamierzony rezultat można osiągnąć poprzez dwa rodzaje działań:
elastyczne planowanie godzin pracy (np. po 4,6,12 godz. w dobie pracowniczej)
elastyczne planowanie wymiaru czasu pracy w okresie rozliczeniowym (np. jeżeli w danym trzymiesięcznym okresie rozliczeniowym wypadają 504 godziny pracy, można zaplanować 184 godziny w pierwszym miesiącu i po 160 godzin odpowiednio w drugim i trzecim).
Jednym z kluczowych czynników powodzenia projektu było podniesienie kompetencji kadry kierowniczej w zakresie planowania i rozliczania czasu pracy. Osoby odpowiedzialne za ten obszar zostały poddane procesowi szkoleniowemu, który obejmował podstawowe zagadnienia prawne (pierwszy etap) oraz warsztaty (drugi etap). Dodatkowe wsparcie merytoryczne, po wydłużeniu okresu rozliczeniowego i wprowadzeniu systemu równoważnego, stanowili pracownicy działu HR.
Dobór narzędzi
Początkowo, podstawowym narzędziem wykorzystywanym przez kierowników poszczególnych jednostek organizacyjnych do planowania i rozliczania czasu pracy był przygotowany do tego celu arkusz Excel. Jednak dość szybko okazało się, że nie jest to rozwiązanie wystarczające. Nie zapewniało ono kontroli poprawności danych, co utrudniało między innymi modyfikowanie harmonogramów i prowadzenie ewidencji czasu pracy. To z kolei przyczyniało się do powstawania błędów w rozliczeniach wynagrodzeń. W obliczu tych problemów, pomimo wstępnych pozytywnych rezultatów w pozostałych obszarach objętych projektem, zasadne wydawało się wprowadzenie bardziej zaawansowanego narzędzia do zarządzania czasem pracy. W 2009 r. podjęliśmy decyzję o zmianie dostawcy usług kadrowo – płacowych. Postanowiliśmy wykorzystać ten fakt i jako istotne kryterium wyboru nowego partnera przyjęliśmy możliwość udostępnienia aplikacji o wymaganych przez nas funkcjonalnościach. Najlepszym rozwiązaniem dysponowała firma UNIT4 TETA HR Center sp. z o.o. (wcześniej TETA HR Center sp. z o.o.), z którą rozpoczęliśmy współpracę na początku roku 2010.
Wdrożenie modułu HRM
Moduł do zarządzania czasem pracy będący jednym z elementów samoobsługowej platformy internetowej TETA HRM umożliwia
opracowywanie i modyfikowanie harmonogramów oraz prowadzenie ewidencji czasu pracy zapewniając weryfikację danych w oparciu o obowiązujące przepisy na wszystkich etapach procesu. Po wprowadzeniu niezbędnych informacji i ich zatwierdzeniu, aplikacja nalicza należne pracownikowi dodatki. Następnie dane te są zaczytywane do systemu TETA Constellation, w którym automatycznie generowana jest lista płac. Dodatkową funkcjonalność modułu do zarządzania czasem pracy stanowi rozbudowane raportowanie. Kierownicy mają obecnie możliwość tworzenia indywidualnych i grupowych zestawień absencji, ewidencji czasu pracy, list obecności i in. Wdrożenie modułu do zarządzania czasem pracy zostało poprzedzone testami systemu i szkoleniem osób odpowiedzialnych za ten obszar. W początkowym okresie pracy w aplikacji TETA HRM dział HR zapewniał kierownikom aktywne wsparcie na etapie opracowywania harmonogramów, prowadzenia ewidencji i rozliczania czasu pracy zarówno po zakończeniu miesiąca, jak i całego okresu rozliczeniowego. Obecnie pomoc ta jest realizowana przede wszystkim w sytuacjach szczególnych. Dotyczy to na przykład modyfikowania harmonogramów w okresach nieplanowanego zwiększenia natężenia pracy w danej jednostce.
Zamierzone efekty osiągnięte
Realizacja wszystkich opisanych działań umożliwiła osiągnięcie założonego wstępnie celu. W pierwszej połowie roku 2011 w stosunku do tego samego okresu roku poprzedniego udało się osiągnąć 15proc. redukcję kosztów godzin nadliczbowych przy utrzymaniu zatrudnienia na tym samym poziomie. Stanowi to podstawowy wyznacznik sukcesu projektu. Warto jednakże wspomnieć o dwóch dodatkowych korzyściach wynikających z wdrożenia modułu do zarządzania czasem pracy. Po pierwsze, znacznej redukcji uległa liczba błędów związanych z naliczaniem wynagrodzeń za nadgodziny. Ewentualne nieprawidłowości są wykrywane i korygowane jeszcze na etapie opracowywania harmonogramów lub wprowadzania ewidencji. Po drugie, rozbudowane funkcje raportowania stanowią istotne narzędzie wspomagające zarządzanie czasem pracy dla kierowników poszczególnych jednostek organizacyjnych.
Pozytywna ocena projektu nie oznacza jednakże końca naszych wysiłków związanych z doskonaleniem zarządzania czasem pracy. Obszar ten może bowiem stanowić o przewadze konkurencyjnej ET Logistik sp. z o.o., w miarę jak rośnie liczba klientów, których obsługa wymaga stosowania elastycznych rozwiązań. Obecnie dostrzegamy, że kompetencje i doświadczenie pracowników magazynu zaczynają mieć coraz większe znaczenie, dlatego też istotne jest zapewnienie im stabilnego zatrudnienia (umowa o pracę). Koncentrujemy się zatem na lepszym zarządzaniu czasem pracowników spółki, zamiast wdrażania innych dostępnych rozwiązań, takich jak na przykład rozszerzanie współpracy z agencjami pracy tymczasowej.
Autorka: Paulina Błaszkowska dyrektor ds. personalnych ET Logistik Sp. z o.o.
