Protokół o stanie przesyłki jest jednym z elementów, który ma znaczenie przy dochodzeniu roszczeń wobec ubezpieczyciela, spedytora, załadowcy, jak też przy rozliczeniach z nadawcą. Z pewnością zapobiegnie sporom dotyczącym rozmiaru szkody oraz umożliwi ocenę zakresu odpowiedzialności. Jak wypełnić taki protokół prawidłowo? Na pytanie odpowiada Joanna Arendarska, specjalista ds. prawnych w Kancelarii TransLawyers Widuch.
Protokół o stanie przesyłki może zostać sporządzony na każdym etapie przewozu. Szczególnie wskazane jest to w przypadku, gdy transportowana przesyłka doznała ubytku lub uszkodzenia. Przewoźnik powinien wówczas przystąpić do sporządzenia protokołu z własnej inicjatywy niezwłocznie po stwierdzeniu nieprawidłowego stanu ładunku.
Sporządzenia protokołu może również zażądać uprawniony nadawca lub odbiorca towaru. W tym celu nie musi mieć on pewności, że doszło do jego uszkodzenia, a jedynie wystarczy że pojawiły się okoliczności, które mogłyby na to wskazywać (np. wgniecione opakowanie, zerwana plomba, inne ślady ingerencji osób trzecich). Przewoźnik może rozważyć w swoich usługach również sporządzenie protokołu o stanie przesyłki “na życzenie” nadawcy czy odbiorcy ładunku za dodatkową opłatą, mając jednak na uwadze czas potrzebny kierowcy na dokonanie sprawdzenia.
Jeżeli już po wydaniu przesyłki ujawniono ubytek lub uszkodzenie niewidoczne przy rozładunku, przewoźnik ma obowiązek dokonać ustaleń stanu przesyłki na żądanie odbiorcy zgłoszone niezwłocznie po ujawnieniu szkody, nie później jednak niż w ciągu 7 dni od dnia odbioru przesyłki. Żądanie odbiorcy może zostać zgłoszone w dowolnej formie przewoźnikowi, a wiec telefoniczne, drogą elektroniczną, jak i listownie.
Obowiązek sporządzenia protokołu o stanie przesyłki ciąży na przewoźniku na każdym etapie procesu transportowego, tzn. od chwili załadunku aż do 7 dni po jego wydaniu odbiorcy. Ustalenia protokolarne powinny być dokonane w obecności uprawnionego nadawcy lub odbiorcy, a jeżeli jednak nie jest to możliwe, przewoźnik powinien dokonać ustaleń w obecności osób zaproszonych przez siebie do tej czynności (przynajmniej dwóch bezstronnych świadków).
Protokół podpisują osoby uczestniczące w ustaleniu stanu przesyłki, przy czym podpisanie protokołu oznacza zgodę na jego treść. Brak takiej zgody nie powinien być jednak wyrażony odmową podpisania protokołu, gdyż odmowa taka pozbawia nadawcę czy odbiorcę możliwości przedstawienia swojego stanowiska. Rekomendowanym rozwiązaniem jest wniesienie zastrzeżeń na protokole i udokumentowanie ich podstaw choćby zdjęciami.
Przyjęcie od przewoźnika przesyłki bez zgłoszenia zastrzeżeń i sporządzenia protokołu co do jej stanu skutkuje wygaśnięciem roszczenia z tytułu ubytku lub uszkodzenia, a tym samym dochodzenie odszkodowania staje się niemożliwe. Roszczenia z tytułu ubytku lub uszkodzenia przesyłki nie wygasają jednak, jeżeli protokół o stanie przesyłki nie został sporządzony z winy przewoźnika, szczególnie jeżeli przewoźnik nie sporządził protokołu pomimo ciążącego na nim obowiązku.
