Firma dystrybucji piwa J.J. Taylor poszukiwała systemu, który umożliwiałby nie tylko zarządzanie informacjami na temat zatrudnionych pracowników, ale przede wszystkim był zintegrowany z dostępną infrastrukturą IT. Epicor zmodernizował program, który był wykorzystywany w Taylor, z wcześniejszej wersji programu do zarządzania zasobami na najnowszą, zwiększając efektywność prac działu HR.
J.J. Taylor to rodzinne przedsiębiorstwo, zajmujące się dystrybucją piwa, założone przez John’ego „Joe” Taylor’a w 1985. Jest jednym z pięciu największych dystrybutorów piwa na terenie Stanów Zjednoczonych. Firma składa się z czterech oddziałów i łącznie zatrudnia 780 osób. - Decydując się na Epicor HCM mogliśmy liczyć na modernizację i unowocześnienie już wykorzystywanego systemu, bez wdrażania nowego od podstaw – powiedział Jodi Gooding, VP of human resources, J.J. Taylor Companies.
Firma funkcjonuje w oparciu o system do zarządzania HR od 2001 roku. Wówczas, wraz z rozwojem firmy podjęto decyzję o zakupie oprogramowania HRVintage® Epicor, które po dwóch latach zostało zastąpione obecnie używanym, HCM. Ogromną zaletą całego procesu implementacji nowego rozwiązania był czas, w jakim dokonano wdrożenia. „Dokładnie we wtorek zaprzestaliśmy pracy na wcześniejszym systemie, a po trzech dniach szkoleń, w sobotę był już dostępny nowy HCM - wyjaśnia Jodi Gooding.
Decydując się na Epicor HCM ważnym elementem była nie tylko funkcjonalność związana z możliwością wykorzystywania jego zasobów, ale także integracja z pozostałymi narzędziami IT istniejącymi w firmie. Dodatkowa zaleta dotyczyła struktury systemu, która opiera się na bazie danych Microsoft® SQL Server™. - Baza danych SQL pozwoliła na większą elastyczność w procesach przesyłania dokumentów, co okazało się bardzo przydatne zwłaszcza w kontekście systemów finansowych” – powiedział Gooding.
Korzystając z nowego systemu HCM i mając jednocześnie możliwość transferu dokumentów do innych programów można przygotowywać jeszcze dokładniejsze analizy, które są podstawą do podejmowania trafnych decyzji personalnych przez menedżerów.
Przykładowo: pracując na systemie płac (ADP) i przesyłając z niego informacje o zatrudnieniu pracowników, ich zarobkach, godzinach pracy istnieje wgląd do zmian, jakie zaszły w danym okresie. Przy zachowaniu przepisów prawnych, system umożliwia stałą kontrolę nad statusem pracowników we wszystkich oddziałach firmy. Zawiera tzw. twardy HR, który pozwala m.in. na rozliczanie płac i umów oraz na naliczanie składek i raportowanie do ubezpieczyciela.
Funkcje nowego HCM do zarządzania zasobami zapewniają też lepszą organizację pracy. Każdemu pracownikowi przyporządkowana jest liczba zadań do wykonania, z których będzie rozliczany. W sytuacji niewypełnienia obowiązków lub przy zbliżającej się dacie końcowej, system wysyła odpowiednie powiadomienie alarmujące do wskazanych osób. Przy tak rozbudowanym zespole i kilku jednostkach firmy, odpowiednio skonfigurowany system, pozwolił na sprawniejszą obsługę procesów w obszarze HR. HCM to nie tylko raporty, ale także system kontrolujący kluczowe dla firmy Taylor kwestie związane z zasobami ludzkimi. W przypadku firmy dystrybucyjnej niezwykle ważnym elementem, mający wpływ na rozwój i funkcjonowanie całej firmy jest zachowywanie standardów pracy. W sytuacji zbliżania się terminu wygaśnięcia uprawnień na obsługiwanie urządzeń, praw jazdy, certyfikatów medycznych czy ubezpieczeń personelu, HCM powiadamia o upływających terminach. Ma to znaczenie zwłaszcza w przedsiębiorstwach takich, jak J.J. Taylor, które zatrudniają setki osób, i gdzie prowadzenie ewidencji w zwykłym arkuszu kalkulacyjnym, nie jest już wystarczające.
Od pewnego czasu obserwuje się rosnące zainteresowanie systemami HCM wśród firm z różnych branż, począwszy od dystrybucji, po firmy z branży elektronicznej, czy instytucje z rynku TSL (Instytut Zarządzania Logistyką LMI). Wykorzystanie Microsoft Net Web 2.0 umożliwia także obsługę systemu w technologii cloud computing. Nowe rozwiązania znajdują zastosowanie zarówno przedsiębiorstwach z sektora MSP, jak i dużych, międzynarodowych korporacjach.
Korzyści z wdrożenia systemu HCM?
HCM funkcjonuje w oparciu o Microsoft® SQL Server™, co pozwala
na swobodne korzystanie i integrację z innymi narzędziami IT
Możliwość wymiany danych pomiędzy dwoma niezależnie funkcjonującymi systemami
Większa produktywność pracy – brak potrzeby wprowadzania tych samych danych kilkakrotnie
Oszczędność w postaci ograniczenia zatrudnienia – procesem wydawania płac może zając się jedna osoba, zamiast dwóch,
Bardziej dokładne dane
Większy zwrot z inwestycji (ROI)
(źr. opr. EPICOR)
