Samochód prywatny w firmie - umowa najmu, jako umowa leasingu?

Trudna sytuacja finansowa wielu przedsiębiorstw i związany z tym brak płynności finansowej powoduje, że wiele firm poszukuje korzystnych sposobów finansowania wykorzystywanych dla celów działalności składników majątku. Niejednokrotnie przed takim dylematem stają podmioty, które chcą wykorzystywać dla celów swojej działalności samochody osobowe. Często muszą podjąć decyzję czy będą dany składnik użytkować na podstawie umowy leasingu albo umowy najmu.

Zgodnie z treścią art. 23a pkt 1) updof, w brzmieniu obowiązującym od 1 stycznia 2013 roku, przez umowę leasingu rozumie się umowę nazwaną w kodeksie cywilnym, a także każdą inną umowę, na mocy której jedna ze stron, zwana dalej "finansującym", oddaje do odpłatnego używania albo używania i pobierania pożytków na warunkach określonych w ustawie drugiej stronie, zwanej dalej "korzystającym", podlegające amortyzacji środki trwałe lub wartości niematerialne i prawne, a także grunty oraz prawo wieczystego użytkowania gruntów.

Z kolei w myśl art. 23b ust. 1 updof opłaty ustalone w umowie leasingu, ponoszone przez korzystającego w podstawowym okresie umowy z tytułu używania środków trwałych oraz wartości niematerialnych i prawnych stanowią przychód finansującego i odpowiednio koszt uzyskania przychodów korzystającego, jeżeli:

1) umowa leasingu, w przypadku gdy korzystającym nie jest osoba wymieniona w pkt 2, została zawarta na czas oznaczony, stanowiący co najmniej 40% normatywnego okresu amortyzacji, jeżeli przedmiotem umowy leasingu są podlegające odpisom amortyzacyjnym rzeczy ruchome lub wartości niematerialne i prawne, albo została zawarta na okres co najmniej 5 lat, jeżeli jej przedmiotem są podlegające odpisom amortyzacyjnym nieruchomości;

2) umowa leasingu, w przypadku gdy korzystającym jest osoba fizyczna nieprowadząca działalności gospodarczej, została zawarta na czas oznaczony;

3) suma ustalonych opłat w umowie leasingu, o której mowa w pkt 1 lub 2, pomniejszona o należny podatek od towarów i usług, odpowiada co najmniej wartości początkowej środków trwałych lub wartości niematerialnych i prawnych, a w przypadku zawarcia przez finansującego następnej umowy leasingu środka trwałego lub wartości niematerialnej i prawnej będących uprzednio przedmiotem takiej umowy odpowiada co najmniej jego wartości rynkowej z dnia zawarcia następnej umowy leasingu; przepis art. 19 stosuje się odpowiednio.

Zatem umowa nie spełniająca wskazanych powyżej warunków będzie kwalifikowana podatkowo jako umowa najmu. Potwierdza to treść art. 23l updof, zgodnie z którym „do opodatkowania stron umowy zawartej na czas nieoznaczony lub na czas oznaczony, lecz niespełniającej warunków, określonych w art. 23b ust. 1 pkt 3 lub art. 23f ust. 1, lub art. 23i ust. 1, stosuje się przepisy, o których mowa w art. 11, art. 22 i art. 23, dla umów najmu i dzierżawy”. Prawidłowa kwalifikacja zawartej umowy ma zatem istotne znaczenie dla podmiotu wykorzystującego w swojej działalności samochód osobowy w zakresie możliwości zaliczenia do kosztów uzyskania przychodu wydatków związanych z jego użytkowaniem. Uznanie danej umowy za umowę leasingu pozwala bowiem nie prowadzić w zakresie używania pojazdu ewidencji przebiegu pojazdu. (art. 23 updof).

Biorąc pod uwagę powołane powyżej przepisy istotne jest, żeby podmiot podpisujący umowę związaną z używaniem nie wprowadzonego do ewidencji środków trwałych samochodu osobowego, dokonał prawidłowej oceny jak dla celów podatku dochodowego dana umowa jest traktowana.

Temat ten stał się przedmiotem rozstrzygnięcia m.in. wydanych dnia 13 grudnia 2012 roku (sygn. IPPB1/415-1191/12-2/KS) oraz 18 maja 2011 roku (sygn. IPPB1/415-279/11-2/JC) przez Dyrektora Izby Skarbowej w Warszawie interpretacji indywidualnych. Organ wskazał w nich, że używanie samochodu osobowego dla potrzeb prowadzonej działalności gospodarczej na podstawie umowy najmu, spełniającej warunki określone przepisem art. 23b ustawy o podatku dochodowym od osób fizycznych, daje możliwość zaliczenia wydatków związanych z użytkowaniem tego samochodu bezpośrednio do kosztów uzyskania przychodów bez obowiązku prowadzenia ewidencji przebiegu pojazdu.

Wnioskodawca zwrócił się z zapytaniem czy zawarta na okres 36 miesięcy umowa najmu samochodu osobowego pozwoli na uznanie jej za umowę leasingu podatkowego. Dodatkowo doprecyzował, że suma opłat ustalonych w umowie, pomniejszona o należny podatek od towarów i usług, odpowiada co najmniej wartości początkowej samochodu, a wynajmujący w dniu zawarcia urnowy nie korzysta ze zwolnień, o których mowa w art. 23b ust. 2 updof. Po pierwsze należałoby wskazać, że jednym z warunków jest, aby umowa została zawarta na okres stanowiący co najmniej 40% normatywnego okresu amortyzacji. Ustawowy okres amortyzacji samochodu osobowego stanowi 60 miesięcy, z czego 40% stanowi 24 miesiące. Skoro planowany okres, na który dana umowa zostałaby zawarta wynosi 36 miesięcy, to pierwszy warunek określający umowę leasingu zostanie spełniony. Jednocześnie, o czym była już mowa powyżej, suma opłat ustalonych w umowie długoterminowego najmu pojazdu, pomniejszona o należny podatek od towarów i usług, będzie odpowiadać co najmniej wartości początkowej samochodu. W związku z powyższym należy uznać, że umowa długoterminowego najmu samochodu osobowego będzie uznana za podatkową „umową leasingu”, a ponoszone przez korzystającego wydatki z tytułu używania ww. pojazdu mogą stanowić koszt uzyskania przychodów prowadzonej pozarolniczej działalności gospodarczej.

Zgodnie z art. 23 ust. 1 pkt 46 nie uważa się za koszt uzyskania przychodów poniesionych wydatków zaliczonych do kosztów uzyskania przychodów, z zastrzeżeniem pkt 36, z tytułu używania niewprowadzonego do ewidencji środków trwałych samochodu osobowego, w tym także stanowiącego własność osoby prowadzącej działalność gospodarczą dla potrzeb działalności gospodarczej podatnika - wynikającą z pomnożenia liczby kilometrów faktycznego przebiegu pojazdu oraz stawki za 1 km przebiegu, określonej w odrębnych przepisach wydanych przez właściwego ministra, w celu ustalenia faktycznego przebiegu samochodu podatnik jest obowiązany do prowadzenia ewidencji przebiegu pojazdu Stosownie do art. 23 ust. 3b przepis ust. 1 pkt 46 powołanego artykułu, nakładający obowiązek prowadzenia ewidencji przebiegu pojazdu, nie dotyczy samochodów osobowych używanych na podstawie umowy leasingu, o której mowa w art. 23a ust.1.

Reasumując, używanie samochodu osobowego dla potrzeb prowadzonej działalności gospodarczej na podstawie umowy najmu, spełniającej warunki określone przepisem art. 23b updof, daje możliwość zaliczenia wydatków związanych z użytkowaniem tego samochodu bezpośrednio do kosztów uzyskania przychodów bez obowiązku prowadzenia ewidencji przebiegu pojazdu.