Logistyka przedsiębiorstw wymaga zastosowania wielu procesów transportowych, dystrybucyjnych i organizacyjnych, które zapewnią ciągłość linii produkcyjnych. Łączenie ze sobą tych procesów jest sporym wyzwaniem zwłaszcza gdy trzeba zapewnić ciągłość produkcji w sytuacji kiedy magazynowanie nie wchodzi w rachubę. Jak to zrobić? Czy można zaplanować optymalną dystrybucję jeszcze przed rozpoczęciem produkcji?
Ten, kto nigdy ze zetknął się z tym problemem nie zdaje sobie sprawy z tego, że organizacja dostaw na produkcję i sprawna dystrybucja wyrobów gotowych opiera się o różne zmienne i uwarunkowania, co czyni całe ten proces jeszcze bardziej wymagającym. A wystarczy umiejętnie nim pokierować, aby usprawnić sobie pracę - tworząc komputerowy system do zarządzania logistyką przedsiębiorstwa.
ERP, czy to wystarczy?
Najczęściej wykorzystuje się do tego celu oprogramowanie klasy ERP jako naturalne przedłużenie procesu produkcyjnego. Kłopot w tym, że narzędzia te mają ograniczone możliwości w zakresie planowania, optymalizacji i realizacji dostaw. W konsekwencji najczęściej spotykanym rozwiązaniem jest doposażenie systemu ERP w czynnik ludzki, czyli osobę (choć częściej kilka osób), która na podstawie danych systemowych wykonuje planowanie i optymalizację w zasadzie ręcznie - z wykorzystaniem nieustandaryzowanych narzędzi i aplikacji. To rozwiązanie nie jest idealne i nie wystarczy w zupełności. Odpowiedzią na pełnię tych potrzeb jest specjalne oprogramowanie np. interLAN SPEED - system klasy TMS specjalizowany w obszarze szeroko rozumianego zarządzania transportem i przystosowany do współpracy z wewnętrznymi systemami firmy.
Do podstawowych jego zalicza się elastyczność w odzwierciedleniu procesów planowania, realizacji i rozliczenia transportu, wspartych interfejsami elektronicznej wymiany danych (EDI) z i do systemu ERP/WMS firmy. Pozwala to na wyeliminowanie problemów żmudnego przepisywania danych i na zachowanie ciągłości przepływu informacji bez opóźnień. Dobrym przykładem takiego działania jest pobieranie zamówień, związanych z bieżącą produkcją, które generowane są przez system produkcyjny i następnie wczytywane do interLAN SPEED. Na podstawie daty wykonania poszczególnych zamówień i kolejnych statusów ich realizacji system wykonuje planowanie i optymalizację procesu dostawy, przy czym zadania te mogą być realizowane zarówno ręcznie, jak i automatycznie.
Z praktycznego punktu widzenia proces optymalizacji planowania ma na celu najbardziej efektywne zaplanowanie dostaw z uwzględnieniem zdefiniowanych ograniczeń i wag przypisanych do poszczególnych kryteriów oceny. Przykładowe ograniczenia to harmonogram dostaw czy okna czasowe, sposób paletyzowania, wymagania dotyczące transportu. Oczekiwany efekt końcowy to realizacja wszystkich wymaganych dostaw zgodnie z ich warunkami po najniższym koszcie.
Scalanie procesów
Planowanie może składać się z kilku etapów. Na podstawie zamówień, system interLAN SPEED wykonuje ich scalanie według daty i adresu dostawy, następnie budowane są z nich jednostki logistyczne (nie tylko palety). W kolejnym kroku planowane są trasy w ramach których poszczególne zamówienia trafią do odbiorców. Proces ten odbywa się z wykorzystaniem mapy cyfrowej lub systemowej macierzy odległości. Ostatnim etapem planowania jest ułożenie palet na pojeździe uwzględniając plan trasy, obciążenie osi/stron pojazdu czy możliwość piętrowania jak i samą kubaturę środka transportu. Ponieważ algorytmy te bazują każdorazowo na wytycznych związanych z daną działalnością, łatwo sobie wyobrazić teoretycznie nieskończoną ilość kombinacji.
Po rozplanowaniu przewozów, które mogą być realizowane w trybie dostaw bezpośrednich lub przy wykorzystaniu sieci cross-docków, nadchodzi czas na przygotowanie zleceń transportowych, przy czym nie ma znaczenia, czy do dyspozycji jest tabor własny, czy też wykorzystujemy przewoźników zewnętrznych. Zlecenia przewozu biorą pod uwagę wszystkie wymagane parametry: ładunku, czasu, rodzaju taboru itd.
Jedną z ważniejszych kwestii na tym etapie jest zapewnienie ciągłego kontaktu z towarem lub produktem znajdującym się na aucie. W praktyce oznacza to możliwość kontaktu z kierowcą i - za pomocą informacji uzyskiwanych od niego – automatyczne nanoszenie odpowiednich statusów dostaw w programie. Komunikacja może odbywać się za pomocą dedykowanych urządzeń lub poprzez komunikaty SMS, które zawierają ustandaryzowane treści, umożliwiające ich interpretację przez system. Jeśli kierowca nie wyśle w określonym (zaplanowanym) czasie potwierdzenia dostawy lub informacji o zagrożeniu terminu, dyspozytor dostanie automatyczne ostrzeżenie. Dzięki temu może z wyprzedzeniem powiadomić odbiorcę i ustalić z nim dalsze postępowanie lub zgłosić przewoźnikowi kłopot z taborem. Dzięki takiemu działaniu logistyk dysponuje danymi do bieżącego informowania zamawiającego czy nadawcę o statusie jego zamówienia. Wykorzystywana jest do tego komunikacja za pomocą automatycznych wiadomości SMS, e-mail lub via www – korzystając z funkcji track&trace w aplikacji e-SPEED.
Współpraca z przewoźnikiem
Poza optymalizacją planowania, istotą działania systemu jest również rozliczanie przewoźników. Proces ten zaczyna się automatycznym naliczeniem wynagrodzenia przewoźnika z wykorzystaniem cenników. W kolejnym kroku wykorzystuje się drukowane dodatkowo na dokumentach kody kreskowe, które po zwróceniu po dostawie i zeskanowaniu pozwalają na identyfikację zarówno zamówienia, jak i typu wymaganego dokumentu zwrotnego. W konsekwencji skany przypisywane są do odpowiednich zamówień w systemie. W dalszej części zadaniem użytkownika jest wysyłanie do przewoźnika ponagleń o zwrot brakujących dokumentów lub informacji o braku akceptacji jego faktury. Dodatkowo, w przypadku ewentualnych problemów, każdy z użytkowników, w tym przewoźnik, ma bezpośredni i szybki dostęp do materiałów potwierdzających dostawę w wersji elektronicznej. Ostatnim krokiem jest automatyczne wygenerowanie rozliczenia przewoźnika dla tras, które posiadają skompletowane wymagane dokumenty. Rozliczenie można wysłać mailem jako specyfikację do zafakturowania przez przewoźnika lub wystawić fakturę w jego imieniu bezpośrednio w interLAN SPEED. Szczegółowa specyfikacja do faktury pozwala uniknąć wątpliwości związanych z przedmiotem faktury i ewentualnych korekt.
Taki sposób rozliczanie przewoźników jest także ważny pod względem szczegółowej analizy kosztów - koszty związane z dostawami mogą być ujęte w rozbiciu na zamówienia, jednostki logistyczne jak i same pozycje zamówienia. Umożliwia to szczegółową kontrolę nad kosztami i rentownością procesu dostaw jak i produkcji.
Cały powyższy proces logistyczny zapisany jest w postaci wartości w bazie danych. Dzięki temu możemy zanalizować poprawność przebiegu całego procesu, jego słabe punkty, zgodność z założeniami, osiągnięcie określonych celów - to wszystko można prześledzić za pomocą raportów. Zyskujemy czas, stałą kontrolę nad procesami i co najważniejsze - nad kosztami.
(opr. red)
